قصة Vektan Chemical
نشأت Vektan Chemical من نشاط تجاري. فقد تأسست Vektan Trading عام 2006 للاتجار بمواد البناء، وفي عام 2008 بدأت الشركة إنتاج مجموعة واسعة من مواد التسقيف. وفي عام 2016 اتجهت إلى الكيمياء، فبدأت إنتاج شمع البولي إيثيلين في طشقند بطاقة 8,000 طن سنويًا، وبعد عام أطلقت العلامة التجارية Vektan Chemical.
واليوم تصف الشركة نفسها بأنها شركة خاصة متخصصة في المواد المضافة، وتركّز على الشموع الاصطناعية عالية الجودة. وفي عام 2021 افتتحت مصنعًا حديثًا ضاعف الطاقة الإنتاجية إلى 16,000 طن سنويًا، وفي عام 2022 أقامت شراكات استراتيجية مع عملاء دوليين رئيسيين. ويقف خلف المنتج فريق من المتخصصين في البحث والتطوير والخدمة الفنية، يصمّمون حلولًا مخصصة للعملاء في الخارج وفي الداخل على السواء.
وتتمثل الخطوة التالية في عبور الأطلسي. ففي ديسمبر 2025 أعلنت هيئة التنمية الاقتصادية في هيتشكوك أن الشركة اشترت منشأة بمساحة 35,000 قدم مربعة في هيتشكوك بولاية تكساس، بالقرب من هيوستن. وستكون أول موقع تصنيع لـ Vektan Chemical في الولايات المتحدة، في خطوة بعيدة كل البعد عن مواد البناء التي بدأت بالاتجار بها.
عملاء محتملون أفلتوا
جلب النمو مصنعًا جديدًا وعددًا أكبر من الدرجات والأسواق، ومعها المزيد من العملاء المحتملين والصفقات المفتوحة في الوقت نفسه. فلكل مشترٍ تطبيقه وكمياته وأسئلته الخاصة حول درجة منتج معينة، وتطول دورات البيع مع تعدد عروض الأسعار والمفاوضات الجارية معًا. وكان الفريق يتتبع كل ذلك في جداول بيانات وملاحظات.
ولم يعد هذا الأسلوب مجديًا مع ازدياد عدد المشترين. فقد أُهمل بعض العملاء المحتملين ببساطة: لم يتابعهم أحد، ولم يصلوا قط إلى المرحلة النهائية. وكان الحفاظ على نهج متسق مع العملاء المحتملين صعبًا، خاصة عندما تتغير الأولويات ويتجه الاهتمام إلى الأكثر إلحاحًا في ذلك الأسبوع.
وتأثر التوقيت أيضًا. فأحيانًا كانت المتابعات تُرسل متأخرة، وفقد الفريق رؤية العملاء المحتملين الذين ما زالوا نشطين. وأصبح جزء كبير من العمل مجرد رد فعل على رسائل البريد الإلكتروني فور وصولها، وقد يؤدي بريد إلكتروني فائت أو متأخر الرد إلى خسارة اهتمام المشتري.
“قبل PromptLab كنا نستخدم جداول البيانات والملاحظات، وكان بعض العملاء المحتملين يُهملون ببساطة: ننسى متابعتهم والوصول بهم إلى المرحلة النهائية. كان من الصعب الحفاظ على الاتساق بين العملاء المحتملين، خاصة عند تغير الأولويات. وأحيانًا كنا نتابع في وقت متأخر جدًا ونفقد رؤية العملاء المحتملين الذين ما زالوا نشطين.”
الحالة تُنقل شفهيًا
وبالنسبة إلى المديرين، ظهرت الفجوة نفسها في صورة غياب للرؤية. فالمدير الذي يريد معرفة وضع صفقة ما كان عليه أن يسأل. وكانت الإجابة تأتي ممن يتولى التعامل مع المشتري، مجمّعة من بريده ومحادثاته وذاكرته، وغالبًا ما تكون قديمة بحلول وصولها.
وكان السؤال الثاني يعني جولة ثانية من الرسائل، والاطلاع على مسار المبيعات بأكمله يعني سؤال الجميع دفعة واحدة. وعندما تبقى الحالة في أذهان الأفراد، لا يستطيع المديرون معرفة الصفقات المتعثرة إلا بعد فوات الأوان، ويقضي الفريق جزءًا من يومه في الإبلاغ عن عمله بدلًا من إنجازه.
عروض أسعار تستغرق أيامًا
كان لعروض الأسعار اختناقها الخاص. فقبل إرسال أي عرض إلى المشتري، كان لا بد من تنقية بياناته يدويًا: التحقق من المنتجات، وتأكيد الأسعار، ومواءمة التفاصيل مع ما تم الاتفاق عليه. وبالنسبة إلى شركة تبيع درجات تقنية، ليس عرض السعر إجراءً شكليًا. فهو غالبًا اللحظة التي يقارن فيها المشتري بين الموردين.
واستغرقت هذه التنقية أيامًا. وكل يوم يقضيه عرض السعر في الإعداد هو يوم ينتظره المشتري، ويوم قد يسبق فيه مورّد آخر بالرد. كان العمل متكررًا لكن لا يمكن تجاوزه، لأن تصحيح رقم خاطئ أصعب بكثير بعد إرسال العرض.
لحظة PromptLab
احتاجت Vektan Chemical إلى مكان واحد يجتمع فيه العملاء المحتملون والصفقات وعروض الأسعار والمحادثات المرتبطة بها، بحيث تصبح حالة الصفقة أمرًا يُطَّلع عليه لا يُسأل عنه. وقد بُني PromptLab للشركات التي تبيع منتجات مادية لمشترين صناعيين، مع عروض الأسعار والعينات وقوائم الأسعار وأوامر البيع إلى جانب مسار المبيعات، فلم يضطر الفريق إلى إضافتها إلى نظام CRM عام الأغراض.
وبعد انتقال الصفقات وعروض الأسعار والمحادثات إلى PromptLab، لم يعد على المديرين أن يسألوا عن وضع الصفقة. صار بإمكانهم رؤيته بأنفسهم، في السجلات نفسها التي يعمل عليها الفريق يوميًا، وتكون الإجابة محدّثة بقدر آخر تحديث. ولم يتطلب الانتقال من الفريق تغيير ما يبيعه أو من يبيع له. الذي تغيّر هو مكان تسجيل العمل، ومن يستطيع رؤيته بعد ذلك.
“أكبر تغيير هو الرؤية. أصبحنا أخيرًا نفهم ما يجري في الصفقات دون أن نسأل الفريق.”
كيف تستخدم Vektan Chemical نظام PromptLab
يستخدم الفريق PromptLab على امتداد مسار الصفقة كاملًا، من أول محادثة مع المشتري إلى عرض السعر الذي يُنهيها. وقبل التسجيل، كان يتوقع أن يصعب التأقلم مع التغيير. أما عمليًا فكان النظام سهل الاستخدام، واختفى معظم العمل المستهلك للوقت. وقد تغيّرت أربعة جوانب من العمل أكثر من غيرها.
“بطبيعة الحال توقعنا أن يصعب التأقلم، لكن الواقع أنه كان سهل الاستخدام جدًا، واختفت معظم المهام المستهلكة للوقت.”
عملاء محتملون يُتابَعون ولا يُنسَون
لكل عميل محتمل وصفقة مكان في PromptLab، مرفقًا بخطوته التالية. والمتابعات مهام لها مالك وتاريخ استحقاق، ومرتبطة بالمشتري المعني، فلا يختفي العميل المحتمل عن الأنظار لمجرد أنه كان مدوّنًا في ملاحظات أحدهم.
وقد غيّر ذلك طريقة تعامل الفريق مع العملاء المحتملين. فبدلًا من الاكتفاء برد الفعل على رسائل البريد الإلكتروني فور وصولها، صار يتواصل معهم بشكل استباقي، وتتبع المحادثات بنية أوضح من أول تواصل حتى المرحلة النهائية. وتبقى عروض الأسعار المعلّقة في الواجهة إلى أن يُردّ عليها.
كما أصبح الاتساق أسهل. فعند تغير الأولويات، تبقى العملاء المحتملون المفتوحون وخطواتهم التالية على القائمة، فيُستأنف العمل معهم بدلًا من تركهم. ولاحظ الفريق أن العملاء يستجيبون بسرعة أكبر عندما يكون التواصل متسقًا.
“بعد التحول إلى PromptLab، أصبحت محادثاتنا أكثر تنظيمًا وبدأنا نتواصل مع العملاء المحتملين بشكل استباقي. في السابق كنا نكتفي بالرد على رسائل البريد الإلكتروني، فكان بعضها يُنسى أو يُرد عليه متأخرًا. وساعدنا ذلك على متابعة عروض الأسعار المعلّقة، ومع التواصل المتسق لاحظنا أن العملاء يستجيبون بسرعة أكبر.”
مسار مبيعات يسهل على المديرين قراءته
كل صفقة تقع ضمن مسار المبيعات، وترتبط بحساب المشتري وجهات الاتصال وعروض الأسعار الخاصة به. تُظهر المرحلة موقع الصفقة، ويحتفظ السجل بتاريخها: ما جرت مناقشته وما أُرسل وما الخطوة التالية. وعندما يفتح المدير صفقة، يرى الصورة نفسها التي يراها من يتولى العمل عليها.
المحادثات جزء من هذه الصورة. فالرسائل والبريد الإلكتروني مع المشترين تُحفظ في الحساب المعني بها، ولا يبقى سياق الصفقة في صندوق الوارد لدى شخص واحد. وعندما يسأل أحدهم عن سبب تقدّم صفقة أو تعثرها، تكون الإجابة موجودة في السجل أصلًا.
تحديث الصفقة جزء من العمل عليها وليس مهمة منفصلة. فعند إنشاء عرض سعر أو تسجيل محادثة، يتغير السجل تلقائيًا، فيعكس مسار المبيعات آخر ما أُنجز دون أن يضطر أحد إلى كتابة تقرير حالة في نهاية الأسبوع.
عروض أسعار تُراجَع ولا تُعاد من الصفر
تُعدّ عروض الأسعار في PromptLab انطلاقًا من منتجات الشركة وقوائم أسعارها، وتُربط بالصفقة التي تخصها. تأتي المنتجات والأسعار من الكتالوج وليس من مستند قديم، وتظهر تكلفة الوحدة بجانب سعر الوحدة في كل بند، فيكون هامش الربح واضحًا قبل إرسال أي شيء.
بيانات عروض الأسعار التي كان تنظيفها يستغرق أيامًا أصبحت جاهزة خلال دقائق. يراجعها الفريق ثم يرسلها، ويبقى عرض السعر في الصفقة حيث يتابع المديرون حالته من المسودة إلى الاعتماد.
والوقت الموفَّر يعود إلى المشتري. فبدلًا من قضاء أيام في إعداد مستند، يستطيع الفريق الرد على الطلب بينما اهتمام المشتري لا يزال حاضرًا، وتركيز جهده على النقاش حول السعر بدلًا من الأرقام نفسها.
“أصبحت لدينا رؤية كاملة لأول مرة. عروض الأسعار التي كانت تستغرق أيامًا للتنظيف تستغرق الآن دقائق.”
عرض واحد لكل صفقة
يطّلع المديرون والمندوبون على الصفقات وعروض الأسعار والمحادثات نفسها، فيُجاب عن أي سؤال حول الحالة بفتح PromptLab بدلًا من سؤال زميل. وتتيح العروض المحفوظة تصفية مسار المبيعات وفرزه حسب المالك أو المرحلة أو أي حقل آخر، فيرى كل شخص الجزء الذي يحتاج إليه.
تعتمد التقارير ولوحات المعلومات على البيانات نفسها. فبدلًا من جمع التحديثات عبر الرسائل قبل كل اجتماع مراجعة، يفتح المديرون تقريرًا عن مسار المبيعات، مثل الصفقات حسب المرحلة أو المالك أو الشهر. وتأتي الأرقام من العمل نفسه، لا من ملخص أعدّه أحدهم للاجتماع.
جاهزون لقارة ثانية
تستعد Vektan Chemical للتصنيع في الولايات المتحدة إضافة إلى طشقند. والموقع الثاني يعني مشترين ومحادثات وعروض أسعار أكثر، موزعة على أسواق ومناطق زمنية مختلفة. والعادات التي بناها الفريق في PromptLab، بحفظ العملاء المحتملين والصفقات وعروض الأسعار والمحادثات في مكان واحد، هي ما يُبقي هذا النمو واضحًا.
ويمكن لهذا النهج أن يرافق الشركة. فبإمكان فريق يتعامل مع المشترين في الولايات المتحدة استخدام مسار المبيعات وقوائم الأسعار وعروض الأسعار نفسها التي يستخدمها فريق طشقند، ويرى المديرون الفريقين من مكان واحد. أما للشركات الأخرى ذات دورات المبيعات الطويلة وعروض الأسعار المتعددة في آن واحد والمفاوضات المستمرة، فنصيحة Vektan Chemical بسيطة: الهيكلة مفيدة ما دامت لا تعقّد العمل.
“سيفيد PromptLab الشركات ذات دورات المبيعات الطويلة التي تعمل على عدة عروض أسعار في الوقت نفسه ولديها مفاوضات مستمرة. وأنصح هذه الشركات به بشدة، لأنه يوفّر الهيكلة دون تعقيد.”
