प्रोडक्ट सैंपल को अनुरोध से ऑर्डर तक कैसे ट्रैक करें

प्रोडक्ट सैंपल को अच्छी तरह ट्रैक करने के लिए हर सैंपल को उसका अपना रिकॉर्ड दें, जिसमें प्रोडक्ट, मात्रा, कॉन्टैक्ट, पता, तारीखें और स्टेटस हो, और तब तक उसे फ़ॉलो करें जब तक ग्राहक नतीजा न बता दे। फिर उस नतीजे पर डील में कार्रवाई करें: कोटेशन, दूसरा सैंपल या दर्ज किया हुआ ना। जो सैंपल आप देख नहीं सकते वह ऐसी लागत है जिसे आप वसूल नहीं सकते।

सैंपल केमिकल, कोटिंग्स, प्लास्टिक, इंग्रीडिएंट और पैकेजिंग बेचने की सबसे बड़ी लागतों में से हैं। इनमें स्टॉक, लैब का समय और फ़्रेट लगता है, और कई कभी टेस्ट ही नहीं होते। यह गाइड एक सरल प्रक्रिया देती है ताकि आप देख सकें कि हर सैंपल कहाँ है, ग्राहक से नतीजे के लिए पूछ सकें, और जान सकें कि कौन से सैंपल ऑर्डर में बदलते हैं।

सैंपल पैसा कैसे बहा देते हैं

सैंपल की एक आम समस्या के चार कारण हैं। अनुरोध ईमेल, WhatsApp और शो में आते हैं, इसलिए किसी के पास पूरी सूची नहीं होती। किसी को नहीं पता कि कौन से सैंपल भेजे गए। ग्राहक पूछे बिना नतीजे नहीं बताते। और एक ही ग्राहक को एक ही ग्रेड के तीन सैंपल मिल जाते हैं क्योंकि पिछला भुला दिया गया।

मान लीजिए आपकी टीम हर महीने औसतन $60 प्रति सैंपल की लागत से 30 सैंपल भेजती है। यह माल और फ़्रेट में $1,800 प्रति माह है। अगर आप नहीं बता सकते कि कौन से ऑर्डर तक पहुँचे, तो आप नहीं बता सकते कि वह पैसा काम कर रहा है या नहीं।

हर सैंपल पर क्या दर्ज करें

रिकॉर्ड को छोटा और पूरा रखें। ये फ़ील्ड न्यूनतम हैं:

• अकाउंट और कॉन्टैक्ट: किसने माँगा, और कौन टेस्ट करेगा
• प्रोडक्ट और ग्रेड: सटीक कोड, ज़रूरत हो तो बैच समेत
• मात्रा और यूनिट: "500 g" और "5 kg" अलग फ़ैसले हैं
• शिपिंग पता: कहाँ जाएगा, अक्सर हेड ऑफ़िस नहीं
• तारीखें: अनुरोध, भेजने और डिलीवरी की
• ट्रैकिंग नंबर: ताकि किसी को वेयरहाउस से पूछना न पड़े
• वह डील जिससे यह जुड़ा है: ताकि नतीजा पाइपलाइन को आगे बढ़ाए
• टेस्ट का नतीजा और नोट: ग्राहक ने क्या पाया

सैंपल का जीवन-चक्र

साफ़ स्टेटस इस्तेमाल करें ताकि कोई भी सेल्सपर्सन एक सेकंड में हालत पढ़ सके।

चरण-दर-चरण: प्रक्रिया चलाएँ

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   अनुरोध आते ही उसे दर्ज करें

   जब आप ईमेल या मैसेज पढ़ ही रहे हों, तभी सैंपल रिकॉर्ड बना दें। अगर वह दोपहर तक टलता है, तो अगले हफ़्ते तक टलता है।

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   खरीदार के साथ विवरण की पुष्टि करें

   ग्रेड, मात्रा और डिलीवरी का पता जाँचें, और पूछें कि कौन टेस्ट करेगा और पास का मतलब क्या है। जवाब आपके फ़ॉलो-अप को आकार देता है।

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   इसे डील से जोड़ें

   बिना डील का सैंपल उपहार है। सैंपल को डील पर नोट करें, और जब वह भेजा जाए तो डील को "सैंपल भेजा" पर ले जाएँ। B2B सेल्स पाइपलाइन कैसे बनाएँ देखें।

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   भेजने पर ट्रैकिंग नंबर जोड़ें

   स्टेटस को sent, फिर in transit करें। ग्राहक को ट्रैकिंग नंबर और पहुँचने की अपेक्षित तारीख बताएँ।

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   डिलीवरी जाँचें और टेस्ट की तारीख तय करें

   अपेक्षित डिलीवरी के दो दिन बाद पूछें कि क्या वह पहुँचा और वे कब टेस्ट करेंगे। तारीख को किसी टास्क में डालें।

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   नतीजे के लिए विनम्रता से और तय कार्यक्रम पर पूछें

   दो हफ़्ते पर पूछें, फिर चार पर। सैंपल फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट हर स्टेज के लिए शब्द देते हैं।

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   नतीजा दर्ज करें और उस पर कार्रवाई करें

   सकारात्मक: कोटेशन भेजें। शर्तों के साथ: शर्त दर्ज करें, जैसे अलग विस्कोसिटी, और टास्क बनाएँ। नकारात्मक: कारण दर्ज करें, और तय करें कि वैकल्पिक ग्रेड देना है या नहीं।

ट्रैक करने लायक मेट्रिक

आपको बहुत सारे नहीं चाहिए। चार काफ़ी हैं:

• प्रति माह भेजे गए सैंपल, प्रोडक्ट के हिसाब से
• अनुरोध से भेजे जाने तक के दिन
• डिलीवर हुए सैंपल का वह हिस्सा जिनका नतीजा दर्ज है
• वे सैंपल जो कोटेशन तक पहुँचे, और फिर ऑर्डर तक

आख़िरी मेट्रिक आपका सैंपल रिटर्न है। मान लीजिए एक तिमाही में 40 सैंपल से 6 ऑर्डर आए। तब आपको पता है कि कहाँ देखना है: क्या ग़लत ग्राहकों को सैंपल मिल रहे हैं, या फ़ॉलो-अप बहुत धीमा है? अगला फ़ासला भरने के लिए इसे कोटेशन से ऑर्डर तक की गति कैसे बढ़ाएँ के साथ जोड़ें।

PromptLab कैसे मदद करता है

PromptLab के हर प्लान में Samples मॉड्यूल है। हर रिकॉर्ड में अकाउंट, कॉन्टैक्ट, प्रोडक्ट, मात्रा, शिपिंग पता, ट्रैकिंग नंबर और अनुरोध, भेजने व डिलीवरी की तारीखें होती हैं। स्टेटस Requested, Preparing, Sent और In Transit से होकर Delivered और Under Evaluation तक जाता है, और Result: Positive, Negative या Conditional पर ख़त्म होता है, ग्राहक के नोट के लिए जगह के साथ।

क्योंकि सैंपल एक अकाउंट का होता है, आप उसे उस ग्राहक के ईमेल, मीटिंग और कोटेशन के बगल में देखते हैं। डील का स्टेज बदलने पर वर्कफ़्लो टास्क बना सकता है, इसलिए डिलीवरी की जाँच याददाश्त पर निर्भर नहीं रहती।

जब नतीजा सकारात्मक हो, तो आप कोटेशन बनाकर डील से जोड़ते हैं, हर लाइन पर मार्जिन दिखता हुआ। कोटेशन और सैंपल पेज पूरा फ़्लो दिखाता है। साझा Inbox सैंपल के बारे में ईमेल, WhatsApp और Telegram संदेश उसी अकाउंट पर रखता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सैंपल मैनेजमेंट क्या है?

सैंपल मैनेजमेंट आपके भेजे हर प्रोडक्ट सैंपल को दर्ज करना और फ़ॉलो करना है: किसने माँगा, क्या भेजा गया, कब पहुँचा और ग्राहक ने क्या पाया। सैंपल मैनेजमेंट की शब्दावली एंट्री में इस शब्द की पूरी जानकारी है।

CRM में प्रोडक्ट सैंपल कैसे ट्रैक करूँ?

हर शिपमेंट के लिए उसके अकाउंट और कॉन्टैक्ट के साथ सैंपल रिकॉर्ड बनाएँ, उसे डील पर नोट करें, और आगे बढ़ने पर उसका स्टेटस अपडेट करें। नतीजा आने पर ग्राहक का नतीजा दर्ज करें। इसे CRM में करने से सैंपल आपके कोटेशन और ईमेल के बगल में रहते हैं।

सैंपल के नतीजे के लिए पूछने से पहले कितना इंतज़ार करूँ?

पहुँचने की पुष्टि के लिए डिलीवरी के दो दिन बाद, फिर दो हफ़्ते पर और चार पर दोबारा। टेस्टिंग का समय इंडस्ट्री के हिसाब से अलग होता है, इसलिए शुरू में ग्राहक से उनकी तारीख पूछें और उसे इस्तेमाल करें।

क्या सैंपल के लिए शुल्क लेना चाहिए?

यह आपके कारोबार और लागत पर निर्भर है। कई सप्लायर छोटे सैंपल मुफ़्त देते हैं और बड़े सैंपल या तेज़ फ़्रेट के लिए शुल्क लेते हैं। जो भी चुनें, हर सैंपल की लागत का रिकॉर्ड रखें ताकि उसकी तुलना उससे मिले ऑर्डर से कर सकें।

शर्तों वाले सैंपल के नतीजे का क्या करूँ?

सटीक शर्त दर्ज करें, जैसे कम विस्कोसिटी या अलग पैक साइज़, और उसका जवाब देने के लिए टास्क बनाएँ। संशोधित ग्रेड या दूसरा सैंपल दें, और उसे उसी अकाउंट पर दर्ज करें ताकि इतिहास साथ रहे।