Synovation की कहानी
2024 में स्थापित Synovation PVC और रबर प्रोडक्ट के लिए हीट स्टेबलाइज़र बनाती है, जिनमें कैल्शियम, ज़िंक और लेड स्टियरेट और उसके अपने SYN-सीरीज़ ग्रेड शामिल हैं। उसका आदर्श वाक्य “नवाचार की राह पर साथ-साथ” बताता है कि वह ख़ुद को कैसे देखती है: ऐसी निर्माता के रूप में जो गुणवत्ता, विज्ञान और साझेदारी को सबसे आगे रखती है।
कंपनी की अपनी प्रयोगशाला और रिसर्च सेंटर है और वह आधुनिक उत्पादन तकनीक का इस्तेमाल करती है। वह स्थिर गुणवत्ता और हर ग्राहक की ज़रूरतों के प्रति लचीले रवैये का वादा करती है, और स्थानीय उत्पादन के कारण उसके प्रोडक्ट उज़्बेकिस्तान में आयात किए बिना आसानी से मिलते हैं।
उसका मिशन ऐसे नवीन और भरोसेमंद रासायनिक समाधान देना है जो ग्राहकों की सफलता में योगदान दें, और उसका विज़न रसायन और लंबी साझेदारियों के ज़रिए पूरे उद्योगों को मज़बूत करना है। इतनी नई कंपनी के लिए यह एक महत्वाकांक्षी एजेंडा है, और यह इस पर निर्भर है कि कई टीमें शुरू से ही अच्छी तरह मिलकर काम करें।
हीट स्टेबलाइज़र PVC प्रोसेसिंग का एक ज़रूरी हिस्सा हैं। वे उत्पादन की गर्मी में पॉलिमर को टूटने से बचाते हैं, इसलिए यह एक तकनीकी प्रोडक्ट है जिसे ग्राहक सोच-समझकर चुनते हैं और बार-बार ख़रीदते हैं।
एक साथ कई टीमें खड़ी करना
एक नई निर्माता कंपनी एक ही समय में कई टीमें खड़ी करती है। सेल्स, उत्पादन, प्रयोगशाला और ऑर्डर व ग्राहकों को संभालने वाले लोग आमतौर पर एक साथ काम शुरू करते हैं, और हर किसी के अपने काम और अपनी सोच होती है कि उसे क्या दर्ज करना है।
सबसे आसान रास्ता है हर टीम के लिए अलग टूल: कहीं स्प्रेडशीट, कहीं ग्रुप चैट, और दस्तावेज़ों के लिए साझा फ़ोल्डर। अकेले में हर एक काम करता है। साथ मिलकर ये कंपनी के डेटा को स्थिर होने से पहले ही बाँट देते हैं, और हर टीम के पास एक ही ग्राहक का अपना वर्ज़न रह जाता है।
ऐसे बँटवारे को बाद में ठीक करना मुश्किल है। जब हर टीम अपनी आदतें अपने टूल के इर्द-गिर्द बना लेती है, तो डेटा को फिर से जोड़ना एक फ़ैसला नहीं, एक प्रोजेक्ट बन जाता है।
Synovation शुरू से ही इससे बचना चाहती थी। हर टीम को अपना टूल चुनने देने और बाद में सब मिलाने के बजाय उसने एक ऐसा प्लेटफ़ॉर्म खोजा जिसे सभी टीमें साझा कर सकें।
एक डेटा, कई ज़रूरतें
टीमों को एक जैसी स्क्रीन नहीं चाहिए थीं। सेल्स टीम अकाउंट और डील देखना चाहती है, उत्पादन देखना चाहता है कि क्या ऑर्डर हुआ है, और प्रबंधन पूरी तस्वीर। हर टीम कारोबार को अपने नज़रिए से देखती है।
पर उन्हें नीचे एक ही डेटा चाहिए था। अगर किसी ग्राहक का ब्योरा बदले, तो हर टीम को वह बदलाव दिखना चाहिए। अगर ऑर्डर आए, तो किसी को उसे एक टूल से दूसरे में कॉपी नहीं करना चाहिए। चुनौती थी हर टीम को अपनी कॉपी नहीं, अपना व्यू देना।
इसे बदलना भी आसान होना चाहिए था। शुरुआती सालों वाली कंपनी शायद ही जानती है कि एक साल बाद वह कैसे काम करेगी, और ऐसा सिस्टम जिसे दोबारा सेट करने में हफ़्ते लगें, उसे पीछे खींचता।
PromptLab वाला पल
Synovation ने कई के बजाय एक प्लेटफ़ॉर्म से शुरुआत करने का फ़ैसला किया। PromptLab हर टीम को एक जैसे रिकॉर्ड देता है और हर टीम को यह तय करने देता है कि वह उन्हें कैसे देखे, और यह भौतिक प्रोडक्ट बनाने और बेचने वाली कंपनियों के लिए बना है, जिसमें अकाउंट और डील के साथ कोटेशन, सैंपल, प्राइस लिस्ट और सेल्स ऑर्डर हैं। Synovation ने अपनी टीमों का काम PromptLab में इकट्ठा किया। सब कुछ एक जगह है, और हर टीम वह हिस्सा देखती है जो उसे चाहिए।
इस तरह शुरुआत करने से बाद में माइग्रेशन की ज़रूरत नहीं पड़ती। कंपनी के बढ़ने के बाद अलग-अलग टूल से सालों का डेटा निकालने के बजाय Synovation का डेटा शुरू से ही एक जगह है। फ़ैसला भी सरल रहा। हर टीम के लिए अलग टूल चुनने और उसका भुगतान करने के बजाय Synovation एक ही प्लेटफ़ॉर्म चलाती है जिसे सभी टीमें साझा करती हैं।
Synovation PromptLab का इस्तेमाल कैसे करती है
Synovation की चार-पाँच टीमें PromptLab में काम करती हैं। तीन चीज़ें इसे संभव बनाती हैं। तीनों एक ही फ़ैसले से निकली हैं: हर चीज़ के लिए एक जगह, और हर टीम को अपने तरीक़े से काम करने की छूट।
एक प्लेटफ़ॉर्म, चार-पाँच टीमें
चार-पाँच टीमें PromptLab इस्तेमाल करती हैं, इसलिए उनका काम अलग-अलग टूल में बिखरने के बजाय एक जगह इकट्ठा है। अकाउंट, कॉन्टैक्ट, डील, टास्क और नोट्स एक ही वर्कस्पेस में रहते हैं, और एक टीम का किया बदलाव दूसरी टीमों को दिखता है।
हर व्यक्ति अपने दिन के हिसाब से साइडबार सजा सकता है: सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले पेज पिन करे और बाक़ी हटा दे। प्लेटफ़ॉर्म साझा है, पर किसी को दूसरी टीम के काम वाले पेजों से होकर नहीं गुज़रना पड़ता।
साझा रिकॉर्ड काम सौंपना भी आसान बनाते हैं। जब काम एक टीम से दूसरी टीम तक जाता है, तो कुछ भेजना या कॉपी नहीं करना पड़ता: अगली टीम वही रिकॉर्ड खोलती है और वहीं से आगे बढ़ती है।
एक ही डेटा के व्यू
व्यू एक ही रिकॉर्ड को फ़िल्टर, सॉर्ट और व्यवस्थित करते हैं, ताकि हर टीम डेटा की अलग कॉपी रखे बिना अपना काम देख सके। व्यू अपने फ़िल्टर, कॉलम और सॉर्ट सेव रखता है, और हर बार खोलने पर ताज़ा रिकॉर्ड दिखाता है।
सेल्स व्यू स्टेज के हिसाब से खुली डील दिखा सकता है, जबकि किसी दूसरी टीम का व्यू सिर्फ़ वे ऑर्डर या अकाउंट दिखा सकता है जिन्हें वह संभालती है। चूँकि दोनों एक ही रिकॉर्ड पढ़ते हैं, टीमों को कभी किसी ग्राहक के दो वर्ज़न मिलाने नहीं पड़ते।
व्यू जल्दी बनते हैं और आसानी से बदलते हैं। जब कोई टीम अपना काम अलग तरह से देखना चाहती है, तो वह किसी और के व्यू को छुए बिना और किसी एडमिन से रिपोर्ट बनवाए बिना अपना व्यू बदल लेती है।
मैनेजरों को भी फ़ायदा होता है। सभी टीमों वाला व्यू पूरी तस्वीर दिखाता है, जो उन्हीं रिकॉर्ड से बनी है जिन्हें हर टीम अपने काम के लिए अपडेट रखती है।
स्वभाव से लचीला
फ़ील्ड, सूचियाँ और व्यू मिनटों में जोड़े या बदले जा सकते हैं, इसलिए सेटअप उस कंपनी के साथ चल पाता है जो अभी आकार ले रही है। जब किसी टीम को कुछ नया दर्ज करना हो, तो वह नई स्प्रेडशीट शुरू करने के बजाय एक फ़ील्ड जोड़ देती है।
यह लचीलापन शुरुआत में सबसे ज़्यादा मायने रखता है। 2024 में बनी कंपनी बढ़ते हुए अपने काम करने का तरीक़ा कई बार बदलेगी, और उसके सिस्टम को हर बार दोबारा बनाए बिना साथ बदलना होगा।
यही लचीलापन ढाँचे पर भी लागू होता है। कस्टम ऑब्जेक्ट ऐसे डेटा को दर्शा सकते हैं जो मानक रिकॉर्ड में नहीं समाता, और रिपोर्ट उस हर चीज़ पर बन सकती हैं जिसे टीमें दर्ज करती हैं, इसलिए सिस्टम उन्हीं दिशाओं में बढ़ता है जिनमें कंपनी बढ़ती है।
आगे के लिए एक नींव
Synovation ने अपनी टीमों को तब एक प्लेटफ़ॉर्म पर लाया जब कंपनी अभी नई है, इससे पहले कि अलग-अलग टूल उसका डेटा बिखेर पाते। हर नई टीम या नई प्रक्रिया अपने व्यू और अपने फ़ील्ड के साथ उसी वर्कस्पेस में जोड़ी जा सकती है।
कंपनी के बढ़ने के साथ एक साझा डेटा से काम करने की आदत भी बढ़ती है। प्रयोगशाला, प्लांट और सेल्स टीम कारोबार को अपने-अपने ढंग से देख सकती हैं, और फिर भी एक ही कारोबार देख रही होती हैं।
प्लेटफ़ॉर्म में व्यावसायिक हिस्से के बढ़ने की भी जगह है। कोटेशन, सैंपल, प्राइस लिस्ट और सेल्स ऑर्डर PromptLab का पहले से हिस्सा हैं, और उस निर्माता के लिए तैयार हैं जिसके ग्राहक ख़रीदने से पहले सैंपल और ख़रीदते समय साफ़ कोटेशन की उम्मीद करेंगे।
