Basalt Engineering की कहानी
Basalt Uzbekistan समूह की स्थापना 2015 में जिज़ाख़ क्षेत्र के फ़ोरिश ज़िले में ओस्मोनसोय बेसाल्ट खदान के आसपास हुई। यह पूरा चक्र चलाता है, चट्टान के खनन से लेकर तैयार सामग्री के उत्पादन तक: बेसाल्ट रीबार, जियोग्रिड, फ़ैब्रिक, कंटीन्यूअस फ़ाइबर, रॉक वूल और पाइप। समूह उज़्बेकिस्तान और दूसरे देशों में ग्राहकों को सप्लाई करता है और गुणवत्ता, पर्यावरण तथा व्यावसायिक स्वास्थ्य व सुरक्षा प्रबंधन के लिए ISO 9001, 14001 और 45001 प्रमाणित है।
Basalt Engineering Corp इसके साथ काम करती है और रॉक वूल व कंटीन्यूअस फ़ाइबर जैसी बेसाल्ट सामग्री के लिए उत्पादन सिस्टम डिज़ाइन और तैयार करती है। सामग्री और इंजीनियरिंग के बीच यह कारोबार कई तरह के तकनीकी अनुरोधों का जवाब देता है।
यह तकनीकी ज्ञान पर बना कारोबार है। बेसाल्ट प्रोडक्ट अपनी मज़बूती और जंग व गर्मी के प्रति प्रतिरोध के लिए चुने जाते हैं, और ख़रीदार ठीक-ठीक जानना चाहते हैं कि कौन-सा प्रोडक्ट, किस आकार और मात्रा में, उनके प्रोजेक्ट के लिए सही है। कोटेशन के अनुरोध लगातार आते हैं, एक प्रोडक्ट से लेकर कई प्रोडक्ट के मेल तक, और हर एक को तेज़ और सटीक जवाब चाहिए।
जमा होते RFQ
इतनी प्रोडक्ट लाइनों के साथ हर कोटेशन अनुरोध एक छोटा प्रोजेक्ट था: पढ़ना, आइटम मिलाना, कीमतें देखना और लिखना। कोई ख़रीदार एक साथ कई प्रोडक्ट ख़ास आकार और मात्रा में माँग सकता था, और कीमत लगाने से पहले हर लाइन को सही आइटम से मिलाना पड़ता था।
जब अनुरोध टीम की क्षमता से तेज़ आने लगे, तो काम बहुत भारी हो गया। पिछले अनुरोधों पर काम चलते हुए नए अनुरोध इनबॉक्स में इंतज़ार करते रहते, और ख़रीदार के पूछने और कंपनी के जवाब देने के बीच का समय बढ़ता गया।
निर्माण सामग्री में यह देरी मायने रखती है। सप्लायरों की तुलना करने वाला ख़रीदार अक्सर उसी को चुनता है जो पहले जवाब देता है, और धीमा कोटेशन कीमत देखे जाने से पहले ही डील गँवा सकता है।
इससे टीम का काम का बोझ भी अनिश्चित हो गया। शांत हफ़्ते के बाद अनुरोधों की लहर आ सकती थी, और एक लहर का बचा काम अक्सर अगली लहर आने तक पूरा नहीं होता था।
टीम के पास विशेषज्ञता की कमी नहीं थी। कमी समय की थी, और हर अनुरोध से जुड़े रोज़मर्रा के काम की मात्रा मौजूद समय को खा जाती थी।
ग़लत काम में जाता समय
RFQ की ज़्यादातर मेहनत यांत्रिक हिस्से में जाती थी: पढ़ना, मिलाना और टाइप करना। वह परख जो सिर्फ़ टीम दे सकती है, जैसे कीमत जाँचना, सही प्रोडक्ट चुनना या ख़रीदार के लिए नोट जोड़ना, बचे हुए समय में ठूँस दी जाती थी।
यह उलटा था। कुशल लोग अपने दिन ऐसे काम पर लगा रहे थे जो सिस्टम कर सकता है, और उनके पास काम के उन हिस्सों के लिए कम समय बचता था जिनमें उनके अनुभव की ज़रूरत है।
फ़ॉलो-अप के लिए भी बहुत कम जगह बचती थी। अगला अनुरोध पहले से इंतज़ार में होने के कारण कोटेशन भेजने के बाद ख़रीदार से दोबारा संपर्क करने का समय शायद ही मिलता था, तब भी जब एक छोटी बातचीत ऑर्डर दिला सकती थी।
PromptLab वाला पल
Basalt Engineering को टीम को प्रक्रिया से हटाए बिना उस पर से काम का बोझ हटाना था। PromptLab औद्योगिक सप्लायरों के लिए बना है, जिसमें कोटेशन कंपनी के अपने प्रोडक्ट और प्राइस लिस्ट से बनते हैं, और AI उनके आसपास का दोहराव वाला काम संभालता है जबकि लोग नतीजे की जाँच करते हैं।
जमा हुआ RFQ काम PromptLab में चला गया, और टीम का समय फिर से कोटेशन जाँचने और भेजने में लगने लगा। नियंत्रण शर्त थी। Basalt Engineering से जाने वाला हर कोटेशन कोई व्यक्ति जाँचता है, और सिस्टम को इस नियम के हिसाब से ढलना था, उसे दरकिनार नहीं करना था।
इसे टीम के मौजूदा काम करने के तरीक़े में भी फ़िट होना था। अनुरोध ख़रीदारों से पहले की तरह सामान्य रास्तों से आते हैं, और क्या भेजा जाए यह अब भी टीम तय करती है। बदला यह कि बीच का कितना काम टीम को हाथ से करना पड़ता है।
“PromptLab वह काम संभालता है जो हमारी टीम पर बोझ था। हमारे RFQ साइकिल आधे से भी ज़्यादा घट गए।”
Basalt Engineering PromptLab का इस्तेमाल कैसे करती है
Basalt Engineering अपने कोटेशन अनुरोधों को आने से लेकर जवाब तक संभालने के लिए PromptLab का इस्तेमाल करती है। बदलाव तीन तरह से दिखता है। तीनों एक ही बदलाव से निकलते हैं: काम का रोज़मर्रा वाला हिस्सा सिस्टम में चला गया, और टीम के पास वह हिस्सा रहा जिसमें उसकी परख चाहिए।
PromptLab में RFQ का काम
PromptLab वह RFQ काम संभालता है जो पहले टीम पर भारी पड़ता था। भेजने से पहले लोग नतीजे की जाँच करते हैं, इसलिए रफ़्तार इस क़ीमत पर नहीं आती कि ख़रीदार को क्या मिलता है इस पर से नियंत्रण छूट जाए।
कोटेशन कंपनी के अपने प्रोडक्ट और प्राइस लिस्ट से बनते हैं, हर लाइन पर यूनिट लागत यूनिट कीमत के साथ होती है, और वे ख़रीदार की डील से जुड़े रहते हैं। हर अनुरोध का रिकॉर्ड होता है, और उसका स्टेटस बताता है कि वह ड्राफ़्ट है, पेंडिंग है या मंज़ूर हो चुका है।
अनुरोध, कोटेशन और उनके आसपास की बातचीत ख़रीदार के अकाउंट पर साथ रहते हैं। अनुरोध संभालने वाला देख सकता है कि क्या माँगा गया, क्या पेश किया गया और आगे क्या होना है। प्रोडक्ट और कीमतें याददाश्त या पुराने कोटेशन से नहीं, कैटलॉग से आती हैं, इसलिए आँकड़े सही जगह से शुरू होते हैं और जाँच उस पर टिकती है जिसमें सच में इंसानी परख चाहिए।
छोटे RFQ साइकिल
अनुरोध से कोटेशन तक, एक RFQ में अब पहले के मुक़ाबले आधे से भी कम समय लगता है। ख़रीदारों को जवाब जल्दी मिलता है, जब उनकी दिलचस्पी ताज़ा होती है।
हर कोटेशन डील पर होने से टीम देखती है कि किन अनुरोधों का जवाब जा चुका है और कौन-से अभी खुले हैं। कुछ भी किसी की जानकारी के बिना इनबॉक्स में इंतज़ार नहीं करता।
कोटेशन दस्तावेज़ रिकॉर्ड से बनते हैं, इसलिए आँकड़ों को किसी टेम्पलेट में कॉपी करने का अलग क़दम नहीं होता। जब कोटेशन मंज़ूर हो जाता है और ख़रीदार मान जाता है, तो उसी डेटा से सेल्स ऑर्डर बनाया जा सकता है।
छोटे साइकिल का मतलब कम अधूरा काम भी है। एक समय में कम अनुरोध इंतज़ार में हों, तो हर एक पर नज़र रखना आसान होता है और किसी के भूल जाने की संभावना कम।
टीम को वापस मिला समय
काम का बोझ अब भारी न रहने से टीम हर अनुरोध को उतना ध्यान दे पाती है जितना उसे चाहिए। जो समय पढ़ने और दोबारा टाइप करने में जाता था, वह अब कीमतें जाँचने, सही प्रोडक्ट चुनने और ख़रीदारों से बात करने में जाता है।
असली फ़ायदा यही बदलाव है। बेसाल्ट सामग्री में टीम की विशेषज्ञता वहाँ लगती है जहाँ वह ख़रीदार के लिए फ़र्क़ लाती है, दस्तावेज़ तैयार करने की यांत्रिकी पर नहीं।
इससे उस फ़ॉलो-अप के लिए भी जगह बनती है जो पहले छूट जाता था। कोटेशन तेज़ी से जाने के कारण टीम के पास ख़रीदारों के फ़ैसला करने से पहले उनसे संपर्क करने और उनके सवालों के जवाब देने का समय होता है।
ज़्यादा अनुरोधों के लिए तैयार
समूह की बेसाल्ट प्रोडक्ट रेंज और दूसरे देशों में उसका काम तकनीकी अनुरोधों की लगातार धारा लाते हैं। RFQ का काम PromptLab में होने से ज़्यादा अनुरोधों का मतलब अब उन्हीं लोगों पर ज़्यादा बोझ नहीं है।
तेज़ जवाब ज़्यादा बातचीत जीतते हैं, और ज़्यादा बातचीत ज़्यादा अनुरोध लाती है। Basalt Engineering के पास अब ऐसी प्रक्रिया है जो दोनों के साथ चल सकती है।
यही रिकॉर्ड टीम को यह भी दिखाते हैं कि उसका काम कहाँ जा रहा है। कोटेशन और डील की रिपोर्ट दिखा सकती हैं कि कौन-से प्रोडक्ट सबसे ज़्यादा माँगे जाते हैं और कौन-से अनुरोध ऑर्डर बनते हैं, जिससे टीम तय कर पाती है कि ध्यान कहाँ लगाना है।
