قصة GreenPro
تنتج GreenPro الكربون المنشّط المتقدم. والكربون المنشّط شكل عالي المسامية من الكربون، يحتجز سطحه الداخلي الواسع الشوائب، ولذلك يُستخدم في تنقية المياه والهواء والغازات وفي كثير من العمليات الصناعية.
إنه منتج تقني. فاختلاف المواد الخام وأحجام الجسيمات وطرق التنشيط يمنح خصائص مختلفة، ويعتمد الاختيار الصحيح على ما يحتاج العميل إلى إزالته وفي أي ظروف. والبيع هنا يعني فهم استخدام كل عميل، لا مجرد تقديم سعر للطن.
وهذا يجعل العمل حول كل عميل مفصّلًا. فالمتطلبات والمواصفات وتاريخ كل محادثة كلها مهمة، ويجب حفظها في مكان يستطيع الفريق كله الوصول إليه. وبالنسبة إلى GreenPro، عنى ذلك البحث عن نظام يتعامل مع روتين البيع اليومي وخصوصيات عملها معًا، دون إجبار أحدهما على التكيّف مع شكل الآخر.
عمل يحتاج إلى مكان يحتضنه
تحتاج المتابعات المتفق عليها في مكالمة، وملاحظات الاجتماعات، والتفاصيل الخاصة بالعمل، إلى مكان يستطيع الفريق كله الوصول إليه. ومن دونه تبقى المتابعة في ذاكرة شخص، والملاحظة في دفتره، والمواصفات في ملف على حاسوبه.
ينجح ذلك إلى أن يتعثر. فتُنسى مكالمة موعودة في أسبوع مزدحم، ولا يجد الزميل الذي يغطي غياب زميله ما تم الاتفاق عليه، ويُطرح السؤال نفسه مرتين. كل هفوة صغيرة، لكن العملاء يلاحظونها.
والتكلفة خفية أيضًا. فلا أحد يسجل الوقت الذي يُقضى في البحث عن ملاحظة أو في سؤال زميل عمّا تم الاتفاق عليه، لكنه يتراكم عبر الفريق والسنة. أرادت GreenPro العكس: مكانًا مشتركًا لعمل الفريق كله، لا يعتمد فيه شيء على ذاكرة شخص واحد.
حين تقصر الحقول القياسية
تغطي مجموعة ثابتة من حقول CRM الحالات الشائعة، لكنها لا تغطي ما يخص الشركة نفسها. فالحسابات وجهات الاتصال والصفقات تصف كل الشركات بالطريقة نفسها تقريبًا، بينما تحتاج الأمور التي تميّز عمل GreenPro إلى بنية خاصة بها.
وحين لا يوفّر نظام CRM مكانًا لتلك البيانات، ينتهي بها الأمر في حقول نصية طويلة أو مرفقات أو جدول بيانات منفصل. هي مسجّلة تقنيًا، لكن لا يمكن تصفيتها أو ربطها أو إعداد تقارير عنها، ومع الوقت تصبح الجزء من العمل الذي لا يراه أحد بوضوح.
البديل هو استخدام أداة منفصلة لكل نوع من البيانات، وهذا يعيد مشكلة تشتت المعلومات. احتاجت GreenPro إلى نظام واحد مرن بما يكفي لاحتواء بياناتها الخاصة إلى جانب السجلات القياسية.
لحظة PromptLab
احتاجت GreenPro إلى نظام يتولى أعمال البيع اليومية ويمكن تشكيله أيضًا حول بياناتها الخاصة. يجمع PromptLab بين المهام والملاحظات على كل سجل والكائنات المخصصة التي يحددها الفريق بنفسه، وهو مصمم للموردين الصناعيين، مع عروض الأسعار والعينات إلى جانب مسار المبيعات.
توفر المهام والملاحظات والكائنات المخصصة لـ GreenPro بنية لتخطيط العمل وتسجيله وتشكيل البيانات وفق طريقة عمل الفريق. وتعمل العناصر الثلاثة معًا. فسجل الكائن المخصص يمكن أن يحمل مهامه وملاحظاته الخاصة، فيشمل التخطيط والسجل التاريخي بيانات GreenPro الخاصة كما يشمل الحسابات والصفقات. ولم يتطلب أي من ذلك مطورًا أو مشروعًا طويلًا للإعداد. يستطيع الفريق تعريف كائناته وحقوله في PromptLab والبدء باستخدامها فورًا.
كيف تستخدم GreenPro منصة PromptLab
يقوم عمل GreenPro اليومي في PromptLab على ثلاثة عناصر أساسية.
كل عنصر بسيط بذاته. وعند اجتماعها، تمنح الفريق مكانًا واحدًا لتخطيط العمل وتسجيل ما حدث والاحتفاظ بالبيانات المهمة لأعماله.
مهام لها مالكون وتواريخ استحقاق
تُخطَّط المتابعات في صورة مهام، لكل منها مالك وتاريخ استحقاق. وترتبط المهمة بالحساب أو جهة الاتصال أو الصفقة التي تخصها، فيرى من يفتحها السياق الذي تنتمي إليه.
يرى كل شخص قائمته الخاصة بما يحين موعده، ويستطيع المديرون الاطلاع على المهام المفتوحة في الفريق كله. وتتحول المتابعة المتفق عليها أثناء مكالمة إلى مهمة قبل أن تُنسى المكالمة، بدلًا من أن تبقى ملاحظة شخصية.
يمكن أيضًا إنشاء المهام عبر سير العمل. فعندما يتغير شيء في CRM، مثل انتقال صفقة إلى مرحلة جديدة، يستطيع سير العمل إنشاء المهمة التالية تلقائيًا، فلا تُترك المتابعات الروتينية للذاكرة. وتظهر المهام المتأخرة بوضوح، فيُلاحَظ تعثر المتابعة بينما لا يزال هناك وقت للتصرف، لا بعد أن يضطر العميل إلى السؤال.
الملاحظات على السجل
تُكتب الملاحظات على السجل الذي تخصه، فيستطيع من يتولاه لاحقًا قراءتها. وتبقى ملاحظة الاجتماع على الحساب بجوار جهات الاتصال والصفقات والمهام، لا في مستند منفصل.
ومع الوقت، تصبح تلك الملاحظات تاريخ الحساب. فالزميل الذي يتسلم عميلًا يستطيع قراءة ما جرى بحثه والاتفاق عليه، ومواصلة الحوار بدلًا من البدء من جديد.
كما أن الملاحظات قابلة للبحث. فالتفصيل الذي ورد في اجتماع قبل أشهر يمكن العثور عليه بالبحث عنه، بدلًا من محاولة تذكر دفتر الملاحظات الذي دُوّن فيه.
وتمنح الملاحظات الذكاء الاصطناعي في PromptLab مادة يعمل عليها. إذ تستند ملخصات الحسابات وإجابات المساعد إلى الملاحظات والاجتماعات والأنشطة الموجودة بالفعل على السجل.
كائنات مخصصة لبيانات GreenPro
تحتوي الكائنات المخصصة ما لا تستوعبه الحقول القياسية، وترتبط بالسجلات الأخرى مثل أي كائن مدمج. تحدد GreenPro الكائن وحقوله وكيفية ارتباطه بالحسابات وجهات الاتصال، ويتعامل معه الفريق بالطريقة نفسها التي يتعامل بها مع كل شيء آخر.
ولأن الكائنات المخصصة جزء من CRM، يمكن تصفية سجلاتها في العروض وربطها بالمهام والملاحظات واستخدامها في التقارير. فالبيانات التي كانت ستبقى في ملف منفصل تصبح جزءًا من النظام نفسه الذي يضم بقية العمل.
يمكن أن تكون حقول الكائن المخصص من أي نوع معتاد، من النصوص والأرقام إلى التواريخ والاختيارات، فيمكن فرز البيانات وجمعها وعرضها في مخططات. وإذا احتاجت GreenPro إلى تتبع شيء جديد، فإنها تضيف حقلًا أو كائنًا دون الحاجة إلى مطور.
وكغيرها من الحقول، يمكن أيضًا تعبئة حقول الكائن المخصص بالذكاء الاصطناعي. فالتعبئة التلقائية في PromptLab تستطيع احتساب حقل لكل سجل من البيانات الموجودة أصلًا في مساحة العمل، وفق تعليمات مكتوبة بكلمات بسيطة.
نظام CRM يناسب طبيعة العمل
لم تضطر GreenPro إلى الاختيار بين CRM جاهز للاستخدام وآخر يناسب طبيعة أعمالها. فالمهام والملاحظات تغطي العمل اليومي، والكائنات المخصصة تغطي ما يميّز الشركة.
ومع تغيّر العمل، يمكن أن تتغير البنية أيضًا. تُضاف الحقول والكائنات الجديدة عند الحاجة، فيواكب النظام الشركة لا العكس.
هذا الجمع بين البنية والمرونة هو ما جعل PromptLab مناسبًا. يعمل الفريق بالطريقة نفسها كل يوم، بينما يمكن أن يتغير الإعداد الكامن خلفها كلما تغيّر العمل.
