RIPO की कहानी
2001 से अंतरराष्ट्रीय बाज़ार में मौजूद RIPO ट्विस्टेड-पेयर, कोएक्सियल और CCTV केबल, स्ट्रक्चर्ड केबलिंग कंपोनेंट और इंस्टॉलेशन टूल बनाती है। इसकी रेंज में 500 से ज़्यादा आइटम हैं, और इसकी केबल व केबलिंग लाइनें चार स्तरों में मिलती हैं: Premium, Standard, Plus और मूल RIPO।
चीन के ग्वांगडोंग में मुख्यालय वाली यह कंपनी चीन, फ़िलीपींस और बांग्लादेश में उत्पादन करती है और मिस्र, तुर्की, अमेरिका, फ़िलीपींस, भारत, रूस, बांग्लादेश और उज़्बेकिस्तान को माल भेजती है। इसने 2008 में रूसी बाज़ार में प्रवेश किया।
केबल और कंपोनेंट के अलावा समूह लो-करंट केबल और स्ट्रक्चर्ड केबलिंग एलिमेंट बनाने के उपकरण, और डिस्पोज़ेबल मेडिकल प्रोडक्ट बनाने के उपकरण भी बनाता है। यह एक ऐसी निर्माता है जो बहुत अलग-अलग बाज़ारों में निर्माताओं, इंस्टॉलरों और डिस्ट्रीब्यूटरों को बेचती है।
यही विस्तार RIPO की ताक़त भी है और चुनौती भी। एक बाज़ार का डिस्ट्रीब्यूटर ज़्यादातर एक स्तर की केबल ख़रीद सकता है, जबकि कहीं और का पार्टनर कई स्तरों के कंपोनेंट और टूल मँगा सकता है, और सब सही कीमतें और तेज़ जवाब चाहते हैं। बहुत कम कंपनियाँ इतनी लंबी प्रोडक्ट सूची को इतनी व्यापक भौगोलिक पहुँच के साथ जोड़ती हैं, और उससे निकलने वाला सेल्स का काम भी उतना ही बारीक है।
बड़ा कैटलॉग, कई कीमतें
हर बाज़ार और हर डिस्ट्रीब्यूटर की अपनी कीमतें हो सकती हैं। मुद्रा, भाड़ा, मात्रा और स्थानीय प्रतिस्पर्धा तय करते हैं कि एक देश का ख़रीदार दूसरे देश की तुलना में कितना चुकाएगा, और हर स्तर का अपना मूल्य-स्तर होता है।
कई स्तरों में सैकड़ों आइटम हों, तो फ़ाइलों में रखी कीमतें पुरानी कीमत का कोटेशन भेज देना आसान बना देती हैं। सेल्सपर्सन को सही शीट खोजनी पड़ती है, जाँचना पड़ता है कि वह सबसे ताज़ा है, और आँकड़े हाथ से कोटेशन में डालने पड़ते हैं, और एक ग़लत लाइन मार्जिन या भरोसे की क़ीमत चुका सकती है।
फिर ऑर्डर आने पर वही डेटा दोबारा टाइप करना पड़ता है। हर कॉपी ग़लती का मौक़ा है, और हर ग़लती किसी को ढूँढकर सुधारनी पड़ती है।
तीन देशों में उत्पादन करने वाली कंपनी के लिए सही कीमतें बनाए रखना लगातार बदलता लक्ष्य है। लागत साइट के हिसाब से अलग होती है, रेंज बदलती है और नए आइटम जुड़ते हैं, और हर बदलाव को उस हर फ़ाइल तक पहुँचना होता है जिससे कोटेशन बनता है।
आठ बाज़ारों के डिस्ट्रीब्यूटर
RIPO एक-दूसरे से दूर बाज़ारों में डिस्ट्रीब्यूटरों और पार्टनरों के ज़रिए बेचती है। उन्हें नई लाइनों, रेंज में बदलावों और कीमतों के अपडेट की जानकारी देना काम का हिस्सा है, और यह एक-एक ईमेल से करना बड़े पैमाने पर नहीं चलता।
इन संदेशों के जवाब भी उतने ही ज़रूरी हैं। जब कोई डिस्ट्रीब्यूटर जवाब में सवाल पूछता है या ऑर्डर देता है, तो उसे किसी एक इनबॉक्स में खोने के बजाय सही व्यक्ति तक पहुँचना और सही अकाउंट पर रहना चाहिए।
साझा सिस्टम के बिना हर डिस्ट्रीब्यूटर रिश्ते का इतिहास बिखरा रहता है। क्या पेशकश हुई, क्या ऑर्डर हुआ और क्या वादा किया गया, यह सब अलग-अलग जगह होता है, और पूरी तस्वीर इस पर निर्भर करती है कि आप किससे पूछते हैं।
PromptLab वाला पल
इतने बड़े कैटलॉग वाली कंपनी के लिए शुरुआत प्रोडक्ट डेटा से ही होती है। PromptLab भौतिक प्रोडक्ट के सप्लायरों के लिए बना है, जिसमें प्रोडक्ट, प्राइस लिस्ट, कोटेशन और सेल्स ऑर्डर ऐड-ऑन नहीं, CRM का हिस्सा हैं, और ईमेल कैंपेन उसी सिस्टम से भेजे जाते हैं।
प्रोडक्ट और प्राइस लिस्ट PromptLab में होने से कोटेशन सही आइटम और मौजूदा कीमत से शुरू होता है, और वही डेटा ऑर्डर तक जाता है। लक्ष्य था कि RIPO क्या और किस कीमत पर बेचती है, इसका एक ही स्रोत हो। जब कैटलॉग और प्राइस लिस्ट एक जगह हों, तो हर कोटेशन, ऑर्डर और कैंपेन उन्हीं से चलता है, और एक बार किया गया बदलाव हर जगह लागू होता है। इसका मतलब बेचने और संपर्क बनाए रखने के लिए एक ही सिस्टम भी था। कैंपेन, कोटेशन और ऑर्डर एक ही अकाउंट और कॉन्टैक्ट साझा करते हैं, इसलिए किसी डिस्ट्रीब्यूटर का RIPO के साथ पूरा रिश्ता एक जगह होता है।
RIPO PromptLab का इस्तेमाल कैसे करती है
RIPO कैटलॉग से ऑर्डर तक के सफ़र में और अपने डिस्ट्रीब्यूटरों से संपर्क में PromptLab इस्तेमाल करती है। काम तीन हिस्सों में बँटा है। हर हिस्सा उसी कैटलॉग, उन्हीं प्राइस लिस्ट और उन्हीं अकाउंट पर टिका है, इसलिए डेटा एक बार दर्ज होता है और हर जगह इस्तेमाल होता है।
प्राइस लिस्ट, कोटेशन और ऑर्डर
प्रोडक्ट, प्राइस लिस्ट और सेल्स ऑर्डर साथ रहते हैं, इसलिए स्वीकार किया गया कोटेशन दोबारा टाइप किए बिना ऑर्डर बन जाता है। हर बाज़ार या ग्राहक वर्ग के लिए अलग प्राइस लिस्ट रखी जा सकती है, और उससे जुड़ा कोटेशन सिर्फ़ वही प्रोडक्ट और कीमतें देता है जो लागू हैं।
कोटेशन की हर लाइन में यूनिट लागत यूनिट कीमत के साथ दिखती है, इसलिए कोटेशन बनाते समय ही मार्जिन दिख जाता है। जब ख़रीदार मान जाता है, तो सेल्स ऑर्डर में वही प्रोडक्ट, मात्रा और शर्तें आती हैं, और इनवॉइस उसी रिकॉर्ड से बनाया जा सकता है।
कोटेशन साफ़ स्टेटस से गुज़रते हैं, ड्राफ़्ट से पेंडिंग और मंज़ूर तक, इसलिए टीम देखती है कि कौन-से ऑफ़र अभी तैयार हो रहे हैं और कौन-से ख़रीदार के जवाब का इंतज़ार कर रहे हैं। हर कोटेशन अपनी डील से जुड़ा रहता है, जहाँ उसे खोजे बिना पाया जा सकता है।
डिस्ट्रीब्यूटरों को कैंपेन
नई लाइनें और कीमतों के अपडेट डिस्ट्रीब्यूटरों तक ईमेल कैंपेन के रूप में जाते हैं, और जवाब डिस्ट्रीब्यूटर के अकाउंट पर आते हैं। कैंपेन चुने गए कॉन्टैक्ट की सूची को भेजा जाता है, और टीम देखती है कि किसे ईमेल गया, किसने जवाब दिया और क्या कहा।
क्योंकि जवाब PromptLab में आते हैं, किसी नए स्तर के बारे में डिस्ट्रीब्यूटर के सवाल का जवाब अकाउंट का इतिहास सामने रखकर दिया जाता है। कैंपेन से शुरू हुई बातचीत रिकॉर्ड पर किसी भी दूसरी बातचीत की तरह आगे चलती है।
कैंपेन RIPO को उन डिस्ट्रीब्यूटरों के संपर्क में भी रखते हैं जिन्हें टीम हर हफ़्ते फ़ोन नहीं कर सकती। रेंज का नियमित अपडेट पूरी सूची तक पहुँचता है, जबकि टीम अपना समय उन पार्टनरों पर लगाती है जिन्हें इसकी सबसे ज़्यादा ज़रूरत है।
कैंपेन एक सीक्वेंस के रूप में भी चल सकता है, जिसमें उन कॉन्टैक्ट को फ़ॉलो-अप ईमेल जाते हैं जिन्होंने अभी जवाब नहीं दिया। जो जवाब देते हैं वे सीक्वेंस से बाहर हो जाते हैं, इसलिए जवाब देने के बाद किसी को रिमाइंडर नहीं मिलता।
बाज़ार के हिसाब से बिक्री
रिपोर्ट बिक्री को देश और प्रोडक्ट स्तर के हिसाब से दिखाती हैं। सेल्स ऑर्डर रिपोर्ट बिल्डर के डेटा स्रोतों में से एक हैं, इसलिए कुछ भी एक्सपोर्ट किए बिना आँकड़ों को बाज़ार, स्तर या अवधि के हिसाब से समूह में बाँटा जा सकता है।
सेव की गई रिपोर्ट साझा डैशबोर्ड पर रहती हैं, जहाँ टीम एक जैसे आँकड़े देखती है। बाज़ारों या स्तरों की तुलना का मतलब स्प्रेडशीट बनाना नहीं, रिपोर्ट खोलना है।
यही रिपोर्ट योजना बनाने में भी मदद करती हैं। कौन-से स्तर कहाँ बिकते हैं, यह जानने से पता चलता है कि किस बाज़ार में कौन-सी लाइन आगे बढ़ानी है और नया प्रोडक्ट तैयार होने पर किन डिस्ट्रीब्यूटरों पर ध्यान देना है। कोटेशन की रिपोर्ट एक और नज़रिया जोड़ती हैं: हर बाज़ार में कितने ऑफ़र खुले हैं और कितने ऑर्डर बनते हैं।
हर बाज़ार के लिए एक कैटलॉग
RIPO की रेंज और पहुँच बढ़ती जा रही है, और हर नया आइटम या बाज़ार ऐसी कीमतें जोड़ता है जिन्हें ताज़ा रखना है। कैटलॉग और प्राइस लिस्ट एक सिस्टम में होने से बदलाव एक बार होता है, और उसके बाद का हर कोटेशन उसे इस्तेमाल करता है।
कोटेशन, ऑर्डर और डिस्ट्रीब्यूटरों से बातचीत एक ही डेटा पर टिके हैं, और रिपोर्ट उसे बाज़ार और स्तर के हिसाब से वापस दिखाती हैं। इससे आठ देशों में बेचने वाली निर्माता को एक जगह मिलती है जहाँ वह देख सके कि वह क्या, कहाँ और किस कीमत पर बेचती है।
नए बाज़ार भी इसी मॉडल में आ जाते हैं। किसी और देश में कोटेशन शुरू करने के लिए नई प्राइस लिस्ट, डिस्ट्रीब्यूटरों की नई सूची और वही कैटलॉग काफ़ी है।
