GreenPro की कहानी
GreenPro उन्नत एक्टिवेटेड कार्बन बनाती है। एक्टिवेटेड कार्बन कार्बन का बहुत छिद्रयुक्त रूप है, जिसकी बड़ी आंतरिक सतह अशुद्धियों को रोक लेती है, इसीलिए इसका इस्तेमाल पानी, हवा और गैसों को शुद्ध करने और कई औद्योगिक प्रक्रियाओं में होता है।
यह एक तकनीकी प्रोडक्ट है। अलग-अलग कच्चे माल, कणों के आकार और एक्टिवेशन के तरीक़ों से अलग-अलग गुण मिलते हैं, और सही चुनाव इस पर निर्भर है कि ग्राहक को किन परिस्थितियों में क्या हटाना है। इसे बेचने का मतलब सिर्फ़ प्रति टन कीमत बताना नहीं, हर ग्राहक के इस्तेमाल को समझना है।
इसलिए हर ग्राहक से जुड़ा काम बारीकियों से भरा होता है। ज़रूरतें, विनिर्देश और हर बातचीत का इतिहास मायने रखते हैं, और इन्हें ऐसी जगह रखना होता है जहाँ पूरी टीम ढूँढ सके। GreenPro के लिए इसका मतलब था ऐसा सिस्टम खोजना जो रोज़ की बिक्री की दिनचर्या और अपने कारोबार की ख़ासियतों, दोनों को संभाले, बिना एक को दूसरे के साँचे में ढाले।
काम को चाहिए एक जगह
कॉल पर तय हुए फ़ॉलो-अप, मीटिंग के नोट्स और किसी कारोबार की ख़ास बारीकियाँ, सबको ऐसी जगह चाहिए जहाँ पूरी टीम उन्हें ढूँढ सके। ऐसी जगह के बिना फ़ॉलो-अप किसी की याददाश्त में रहता है, नोट उसकी नोटबुक में और विनिर्देश उसके कंप्यूटर की किसी फ़ाइल में।
यह तब तक चलता है जब तक नहीं चलता। व्यस्त हफ़्ते में वादा की गई कॉल भूल जाती है, किसी की जगह काम कर रहा सहकर्मी नहीं ढूँढ पाता कि क्या तय हुआ था, और एक ही सवाल दो बार पूछा जाता है। हर चूक छोटी है, पर ग्राहक उन्हें नोटिस करते हैं।
नुक़सान छिपा भी रहता है। कोई यह नहीं गिनता कि नोट ढूँढने या सहकर्मी से पूछने में कितना समय गया कि क्या तय हुआ था, पर पूरी टीम और पूरे साल में यह जुड़ता जाता है। GreenPro इसका उलटा चाहती थी: पूरी टीम के काम के लिए एक साझा जगह, जहाँ कुछ भी किसी एक व्यक्ति की याददाश्त पर निर्भर न हो।
जब मानक फ़ील्ड कम पड़ें
CRM फ़ील्ड का तय सेट आम मामलों को कवर करता है, पर किसी कंपनी की अपनी ज़रूरतों को नहीं। अकाउंट, कॉन्टैक्ट और डील हर कारोबार को लगभग एक जैसा दर्शाते हैं, जबकि GreenPro के काम को ख़ास बनाने वाली चीज़ों को अपना ढाँचा चाहिए।
जब CRM में ऐसे डेटा के लिए जगह नहीं होती, तो वह लंबे टेक्स्ट फ़ील्ड, अटैचमेंट या अलग स्प्रेडशीट में चला जाता है। तकनीकी रूप से वह दर्ज है, पर उसे फ़िल्टर, जोड़ा या रिपोर्ट में इस्तेमाल नहीं किया जा सकता, और समय के साथ वह कारोबार का ऐसा हिस्सा बन जाता है जिसे कोई साफ़ नहीं देख पाता।
विकल्प है हर तरह के डेटा के लिए अलग टूल, पर इससे बिखरी जानकारी की समस्या लौट आती है। GreenPro को एक ऐसा सिस्टम चाहिए था जो इतना लचीला हो कि उसका अपना डेटा मानक रिकॉर्ड के साथ रख सके।
PromptLab वाला पल
GreenPro को ऐसा सिस्टम चाहिए था जो बिक्री का रोज़ का काम संभाले और उसके अपने डेटा के हिसाब से ढाला भी जा सके। PromptLab हर रिकॉर्ड पर टास्क और नोट्स को उन कस्टम ऑब्जेक्ट के साथ जोड़ता है जिन्हें टीम ख़ुद तय करती है, और यह औद्योगिक सप्लायरों के लिए बना है, जिसमें पाइपलाइन के साथ कोटेशन और सैंपल हैं।
टास्क, नोट्स और कस्टम ऑब्जेक्ट GreenPro को काम प्लान करने, उसे दर्ज करने और डेटा को टीम के काम करने के तरीक़े के हिसाब से ढालने का ढाँचा देते हैं। तीनों साथ काम करते हैं। कस्टम ऑब्जेक्ट के रिकॉर्ड के अपने टास्क और नोट्स हो सकते हैं, इसलिए योजना और इतिहास GreenPro के अपने डेटा पर भी उतने ही लागू होते हैं जितने अकाउंट और डील पर। इसके लिए न किसी डेवलपर की ज़रूरत पड़ी, न लंबे प्रोजेक्ट की। टीम अपने ऑब्जेक्ट और फ़ील्ड PromptLab में ही तय करती है और तुरंत इस्तेमाल शुरू कर देती है।
GreenPro PromptLab का इस्तेमाल कैसे करती है
PromptLab में GreenPro का रोज़ का काम तीन आधारों पर टिका है।
हर एक अपने आप में सरल है। साथ मिलकर ये टीम को काम प्लान करने, जो हुआ उसे दर्ज करने और कारोबार के लिए ज़रूरी डेटा रखने की एक ही जगह देते हैं।
ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा वाले टास्क
फ़ॉलो-अप टास्क के रूप में प्लान होते हैं, हर एक का ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा होती है। टास्क उस अकाउंट, कॉन्टैक्ट या डील से जुड़ा होता है जिससे उसका संबंध है, इसलिए उसे खोलने वाला संदर्भ देख लेता है।
हर व्यक्ति अपनी बाक़ी कामों की सूची देखता है, और मैनेजर देखते हैं कि पूरी टीम में क्या खुला है। कॉल पर तय हुआ फ़ॉलो-अप ख़ुद के लिए नोट बनने के बजाय, कॉल भूलने से पहले ही टास्क बन जाता है।
टास्क वर्कफ़्लो से भी बन सकते हैं। जब CRM में कुछ बदलता है, जैसे कोई डील नए स्टेज पर जाती है, तो वर्कफ़्लो अपने आप अगला टास्क बना सकता है, ताकि रोज़मर्रा के फ़ॉलो-अप याददाश्त पर न टिके हों। समय-सीमा पार कर चुके टास्क अलग दिखते हैं, इसलिए छूटा हुआ फ़ॉलो-अप तब पकड़ में आता है जब कार्रवाई का समय बाक़ी हो, न कि ग्राहक के पूछने के बाद।
रिकॉर्ड पर नोट्स
नोट्स उसी रिकॉर्ड पर लिखे जाते हैं जिससे वे जुड़े हैं, ताकि आगे उसे संभालने वाला उन्हें पढ़ सके। मीटिंग का नोट किसी अलग दस्तावेज़ में नहीं, अकाउंट पर उसके कॉन्टैक्ट, डील और टास्क के साथ रहता है।
समय के साथ ये नोट्स अकाउंट का इतिहास बन जाते हैं। किसी ग्राहक को संभालने वाला सहकर्मी पढ़ सकता है कि क्या चर्चा और क्या तय हुआ, और बातचीत फिर से शुरू करने के बजाय आगे बढ़ा सकता है।
नोट्स सर्च भी किए जा सकते हैं। महीनों पहले की मीटिंग में ज़िक्र हुई कोई बारीकी यह याद किए बिना सर्च से मिल जाती है कि वह किस नोटबुक में गई थी।
नोट्स PromptLab के AI को भी काम करने की सामग्री देते हैं। अकाउंट सारांश और असिस्टेंट के जवाब उन नोट्स, मीटिंग और गतिविधियों पर आधारित होते हैं जो पहले से रिकॉर्ड पर हैं।
GreenPro के डेटा के लिए कस्टम ऑब्जेक्ट
कस्टम ऑब्जेक्ट वह रखते हैं जो मानक फ़ील्ड में नहीं समाता, और किसी भी बिल्ट-इन ऑब्जेक्ट की तरह दूसरे रिकॉर्ड से जुड़ते हैं। GreenPro ऑब्जेक्ट, उसके फ़ील्ड और अकाउंट व कॉन्टैक्ट से उसका जुड़ाव तय करती है, और टीम उसके साथ वैसे ही काम करती है जैसे बाक़ी सब के साथ।
क्योंकि कस्टम ऑब्जेक्ट CRM का हिस्सा हैं, उनके रिकॉर्ड व्यू में फ़िल्टर, टास्क और नोट्स से जोड़े और रिपोर्ट में इस्तेमाल किए जा सकते हैं। जो डेटा वरना किसी अलग फ़ाइल में पड़ा रहता, वह बाक़ी काम वाले सिस्टम का ही हिस्सा बन जाता है।
कस्टम ऑब्जेक्ट के फ़ील्ड किसी भी सामान्य प्रकार के हो सकते हैं, टेक्स्ट और संख्या से लेकर तारीख़ और चयन तक, इसलिए डेटा को सॉर्ट, जोड़ा और चार्ट में दिखाया जा सकता है। अगर GreenPro को कुछ नया दर्ज करना हो, तो वह बिना डेवलपर के एक फ़ील्ड या ऑब्जेक्ट जोड़ देती है।
दूसरे फ़ील्ड की तरह कस्टम ऑब्जेक्ट के फ़ील्ड भी AI से भरे जा सकते हैं। PromptLab का ऑटोफ़िल सरल शब्दों में लिखे निर्देशों के अनुसार, वर्कस्पेस में पहले से मौजूद डेटा से हर रिकॉर्ड के लिए फ़ील्ड का मान निकाल सकता है।
कारोबार के मुताबिक़ CRM
GreenPro को इस्तेमाल के लिए तैयार CRM और अपने कारोबार के मुताबिक़ CRM में से किसी एक को चुनना नहीं पड़ा। टास्क और नोट्स रोज़ का काम संभालते हैं, और कस्टम ऑब्जेक्ट वह जो कंपनी को अलग बनाता है।
जब कारोबार बदलता है, तो ढाँचा भी बदल सकता है। ज़रूरत पड़ने पर नए फ़ील्ड और ऑब्जेक्ट जोड़े जाते हैं, इसलिए सिस्टम कंपनी के साथ चलता है, न कि उलटा।
ढाँचे और लचीलेपन का यही मेल PromptLab को सही बनाता है। टीम हर दिन एक ही तरीक़े से काम करती है, जबकि उसके पीछे का सेटअप जब भी कारोबार बदले, बदल सकता है।
