قصة Uzpolitex
منذ عام 2008، تنتج شركة Uzpolitex Holding أكياس AD*STAR من البولي بروبيلين ذات القاعدة المسطحة، بما في ذلك أكياس الصمام للإسمنت والأكياس المفتوحة من الأعلى. وAD*STAR كيس صندوقي الشكل واسع الاستخدام ومعروف بمقاومته للتمزق، وتصف الشركة نفسها بأنها من أبرز منتجي أكياس البولي بروبيلين في المنطقة.
تدير الشركة الدورة الكاملة، من الخيوط والنسيج حتى الكيس الجاهز، على معدات من Starlinger (النمسا) وBSW (ألمانيا)، ويضم فريقها خبراء دوليين. وتتولى الطلبات المعقدة المصنّعة وفق المتطلبات الخاصة بكل عميل، وتبيع في أوزبكستان والدول المجاورة.
بالنسبة لمنتجي الإسمنت، يشكّل الكيس جزءًا من المعادلة الاقتصادية. فأكياس الصمام AD*STAR تناسب آلات التحميل على المنصات اليدوية والآلية، وشكلها المستطيل يوفر مساحة التخزين، وتتحمل التعامل الخشن والرطوبة والمطر. وتسلّم Uzpolitex بمركباتها الخاصة وعبر شركات النقل، وتشحن بالسكك الحديدية والنقل المائي.
عملاؤها هم المصنّعون الذين يعبّئون هذه الأكياس، وفي مقدمتهم منتجو الإسمنت، الذين يمثّل التغليف لديهم حاجة دائمة وبكميات كبيرة. ويكتسب التوريد الموثوق والجودة الثابتة أهمية توازي أهمية السعر.
طلبات لكل منها تفاصيلها
تُصنع الأكياس وفق متطلبات كل عميل، ولذلك يحمل كل طلب تفاصيله الخاصة: نوع الكيس وحجمه والنسيج والطباعة والكمية. وقد يطلب منتجان للإسمنت ما يبدو الكيس نفسه، لكن مواصفاتهما تختلف كثيرًا.
يجب أن تكون هذه التفاصيل صحيحة من أول محادثة حتى التسليم. فقراءة خاطئة للحجم أو ملف طباعة قديم يعنيان أكياسًا غير صالحة للاستخدام، وفي الإنتاج بالدورة الكاملة ينتقل هذا الخطأ من الخيوط حتى الكيس الجاهز.
وتعتمد الطلبات المتكررة على التفاصيل نفسها. فالعميل الذي يعيد الطلب يتوقع الكيس ذاته الذي حصل عليه سابقًا، لذا يجب أن يسهل العثور على مواصفات كل طلب سابق. ومع وجود عملاء في أكثر من دولة، ترتبط هذه التفاصيل أيضًا بمسارات تسليم مختلفة، من الطرق البرية إلى السكك الحديدية والنقل المائي، ولكل منها ترتيباته الخاصة التي ينبغي تسجيلها.
جداول تعمل بمعزل عن غيرها
مثل كثير من المصنّعين، تحتفظ Uzpolitex ببيانات عملها في Google Sheets. فالجداول مألوفة ومرنة، والفريق يعرفها جيدًا. ولم يكن استبدالها هدفًا في أي وقت.
المشكلة فيما يحدث حولها. فعندما تكون تفاصيل العملاء والطلبات في جداول منفصلة، قد يتطلب السؤال عن عميل واحد فتح عدة جداول، ونقل البيانات من جدول إلى عرض سعر أو تقرير يعني إعادة كتابتها. وكل نسخة فرصة لوقوع خطأ، وكل تحديث يجب إجراؤه في أكثر من مكان.
كما تبقى الجداول بمعزل عن بقية عملية المبيعات. فالمحادثات وعروض الأسعار والمتابعات تجري في مكان آخر، ولذلك لا تجتمع قصة العميل الكاملة في مكان واحد. احتاجت Uzpolitex إلى طريقة تبقي بها جداولها وتربطها ببقية الأدوات، لتُستخدم البيانات الموجودة فيها دون نسخها.
لحظة PromptLab
لم ترغب Uzpolitex في إجبار فريقها على التخلي عن أدوات تعمل جيدًا، بل أرادت ربطها ببقية عملية المبيعات. وهذا ما يفعله تكامل Google Sheets في PromptLab: تختار جدولًا لتراقبه PromptLab، فتنتقل صفوفه إلى CRM.
وبدلًا من البدء من الصفر في أداة جديدة، ربطت Uzpolitex جداول Google Sheets التي تستخدمها بالفعل بـ PromptLab. إنها طريقة عملية للبدء. فالفريق لا يحتاج إلى تعلّم طريقة جديدة لحفظ بياناته قبل أن يلمس أي فائدة، ويعمل الربط مع البيانات كما هي. وتصبح بقية إمكانات PromptLab متاحة فوق البيانات نفسها: الحسابات وجهات الاتصال، وعروض الأسعار وأوامر البيع، والمهام والتقارير.
كيف تستخدم Uzpolitex منصة PromptLab
بالنسبة لـ Uzpolitex، تعمل PromptLab فوق الجداول التي يستخدمها الفريق بالفعل. وينقسم العمل إلى ثلاثة أجزاء.
يبني كل جزء على الذي قبله. فالجداول توفر البيانات، وعروض الأسعار والطلبات تستخدمها، والتقارير تعرضها وتحللها.
ربط Google Sheets
تُربط الجداول بـ PromptLab وتتحول صفوفها إلى سجلات، فلا يُنسخ شيء يدويًا. ويواصل الفريق العمل في الجداول التي يعرفها، وتصل البيانات إلى CRM دون أن يعيد أحد كتابتها.
وبمجرد أن تصبح الصفوف سجلات، يمكن البحث فيها وتصفيتها وربطها بالحسابات وجهات الاتصال. وتظهر تفاصيل العميل من الجدول بجانب المحادثات وعروض الأسعار والمهام الخاصة به.
يستمر الربط بالعمل بعد الاستيراد الأول. فعند إضافة صفوف جديدة إلى جدول مراقَب، تصل إلى PromptLab أيضًا، فيواكب CRM الجداول دون خطوة منفصلة.
يمكن بعد ذلك إضافة المهام والملاحظات إليها. فمتابعة مع عميل أو ملاحظة من مكالمة تُحفظ في السجل نفسه الذي يضم البيانات القادمة من الجدول.
عروض الأسعار للحقائب المصنّعة حسب الطلب
يمكن لعروض الأسعار الخاصة بالحقائب المصنّعة وفق متطلبات كل عميل أن تعتمد على بيانات العملاء والطلبات نفسها. توفّر المنتجات وقوائم الأسعار في PromptLab الأسعار، ويرتبط عرض السعر بصفقة العميل.
عند موافقة العميل، يُنشأ أمر البيع من السجل نفسه بالمنتجات والكميات ذاتها. وتنتقل التفاصيل المتفق عليها في البداية إلى الطلب دون الحاجة إلى إعادة كتابتها.
تعرض عروض الأسعار في PromptLab تكلفة الوحدة بجانب سعر الوحدة في كل بند، مع أي تكاليف إضافية مثل الشحن. وبالنسبة للمنتج المصنّع حسب الطلب، يسهّل ذلك رؤية هامش الربح في كل طلب قبل إرسال عرض السعر.
تقارير من المصدر مباشرة
يمكن لتقارير المبيعات قراءة البيانات المتصلة مباشرة، بدلًا من جدول بيانات يُدمج يدويًا. يجمّع منشئ التقارير السجلات ويصفّيها حسب العميل أو المنتج أو الفترة، ويمكن وضع التقارير المحفوظة على لوحة معلومات مشتركة.
ولأن البيانات تأتي من الجداول التي يحدّثها الفريق باستمرار، تكون التقارير محدّثة أيضًا. ولا يحتاج أحد إلى إعداد ملف منفصل قبل أي مراجعة.
يمكن للتقارير أن تبيّن أنواع الأكياس الأكثر مبيعًا، والعملاء الأكثر تكرارًا للطلب، وكيف تتغير المبيعات بمرور الوقت. وتأتي كل إجابة من السجلات نفسها، فيرى الأشخاص المختلفون النتيجة نفسها عند النظر في السؤال نفسه. كما يستطيع المديرون متابعة مسار المبيعات في المكان نفسه، من أول عرض سعر إلى الطلب، فتشمل المراجعة ما تم بيعه وما لا يزال قيد التنفيذ.
أدوات مألوفة، ومتصلة
تبيّن تجربة Uzpolitex أن الانتقال إلى CRM لا يعني التخلي عمّا يعمل بالفعل. فالجداول تبقى، وتربطها PromptLab بعروض الأسعار والطلبات والتقارير.
مع خدمة الشركة لمزيد من العملاء في أوزبكستان والدول المجاورة، يصبح كل صف جديد في جدول متصل جزءًا من النظام نفسه. يحافظ الفريق على عاداته، وتحصل الشركة على مكان واحد لرؤية عملائها وطلباتها.
تتوفر عمليات ربط أخرى عندما يرغب الفريق بها. إذ يمكن لرسائل العملاء على WhatsApp وTelegram، وهما القناتان اللتان تقدمهما Uzpolitex لعملائها أصلًا، أن تصل إلى صندوق الوارد المشترك في PromptLab وتُسجَّل على الحساب المناسب، بجانب بيانات الجداول.
إنها طريقة تدريجية لاعتماد CRM. فكل ربط جديد يضيف إلى السجلات نفسها، ويقرر الفريق مدى التوسع وسرعته.
