قصة RIPO
تعمل RIPO في السوق الدولية منذ عام 2001، وتصنّع كابلات الأزواج الملتوية والكابلات المحورية وكابلات المراقبة CCTV ومكونات الكابلات المهيكلة وأدوات التركيب. تضم تشكيلتها أكثر من 500 صنف، وتُطرح خطوط الكابلات والتمديدات في أربع فئات: Premium وStandard وPlus وRIPO الأساسية.
يقع مقرها الرئيسي في قوانغدونغ بالصين، وتنتج في الصين والفلبين وبنغلاديش، وتشحن إلى مصر وتركيا والولايات المتحدة والفلبين والهند وروسيا وبنغلاديش وأوزبكستان. ودخلت السوق الروسية عام 2008.
إلى جانب الكابلات والمكونات، تنتج المجموعة أيضًا معدات لتصنيع كابلات التيار المنخفض وعناصر الكابلات المهيكلة، ومعدات لصنع المنتجات الطبية ذات الاستخدام الواحد. فهي مصنّع يبيع للمصنّعين والمركّبين والموزّعين في أسواق شديدة التنوع.
هذا الاتساع هو نقطة قوة RIPO وتحديها في آن واحد. فقد يشتري موزّع في سوق ما كابلات من فئة واحدة في الغالب، بينما يطلب شريك في سوق أخرى مكونات وأدوات من عدة فئات، ويتوقع كل منهما أسعارًا دقيقة وردودًا سريعة. وقلّما تجمع شركة بين قائمة منتجات طويلة كهذه وانتشار جغرافي واسع كهذا، ولذلك فإن أعمال المبيعات الناتجة عنها تتسم بتفاصيل كثيرة.
كتالوج ضخم وأسعار متعددة
قد يكون لكل سوق ولكل موزّع أسعاره الخاصة. فالعملة والشحن والكميات والمنافسة المحلية كلها تحدد ما يدفعه مشترٍ في بلد مقارنة بمشترٍ في بلد آخر، ولكل فئة سعرها الخاص.
ومع مئات الأصناف في عدة فئات، يسهل أن يُقدَّم عرض سعر بسعر قديم عندما تُحفظ الأسعار في ملفات. فعلى مندوب المبيعات أن يجد الملف الصحيح، ويتأكد أنه أحدث إصدار، وينقل الأرقام يدويًا إلى عرض السعر، وقد يكلّف سطر واحد خاطئ هامش الربح أو المصداقية.
ثم يجب إعادة كتابة البيانات نفسها عند إنشاء الطلب. وكل نسخة فرصة لخطأ، وكل خطأ يجب أن يكتشفه شخص ما ويصححه.
وبالنسبة إلى مصنّع لديه إنتاج في ثلاث دول، فإن ضبط الأسعار هدف متحرك. فالتكاليف تختلف من موقع إلى آخر، والتشكيلة تتغير، وتُضاف أصناف جديدة، ويجب أن يصل كل تغيير إلى كل ملف يذكر السعر.
موزّعون في ثماني أسواق
تبيع RIPO عبر موزّعين وشركاء في أسواق متباعدة. وإبقاؤهم على اطلاع بالخطوط الجديدة والتغييرات في التشكيلة وتحديثات الأسعار جزء من العمل، ولا يمكن التوسع فيه عبر إرسال بريد إلكتروني واحد في كل مرة.
والردود على تلك الرسائل لا تقل أهمية. فعندما يطرح موزّع سؤالًا أو يقدّم طلبًا ردًا على ذلك، يجب أن تصل الإجابة إلى الشخص المناسب وتُحفظ في الحساب الصحيح، بدلًا من أن تضيع في صندوق وارد واحد.
وبدون نظام مشترك يتشتت تاريخ علاقة كل موزّع. فما عُرض وما طُلب وما وُعد به موجود في أماكن مختلفة، وتتوقف الصورة الكاملة على الشخص الذي تسأله.
لحظة PromptLab
بالنسبة إلى شركة بكتالوج بهذا الحجم، نقطة البداية هي بيانات المنتجات نفسها. فقد بُني PromptLab لموردي المنتجات المادية، وتأتي فيه المنتجات وقوائم الأسعار وعروض الأسعار وأوامر البيع جزءًا من CRM لا إضافات خارجية، مع حملات بريد إلكتروني تُرسل من النظام نفسه.
عند وضع المنتجات وقوائم الأسعار في PromptLab، يبدأ عرض السعر من الصنف الصحيح بالسعر الحالي، وتنتقل البيانات نفسها إلى الطلب. وكان الهدف مصدرًا واحدًا لما تبيعه RIPO وبأي سعر. فعندما يصبح الكتالوج وقوائم الأسعار في مكان واحد، يمكن لكل عرض سعر وطلب وحملة الاستفادة منهما، ويسري التغيير الذي يُجرى مرة واحدة في كل مكان. كما يعني ذلك نظامًا واحدًا للبيع والتواصل معًا. فالحملات وعروض الأسعار والطلبات تشترك في الحسابات وجهات الاتصال نفسها، لتظهر علاقة الموزّع الكاملة مع RIPO في مكان واحد.
كيف تستخدم RIPO نظام PromptLab
تستخدم RIPO نظام PromptLab على امتداد المسار من الكتالوج إلى الطلب، وللبقاء على تواصل مع موزّعيها. وينقسم العمل إلى ثلاثة أجزاء. يعتمد كل جزء على الكتالوج نفسه وقوائم الأسعار نفسها والحسابات نفسها، فتُدخل البيانات مرة واحدة وتُستخدم في كل مكان.
قوائم الأسعار وعروض الأسعار والطلبات
تجتمع المنتجات وقوائم الأسعار وأوامر البيع في مكان واحد، فيتحول عرض السعر المقبول إلى أمر بيع دون إعادة كتابة. ويمكن الاحتفاظ بقائمة أسعار لكل سوق أو شريحة عملاء، ولا يعرض عرض السعر المرتبط بها إلا المنتجات والأسعار السارية.
يعرض كل سطر في عرض السعر تكلفة الوحدة بجانب سعر الوحدة، فيظهر هامش الربح أثناء إعداد العرض. وعندما يوافق المشتري، يحمل أمر البيع المنتجات والكميات والشروط نفسها، ويمكن إنشاء الفاتورة من السجل نفسه.
تنتقل عروض الأسعار عبر حالات واضحة، من مسودة إلى قيد الانتظار إلى معتمد، فيرى الفريق العروض التي لا يزال العمل جاريًا عليها وتلك التي تنتظر المشتري. ويبقى كل عرض سعر مرتبطًا بصفقته، حيث يمكن العثور عليه دون بحث.
حملات للموزّعين
تصل خطوط المنتجات الجديدة وتحديثات الأسعار إلى الموزّعين في شكل حملات بريد إلكتروني، وتصل الردود إلى حساب الموزّع. تُرسل الحملة إلى قائمة مختارة من جهات الاتصال، ويستطيع الفريق معرفة من أُرسلت إليه الرسالة ومن ردّ وماذا قال.
ولأن الردود تصل إلى PromptLab، يُجاب عن سؤال الموزّع حول فئة جديدة مع الاطلاع على تاريخ الحساب. وتستمر المحادثة التي بدأتها حملة على السجل مثل أي محادثة أخرى.
كما تُبقي الحملات RIPO حاضرة لدى موزّعين لا يمكنها الاتصال بهم كل أسبوع. فيصل تحديث دوري عن التشكيلة إلى القائمة كلها، بينما يركّز الفريق وقته على الشركاء الأكثر حاجة إليه.
ويمكن أيضًا تشغيل الحملة كتسلسل، تُرسل فيه رسائل متابعة إلى جهات الاتصال التي لم تردّ بعد. ومن يردّ يخرج من التسلسل، فلا يتلقى أحد تذكيرًا بعد أن أجاب بالفعل.
المبيعات حسب السوق
تقسّم التقارير المبيعات حسب البلد وحسب فئة المنتج. وتُعدّ أوامر البيع أحد مصادر البيانات التي يقرأ منها منشئ التقارير، لذا يمكن تجميع الأرقام حسب السوق أو الفئة أو الفترة دون تصدير أي شيء.
توضع التقارير المحفوظة على لوحات معلومات مشتركة، حيث يرى الفريق الأرقام نفسها. وتصبح مقارنة الأسواق أو الفئات مسألة فتح تقرير بدلًا من إعداد جدول بيانات.
وتفيد التقارير نفسها في التخطيط أيضًا. فمعرفة الفئات الأكثر مبيعًا في كل سوق تبيّن الخطوط التي ينبغي الترويج لها في كل سوق، والموزّعين الذين يجب التركيز عليهم عند جاهزية منتج جديد. وتضيف تقارير عروض الأسعار زاوية أخرى، إذ تُظهر عدد العروض المفتوحة في كل سوق وعدد ما يتحول منها إلى أوامر.
كتالوج واحد لكل الأسواق
تواصل مجموعة منتجات RIPO ونطاق انتشارها النمو، ويضيف كل صنف أو سوق جديد أسعارًا يجب إبقاؤها محدّثة. ومع وجود الكتالوج وقوائم الأسعار في نظام واحد، يُجرى التغيير مرة واحدة وتعتمده كل عروض الأسعار اللاحقة.
تعتمد عروض الأسعار وأوامر البيع ومحادثات الموزّعين على البيانات نفسها، وتقرأها التقارير حسب السوق والفئة. وهذا يمنح مصنّعًا يبيع في ثماني دول مكانًا واحدًا يرى فيه ما يبيعه وأين وبأي سعر.
وتنسجم الأسواق الجديدة مع النموذج نفسه. فقائمة أسعار جديدة وقائمة موزّعين جديدة مع الكتالوج نفسه هي كل ما يلزم لبدء إصدار عروض الأسعار في بلد آخر.
