قصة IWES
تأسست Innovative Water and Environmental Solutions (IWES) في برلين في يونيو 2019 كشركة منبثقة عن GFZ Potsdam، وهي تقدّم خبرة عقود في علم المياه والاستشعار عن بُعد وعلوم المناخ لمشاريع المياه والبيئة. وتتمثل مهمتها في بحث علمي متقدم مع تركيز قوي على التطبيق العملي.
تشمل خدماتها الاستشارات وبناء القدرات وتطوير البرمجيات والتنبؤ الهيدرولوجي بالذكاء الاصطناعي للفيضانات والجفاف، إضافة إلى الحد من مخاطر الكوارث الطبيعية. وتدعم أداتها MODSNOW مراقبة الثلوج تشغيليًا في آسيا الوسطى وجنوب آسيا.
من شركائها World Bank Group وUNESCO وUNDP Uzbekistan والصليب الأحمر الألماني والوكالة السويسرية للتنمية والتعاون. وفي 2025 شمل عملها بعثة ميدانية إلى أوزبكستان لدراسة جدوى ممولة من World Bank، وتدريبًا على MODSNOW مع Pakistan Meteorological Department. وهذا المزيج من البحث والبرمجيات والعمل الميداني يعني أن IWES تتعامل مع طيف واسع من الأطراف: جهات التمويل والجهات الحكومية والشركاء البحثيين والخبراء المحليين والفرق التي تستخدم أدواتها.
إنه عمل دولي بطبيعته. فقد تشمل المشاريع مؤسسات في عدة قارات وفرقًا ميدانية بعيدة عن برلين، وغالبًا ما تستمر لسنوات.
مشاريع، لا صفقات فقط
لا تبيع الشركة الاستشارية منتجًا واحدًا عبر مسار مبيعات واحد. بل تدير مشاريع مع عدة شركاء في آن واحد، لكل منهم مؤسساته وأشخاصه والتزاماته، ولا مكان لهذا الهيكل في مسار المبيعات القياسي للصفقات.
قد يضم المشروع الواحد جهة تمويل ووكالة وطنية وشريكًا بحثيًا وفرقًا محلية، وقد تظهر المؤسسة نفسها في عدة مشاريع بأدوار مختلفة. ومعرفة من يشارك في ماذا جزء كبير من العمل.
تُبنى معظم أنظمة CRM على نموذج بسيط: حساب وجهة اتصال وصفقة تنتقل بين المراحل. وبالنسبة إلى شركة استشارية، يُغفل هذا النموذج معظم ما يهم، ويستقر الهيكل الحقيقي للعمل في جداول البيانات والمستندات بجوار CRM. احتاجت IWES إلى CRM تكون سجلاته الرئيسية هي ما يدور حوله عملها فعلًا: المشاريع والشركاء، لا الصفقات فقط.
اتفاقات متفرقة بين صناديق البريد
تتقدم المشاريع عبر الاجتماعات. فمكالمة مع شريك تحدد جدولًا زمنيًا، وورشة عمل تتفق على الخطوات التالية، وبعثة ميدانية تثير أسئلة جديدة. وما اتُّفق عليه في كل منها يبقى مهمًا لأشهر لاحقة.
عندما تكون هذه الاتفاقات في صناديق بريد فردية ودفاتر ملاحظات ومستندات، يصعب العثور عليها وقت الحاجة. فالزميل الذي ينضم إلى مشروع يضطر إلى السؤال عمّا تقرر، وتعتمد المتابعات على تذكّر شخص ما لها.
وبالنسبة إلى فريق يعمل عبر عدة دول ومناطق زمنية، يمثل ذلك خطرًا حقيقيًا. فتدارك خطوة تالية فائتة مع شريك دولي أصعب من تداركها مع زميل في آخر الممر. احتاجت IWES إلى مكان واحد يجمع شركاء كل مشروع وأشخاصه واتفاقاته، بصيغة يستطيع الفريق كله استخدامها.
المشكلة ليست نقص المعلومات. فملاحظات الاجتماعات والرسائل والمستندات موجودة، لكنها موزعة على أماكن كثيرة جدًا فلا تمنح أحدًا الصورة الكاملة للمشروع عند الحاجة.
لحظة PromptLab
احتاجت IWES إلى CRM يعكس طريقة عمل الشركة الاستشارية فعلًا، بدلًا من حشر مشاريعها في مسار مبيعات. يتيح PromptLab للفريق تعريف كائناته الخاصة وربطها بالحسابات وجهات الاتصال، وإبقاء الاجتماعات والمهام على السجلات المعنية بها.
تتيح الكائنات المخصصة لـ IWES وصف عملها كما تديره: الشركاء والمشاريع والأشخاص العاملون عليها، كلها مترابطة. وجاءت هذه المرونة دون التخلي عن الأساسيات. فالحسابات وجهات الاتصال والبريد الإلكتروني والاجتماعات والمهام تعمل كما في أي CRM، وتجاورها الكائنات المخصصة مرتبطة بها في الاتجاهين. كما بقي الإعداد بيد الفريق. إذ تُعرَّف الكائنات والحقول في PromptLab نفسه، فتستطيع IWES تعديل هيكلها مع تغير مشاريعها دون انتظار مطوّر.
كيف تستخدم IWES منصة PromptLab
تستخدم IWES منصة PromptLab للحفاظ على مشاريعها وشركائها واتفاقاتها في هيكل واحد مترابط. وينقسم العمل إلى ثلاثة أجزاء. يرتبط كل جزء بالجزأين الآخرين، فيمكن تتبّع أي اجتماع أو مهمة أو شريك إلى المشروع المعني به.
الشركاء والمشاريع ككائنات
تحتفظ الكائنات المخصصة بالمشاريع والمؤسسات الشريكة، وهي مرتبطة بجهات الاتصال العاملة عليها. لكل كائن الحقول التي تحتاجها IWES، ويمكن تصفية سجلاته في العروض واستخدامها في التقارير مثل أي سجل مدمج.
ولأن الكائنات مترابطة، يصبح هيكل العمل مرئيًا. فعند فتح مشروع يظهر شركاؤه وأشخاصه، وعند فتح شريك تظهر المشاريع التي يشارك فيها.
يمكن ربط جهات الاتصال بأكثر من مشروع. فالمتخصص في مؤسسة شريكة الذي يعمل على عدة مشاريع يظهر في كل منها، فيتضح من يعرف من وفي أي سياق.
تساعد العروض المحفوظة الفريق على تقسيم البيانات نفسها بطرق مختلفة. قد يعرض أحدها المشاريع النشطة حسب المنطقة، ويعرض آخر الشركاء المشاركين في برنامج معيّن، وكلها مبنية على السجلات نفسها.
الاجتماعات ضمن السجل
تُسجَّل الاجتماعات وتُلخَّص في المشروع المناسب، فيبقى ما تم الاتفاق عليه مع العمل الذي يخصه. يظهر الملخص والخطوات التالية في السجل، حيث يمكن للفريق بأكمله الاطلاع عليهما.
بعد أشهر، يمكن لأي عضو في الفريق فتح مشروع ومعرفة ما نوقش مع كل شريك ومتى. لم يعد تاريخ المشروع مرهونًا بمن حضر الاجتماع.
يمكن تسجيل المكالمات على Google Meet ونسخها نصيًا، وتصل الاجتماعات المحجوزة عبر Calendly أو Cal.com إلى PromptLab مطابقةً لجهة الاتصال المناسبة. وبأي طريقة بدأ الاجتماع، ينتهي به المطاف في السجل.
الخطوات التالية كمهام
تتحول بنود العمل من كل اجتماع إلى مهام لها مالكون وتواريخ استحقاق. وترتبط كل مهمة بالمشروع الذي تنتمي إليه، فيكون السياق على بعد نقرة واحدة.
يرى كل شخص المهام المستحقة، ويستطيع الفريق رؤية المهام المفتوحة في المشروع. تتم متابعة الالتزامات تجاه الشركاء لأنها مدرجة في قائمة، لا لأن أحدًا تذكّرها. ويمكن مراجعة المهام مشروعًا بعد مشروع، وهكذا يرى الفريق قبل أي مكالمة مع شريك ما جرى التعهد به في المرة السابقة وهل أُنجز.
يمكن لسير العمل المساعدة هنا أيضًا. فعند تغيّر سجل مشروع، يستطيع سير العمل إنشاء المهمة التالية أو إشعار المعنيين، فلا تعتمد المتابعات الروتينية على الذاكرة.
هيكل يتوافق مع طبيعة العمل
يعمل IWES حيث يلتقي العلم بالتطبيق، مع شركاء في أنحاء أوروبا ووسط آسيا وجنوبها. ويمنح نظام CRM مصمَّم حول مشاريعه وشركائه الفريقَ مكانًا واحدًا لرؤية هذا العمل، دون إجباره على نموذج بُني لبيع المنتجات.
ومع إضافة مشاريع وشركاء جدد، تنسجم مع الهيكل نفسه. يضيف كل اجتماع إلى السجل، وتتحول كل خطوة تالية إلى مهمة، فتبقى المعرفة وراء كل مشروع لدى الفريق. وتزداد أهمية هذا الاستمرار في المشاريع الطويلة، حيث يتغير الأشخاص وقد تمر سنوات بين المحادثة الأولى والتقرير النهائي.
