P&WC Alliance की कहानी
P&WC Specialties उज़्बेकिस्तान और मध्य एशिया में उच्च गुणवत्ता वाले रसायन बनाने वाली पहली कंपनियों में से एक थी, और आज ख़ुद को स्पेशियलिटी केमिकल समाधानों की अग्रणी निर्माता और सप्लायर बताती है। यह जल शोधन, तेल और गैस, केमिकल प्रोसेसिंग, बिजली उत्पादन, प्राथमिक धातु और खनन क्षेत्रों को सेवा देती है, और उद्योग में 20 साल से ज़्यादा के अनुभव तथा ASTM और GOST मानकों के पालन को रेखांकित करती है।
इसके साथ P&WC Ucatco उच्च प्रदर्शन वाले औद्योगिक कैटलिस्ट और P&WC InfinityPlast IBC कंटेनर बनाती है। ये तीनों कंपनियाँ मिलकर P&WC Alliance बनाती हैं, जो ताशकंद के मुख्यालय से औद्योगिक ग्राहकों को केमिकल, कैटलिस्ट और पैकेजिंग एक ही स्रोत से देती है।
Alliance इस एकीकृत ढाँचे को अपनी ख़ूबी बताती है: ग्राहकों के लिए कुशल सप्लाई चेन, भरोसेमंद गुणवत्ता और लचीला संचालन। इसका मिशन “Unlocking Efficiency, Maximizing Performance” के रूप में बताया गया है, जिसके साथ ग्राहक-केंद्रित तकनीकी सहायता और प्रोसेस ऑप्टिमाइज़ेशन पर सलाह भी है।
इस पेशकश के पीछे माँग करने वाले ग्राहक हैं। जल शोधन संयंत्र, रिफ़ाइनरी, बिजलीघर और खदानें चौबीसों घंटे चलती हैं, और वे जो केमिकल, कैटलिस्ट और कंटेनर ख़रीदती हैं, उन्हें समय पर और तय विनिर्देश के अनुसार पहुँचना चाहिए।
तीन कंपनियाँ, एक ग्राहक
समूह का दायरा उसकी बिक्री की ताक़त है, पर यही डेटा को एक साथ रखना मुश्किल भी बनाता है। कोई प्लांट जल शोधन के रसायन एक कंपनी से, कैटलिस्ट दूसरी से और कंटेनर तीसरी से ख़रीद सकता है। हर रिश्ते के अपने कॉन्टैक्ट, अपना इतिहास और अपने खुले सवाल होते हैं।
ऐसे ग्राहक की अच्छी सेवा के लिए टीम को पूरा अकाउंट दिखना चाहिए: वह क्या ख़रीदता है, किससे बात करता है और पूरे समूह में क्या चल रहा है। इसके बिना कारोबार के एक हिस्से का मौक़ा दूसरे हिस्से से छूट सकता है, और ग्राहक को वह एक-स्रोत सेवा कम मिलती है जिसके लिए Alliance बनी है।
सवाल शायद ही कभी जटिल होते हैं। इस प्लांट में हमारा कॉन्टैक्ट कौन है? हमने पिछली बार क्या कोटेशन भेजा था? क्या वे हमारी सहयोगी कंपनी से भी ख़रीदते हैं? हर सवाल का जवाब कुछ सेकंड में मिलना चाहिए, और हर जवाब इस पर निर्भर है कि डेटा एक जगह हो।
दो सिस्टम, आधी तस्वीर
जानकारी स्प्रेडशीट और एक CRM में बँटी थी। ग्राहकों का कुछ ब्योरा सालों से फ़ाइलों में रखा था, कुछ CRM में दर्ज था, और किसी में भी सब कुछ नहीं था। एक ग्राहक के बारे में साधारण सवाल का मतलब था दोनों देखना और उनमें मेल बिठाना।
स्प्रेडशीट शुरू करना आसान है, साझा करना मुश्किल। वर्ज़न बढ़ते जाते हैं, कॉलम खिसकते हैं, और अक्सर फ़ाइल को पूरी तरह वही समझता है जिसने उसे बनाया। उधर CRM में ऐसे रिकॉर्ड थे जो हमेशा स्प्रेडशीट से मेल नहीं खाते थे।
नतीजा यह था कि डेटा कंपनी के पास था, पर उसका इस्तेमाल आसान नहीं था। जब किसी के पास खोजने का समय होता तो वह मिल जाता, पर टीम को जल्दी जवाब देने या किसी अकाउंट को एक नज़र में समझने में मदद नहीं करता था।
इस कमी की एक क़ीमत थी जिसे नज़रअंदाज़ करना आसान था। हर बार जब कोई हाथ से किसी ग्राहक की तस्वीर बनाता, तो वह समय ग्राहक पर नहीं लगता था, और बनाई गई तस्वीर अगली बार ज़रूरत पड़ने तक ग़ायब हो जाती थी।
PromptLab वाला पल
Alliance को अपना डेटा रखने की नई जगह से ज़्यादा कुछ चाहिए था। डेटा को इस्तेमाल लायक़ बनना था: सर्च करने योग्य, ग्राहक के इर्द-गिर्द व्यवस्थित और काम के लिए तैयार। PromptLab स्प्रेडशीट इम्पोर्ट कर सकता है और दूसरे CRM से सिंक कर सकता है, और यह औद्योगिक सप्लायरों के लिए बना है, जिसमें अकाउंट के साथ कोटेशन, सैंपल, प्राइस लिस्ट और सेल्स ऑर्डर हैं।
PromptLab ने स्प्रेडशीट और CRM का डेटा एक जगह इकट्ठा किया, और डेटा रखी जाने वाली फ़ाइलों से बदलकर ऐसी चीज़ बन गया जिस पर टीम काम करती है। मक़सद डेटा को बस इधर से उधर करना नहीं था। मक़सद Alliance के हर व्यक्ति को हर ग्राहक के लिए एक ही शुरुआती बिंदु देना था, ताकि समय तथ्य खोजने में नहीं, रिश्ते पर लगे।
“हमारा सब कुछ स्प्रेडशीट और CRM में बिखरा हुआ था। इसने सब कुछ एक जगह ला दिया और उसे सचमुच इस्तेमाल के लायक बना दिया।”
P&WC Alliance PromptLab का इस्तेमाल कैसे करती है
Alliance PromptLab को अपने ग्राहक डेटा का घर और हर अकाउंट पर काम का शुरुआती बिंदु मानकर इस्तेमाल करती है। तीन बदलाव सबसे अलग दिखते हैं।
इनमें से कोई भी अपने आप में जटिल नहीं है। साथ मिलकर ये ग्राहक डेटा को ऐसी चीज़ से, जिसे टीम को खोजना पड़ता था, ऐसी चीज़ में बदल देते हैं जिस पर वह रोज़ काम करती है।
डेटा का एक घर
जो जानकारी पहले स्प्रेडशीट और CRM में थी, वह अब PromptLab में है। स्प्रेडशीट फ़ाइलें सीधे इम्पोर्ट की जा सकती हैं, और PromptLab अकाउंट, कॉन्टैक्ट और डील को दूसरे CRM से सिंक कर सकता है, इसलिए डेटा दोबारा टाइप किए बिना आता है।
वहाँ आने के बाद वह एक ही जगह रहता है। बदलाव फ़ाइल की कॉपी में नहीं, रिकॉर्ड में होते हैं, इसलिए उसे अगली बार खोलने वाला मौजूदा वर्ज़न देखता है।
डेटा को एक साथ लाने का मतलब यह भी था कि उसे बार-बार नहीं, एक बार साफ़ किया जाए। दो स्रोतों के मेल न खाने से जो दोहराव और कमियाँ बनती थीं, उन्हें एक जगह सुलझाया जा सका, और नतीजा वैसा ही बना रहता है।
ऐसा डेटा जिससे टीम काम कर सके
रिकॉर्ड एक जगह होने से टीम फ़ाइलें खंगालने के बजाय उन्हें सर्च, फ़िल्टर और इस्तेमाल कर सकती है। सेव किए गए व्यू सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाली सूचियों को ज़रूरी फ़िल्टर, कॉलम और सॉर्ट के साथ एक क्लिक की दूरी पर रखते हैं।
रिपोर्ट उसी डेटा से बनती हैं। टीम उद्योग के हिसाब से अकाउंट गिन सकती है, स्टेज के हिसाब से डील देख सकती है या समय के साथ सेल्स ऑर्डर की समीक्षा कर सकती है, और इन रिपोर्ट को साझा डैशबोर्ड पर सेव कर सकती है। जिन सवालों के लिए पहले स्प्रेडशीट बनानी पड़ती थी, उनका जवाब अब स्क्रीन पर है।
इन्हीं रिकॉर्ड का इस्तेमाल लोग ही नहीं, AI भी कर सकता है। PromptLab का असिस्टेंट CRM के डेटा से सवालों के जवाब देता है, इसलिए किसी अकाउंट के बारे में सवाल सरल शब्दों में पूछा जा सकता है और जवाब सीधे रिकॉर्ड से मिलता है।
फ़र्क़ शुरुआती बिंदु का है। कई फ़ाइलें खोलकर किसी ग्राहक की तस्वीर फिर से बनाने के बजाय टीम PromptLab खोलती है और रिकॉर्ड से शुरुआत करती है।
हर ग्राहक एक रिकॉर्ड पर
ग्राहक की जानकारी साथ रहती है, इसलिए किसी अकाउंट का सवाल एक ही रिकॉर्ड से शुरू होता है। कॉन्टैक्ट, बातचीत, डील, कोटेशन और ऑर्डर उसी अकाउंट से जुड़े होते हैं जिसके वे हैं।
तीन कंपनियों के समूह के लिए यह मायने रखता है। जो भी किसी ग्राहक के साथ काम करता है, वह सिर्फ़ अपना हिस्सा नहीं, पूरा रिश्ता देखता है, और Alliance उस ग्राहक को केमिकल, कैटलिस्ट और पैकेजिंग दे सकती है जिसे वह एक अकाउंट के रूप में समझती है।
टास्क और नोट्स भी रिकॉर्ड पर रहते हैं। जब कोई ग्राहक के साथ अगला क़दम तय करता है, तो वह वहीं दर्ज होता है जहाँ अगला व्यक्ति देखेगा, किसी निजी फ़ाइल में नहीं जो उसके साथ चली जाए।
पूरी Alliance के लिए एक साझा आधार
डेटा एक जगह होने से Alliance के पास एक आधार है जिस पर वह आगे बना सकती है। हर नया ग्राहक और हर नई बातचीत किसी के कंप्यूटर की एक और फ़ाइल में नहीं, ऐसे रिकॉर्ड में जुड़ती है जिन्हें पूरी टीम देखती है। Alliance अपने ग्राहकों से जो एक-स्रोत का वादा करती है, अब उसका जोड़ कंपनी के भीतर भी है: ग्राहक डेटा का एक स्रोत, अकाउंट के इर्द-गिर्द व्यवस्थित, जिसे टीम सच में इस्तेमाल कर सकती है।
इस आधार से Alliance अपनी सेल्स प्रक्रिया का और हिस्सा PromptLab में ला सकती है, जहाँ कोटेशन, सैंपल, प्राइस लिस्ट और सेल्स ऑर्डर पहले से सिस्टम का हिस्सा हैं। जोड़ा गया हर क़दम एक और फ़ाइल शुरू करने के बजाय उन्हीं ग्राहक रिकॉर्ड पर टिका होता है।
