قصة Basalt Engineering
تأسست مجموعة Basalt Uzbekistan عام 2015 حول محجر أوسمونصوي للبازلت في منطقة فوريش بإقليم جيزاخ. وهي تدير الدورة كاملة، من استخراج الصخور إلى إنتاج المواد الجاهزة: حديد التسليح البازلتي، والشبكات الجيوتقنية، والأقمشة، والألياف المستمرة، والصوف الصخري، والأنابيب. وتورّد المجموعة منتجاتها إلى عملاء في أوزبكستان ودول أخرى، وتحمل شهادات ISO 9001 وISO 14001 وISO 45001 في إدارة الجودة والبيئة والصحة والسلامة المهنية.
وتعمل Basalt Engineering Corp إلى جانبها، فتصمّم وتنشئ أنظمة إنتاج لمواد البازلت مثل الصوف الصخري والألياف المستمرة. وبين المواد والهندسة، تتلقى الشركة طيفًا واسعًا من الطلبات الفنية.
إنه نشاط قائم على المعرفة الفنية. فمنتجات البازلت تُختار لمتانتها ومقاومتها للتآكل والحرارة، ويريد المشترون أن يعرفوا بدقة أي منتج وبأي مقاس وكمية يناسب مشروعهم. وتصل طلبات عروض الأسعار بتدفق مستمر، من منتج واحد إلى مجموعات من عدة منتجات، ويحتاج كل منها إلى ردّ سريع ودقيق.
تراكم طلبات RFQ
مع هذا العدد من خطوط المنتجات، كان كل طلب عرض سعر مشروعًا صغيرًا: قراءته، ومطابقة البنود، والبحث عن الأسعار، وصياغة العرض. فقد يطلب المشتري عدة منتجات دفعة واحدة بمقاسات وكميات محددة، وكان لا بد من مطابقة كل بند مع المنتج الصحيح قبل تسعيره.
وحين صارت الطلبات تصل أسرع مما يستطيع الفريق معالجته، أصبح العمل مرهقًا. فكانت الطلبات تنتظر في صناديق الوارد بينما لا تزال الطلبات السابقة قيد المعالجة، وطالت المدة بين طلب المشتري وردّ الشركة.
وفي مواد البناء، لهذا التأخير ثمنه. فالمشتري الذي يقارن بين المورّدين غالبًا ما يختار من يردّ أولًا، وقد يُضيّع عرض السعر المتأخر الصفقة قبل أن يطّلع المشتري على السعر أصلًا.
كما جعل ذلك عبء عمل الفريق غير متوقع. فقد يعقب أسبوعًا هادئًا موجة من الطلبات، وغالبًا ما كانت متراكمات الموجة الأولى لا تزال قيد التصفية عند وصول الموجة التالية.
لم يكن الفريق يفتقر إلى الخبرة، بل إلى الوقت، فقد كان حجم العمل الروتيني المحيط بكل طلب يستنزف ما لديه منه.
وقت يُصرف على العمل الخطأ
ذهب معظم الجهد في طلب RFQ إلى الجزء الروتيني: القراءة والمطابقة والكتابة. أما التقدير الذي لا يقدمه إلا الفريق، كالتحقق من السعر أو اختيار المنتج المناسب أو إضافة ملاحظة للمشتري، فكان يُحشر في ما تبقّى من وقت.
وهذا عكس الصواب. فقد كان أصحاب الكفاءة يقضون أيامهم في عمل يستطيع نظام إنجازه، ويتبقى لهم وقت أقل للجوانب التي تتطلب خبرتهم.
كما ترك ذلك مجالًا ضيقًا للمتابعة. فمع وجود الطلب التالي في الانتظار، نادرًا ما توفّر الوقت للعودة إلى المشتري بعد إرسال عرض السعر، حتى عندما كان حديث قصير كفيلًا بكسب الطلب.
لحظة PromptLab
احتاجت Basalt Engineering إلى تخفيف الحجم الكبير عن فريقها دون إخراجه من دائرة العمل. فقد صُمم PromptLab للموردين الصناعيين، إذ تُبنى عروض الأسعار من منتجات الشركة وقوائم أسعارها، ويتولى الذكاء الاصطناعي الأعمال المتكررة المحيطة بها بينما يراجع الفريق النتيجة.
انتقلت أعمال RFQ المتراكمة إلى PromptLab، وعاد وقت الفريق إلى مراجعة عروض الأسعار وإرسالها. وكان التحكم شرطًا أساسيًا. فكل عرض سعر يغادر Basalt Engineering يراجعه شخص، وكان على النظام أن يلتزم بهذه القاعدة لا أن يتحايل عليها.
كما كان عليه أن ينسجم مع طريقة عمل الفريق المعتادة. فما زالت الطلبات تصل من المشترين بالطريقة المعتادة، وما زال الفريق هو من يقرر ما يُرسل. أما ما تغيّر فهو حجم العمل اليدوي الذي يتعين على الفريق إنجازه فيما بين ذلك.
“يتولى PromptLab أعمالًا كانت تُثقل كاهل فريقنا. لقد انخفضت دورات RFQ لدينا بأكثر من النصف.”
كيف تستخدم Basalt Engineering نظام PromptLab
تستخدم Basalt Engineering نظام PromptLab لمعالجة طلبات عروض الأسعار من لحظة وصولها حتى الرد عليها. ويظهر التغيير في ثلاثة جوانب. وكل منها ينبع من التحول نفسه: انتقل الجزء الروتيني من العمل إلى النظام، واحتفظ الفريق بالجزء الذي يتطلب حكمه وخبرته.
أعمال RFQ في PromptLab
يتولى PromptLab أعمال RFQ التي كانت تُثقل كاهل الفريق. ويراجع الفريق النتيجة قبل إرسالها، فتتحقق السرعة دون التخلي عن التحكم فيما يصل إلى المشتري.
تُبنى عروض الأسعار من منتجات الشركة وقوائم أسعارها، مع عرض تكلفة الوحدة بجانب سعر الوحدة في كل بند، وتُربط بصفقة المشتري. ولكل طلب سجل، وتوضح حالته ما إذا كان مسودة أو قيد الانتظار أو معتمدًا.
يجتمع الطلب وعرض السعر والمحادثات المتعلقة بهما في حساب المشتري. ويستطيع أي شخص يتسلّم الطلب أن يرى ما طُلب وما عُرض وما الخطوة التالية. وتأتي المنتجات والأسعار من الكتالوج لا من الذاكرة أو من عرض سعر قديم، فتبدأ الأرقام من مصدر صحيح وتتركز المراجعة على ما يحتاج فعلًا إلى حكم بشري.
دورات RFQ أقصر
من الطلب إلى عرض السعر، يستغرق RFQ الآن أقل من نصف الوقت الذي كان يستغرقه سابقًا. ويحصل المشترون على الإجابات أسرع، بينما لا يزال اهتمامهم حاضرًا.
ولأن كل عرض سعر مرتبط بالصفقة، يستطيع الفريق معرفة الطلبات التي تم الرد عليها وتلك التي ما زالت مفتوحة. فلا شيء ينتظر في صندوق الوارد دون علم أحد.
تُنشأ مستندات عروض الأسعار من السجل، فلا حاجة إلى خطوة منفصلة لنسخ الأرقام إلى قالب. وعند اعتماد عرض السعر وقبول المشتري له، يمكن إنشاء أمر البيع من البيانات نفسها.
كما تعني الدورات الأقصر أعمالًا أقل قيد التنفيذ. ومع انخفاض عدد الطلبات المنتظرة في أي وقت، يسهل تتبع كل طلب ويقل احتمال نسيان أي منها.
وقت أوفر للفريق
بعد أن لم يعد الحجم الكبير مُرهقًا، يستطيع الفريق منح كل طلب الاهتمام الذي يحتاجه. فالوقت الذي كان يُصرف في القراءة وإعادة الكتابة يُصرف الآن في مراجعة الأسعار واختيار المنتج المناسب والتحدث مع المشترين.
هذا التحول هو المكسب الحقيقي. فخبرة الفريق في مواد البازلت تُوظَّف حيث تُحدث فرقًا للمشتري، لا في آليات إعداد المستندات.
كما يفسح ذلك المجال للمتابعة التي كانت تُهمَل سابقًا. ومع إرسال عروض الأسعار بسرعة أكبر، يجد الفريق الوقت للعودة إلى المشترين والإجابة عن أسئلتهم قبل أن يتخذوا قرارهم.
جاهزون لمزيد من الطلبات
تجلب تشكيلة منتجات البازلت التي تقدمها المجموعة وأعمالها في دول أخرى تدفقًا مستمرًا من الطلبات الفنية. ومع أعمال RFQ في PromptLab، لم تعد زيادة الطلبات تعني عبئًا أثقل على الأشخاص أنفسهم.
الإجابات الأسرع تكسب محادثات أكثر، والمحادثات الأكثر تجلب طلبات أكثر. وتملك Basalt Engineering اليوم عملية قادرة على مواكبة الأمرين.
وتُظهر السجلات نفسها للفريق أين يذهب جهده. إذ يمكن أن تبيّن التقارير الخاصة بعروض الأسعار والصفقات المنتجات الأكثر طلبًا والطلبات التي تتحول إلى أوامر، مما يساعد الفريق على تحديد أولوياته.
