सैंपल फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट
केमिकल, कोटिंग्स और प्लास्टिक के सेल्सपर्सन के लिए नौ सैंपल फ़ॉलो-अप ईमेल: भेजा गया, पहुँचा, फ़ीडबैक का अनुरोध, ट्रायल के नतीजे और कोटेशन की ओर बढ़ना।
PromptLab टीम द्वारा6 अक्टूबर 20265 मिनट में पढ़ें
प्रोडक्ट सेल्स में सैंपल वह जगह है जहाँ डील जीती जाती है या चुपचाप हार जाती है। खरीदार को डिब्बा, थैला या रोल मिलता है, वह समय मिलने पर उसे टेस्ट करता है, और अक्सर कुछ नहीं कहता। आपका फ़ॉलो-अप ही शेल्फ़ पर रखे पार्सल को ट्रायल के नतीजों में, और ट्रायल के नतीजों को कोटेशन में बदलता है।
ये टेम्पलेट सैंपल के शिप होने के दिन से लेकर कीमत पर बात करने तक का साथ देते हैं। इन्हें क्रम से भेजिए, और हर एक को कुछ पंक्तियों का रखिए। इनके पीछे की प्रक्रिया के लिए रिक्वेस्ट से ऑर्डर तक प्रोडक्ट सैंपल कैसे ट्रैक करें और सैंपल मैनेजमेंट क्या है पढ़ें।
जब सैंपल शिप हो
विषय: आपका [प्रोडक्ट] सैंपल रास्ते में है
नमस्कार [पहला नाम] जी, आपका [प्रोडक्ट] का सैंपल, [पैकेजिंग] में [साइज़], आज [कूरियर] के साथ हमारे वेयरहाउस से रवाना हुआ। ट्रैकिंग नंबर: [नंबर]। यह [तारीख़] तक पहुँच जाना चाहिए। मैंने [TDS या SDS] संलग्न की है। आपके ट्रायल के लिए हम सुझाते हैं [संक्षिप्त हैंडलिंग या डोज़ेज टिप]। शुरू करने से पहले कुछ अस्पष्ट हो, तो मुझे [फ़ोन] पर कॉल कीजिए। [आपका नाम]
इसे उसी दिन इस्तेमाल करें जिस दिन पार्सल निकले। हैंडलिंग नोट शामिल करें ताकि ट्रायल सही ढंग से शुरू हो।
विषय: आपके [प्रोडक्ट] सैंपल का अपडेट
नमस्कार [पहला नाम] जी, एक छोटा अपडेट: आपका सैंपल [कारण, जैसे कस्टम्स में रुकावट या बैच रिलीज़] की वजह से रुक गया है। नई पहुँच तारीख़ [तारीख़] है। इंतज़ार के लिए क्षमा करें। अगर आपकी ट्रायल की तारीख़ खिसक गई है, तो मुझे बताइए और मैं उसके हिसाब से योजना बनाऊँगा। [आपका नाम]
जैसे ही पता चले, इसे इस्तेमाल करें। चुप्पी बुरी ख़बर से भी बुरी है।
जब सैंपल पहुँच जाए
विषय: क्या [प्रोडक्ट] सैंपल अच्छी हालत में पहुँचा?
नमस्कार [पहला नाम] जी, कूरियर के अनुसार आपका [प्रोडक्ट] सैंपल [तारीख़] को डिलीवर हो चुका है। क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि वह सही-सलामत पहुँचा, और लेबल तथा बैच नंबर [बैच नंबर] पढ़ने लायक़ हैं? आप ट्रायल कब शुरू करने की योजना बना रहे हैं? मैं तब दोबारा पूछूँगा। [आपका नाम]
इसे डिलीवरी के दो कार्य-दिवस बाद इस्तेमाल करें। जवाब आपको ट्रायल की शुरुआत की तारीख़ देता है।
विषय: आपके [प्रोडक्ट] ट्रायल की तैयारी
नमस्कार [पहला नाम] जी, अगर उपयोगी हो, तो मैं आपके पहले ट्रायल रन में फ़ोन पर जुड़ सकता हूँ या [प्रक्रिया] के लिए एक पन्ने की गाइड भेज सकता हूँ। पहले ट्रायल अक्सर [आम समस्या, जैसे मिलाने का क्रम या स्टोरेज तापमान] पर गड़बड़ होते हैं, और इससे बचना आसान है। क्या आप चाहेंगे कि मैं यह तय कर दूँ? [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब खरीदार आपके प्रोडक्ट के लिए नया हो या एप्लीकेशन तकनीकी हो।
फ़ीडबैक माँगना
विषय: [प्रोडक्ट] का ट्रायल कैसा रहा?
नमस्कार [पहला नाम] जी, आपका सैंपल पहुँचे दो हफ़्ते हो गए हैं, इसलिए मैं पूछना चाहता था कि ट्रायल कैसा चल रहा है। तीन छोटे सवाल: 1. क्या आपने इसे चलाया? अगर नहीं, तो क्या चीज़ रोक रही है? 2. [मुख्य गुण] पर इसका प्रदर्शन कैसा रहा? 3. बड़े ऑर्डर से पहले आपको क्या देखना होगा? एक-दो पंक्तियाँ काफ़ी हैं। [आपका नाम]
इसे डिलीवरी के दो हफ़्ते बाद इस्तेमाल करें, या अगर ट्रायल छोटा था तो जल्दी।
विषय: [प्रोडक्ट] के लैब नतीजे, बैच [बैच नंबर]
नमस्कार [पहला नाम] जी, अगर आपकी लैब ने बैच [बैच नंबर] की जाँच पूरी कर ली है, तो क्या आप नतीजे साझा कर सकते हैं, अधूरे ही सही? मुझे ख़ासकर [गुण 1] और [गुण 2] में दिलचस्पी है। अगर कोई मान आपके स्पेक से बाहर आता है, तो मुझे बताइए कि कौन सा। हमारी तकनीकी टीम अक्सर कोई समायोजन सुझा सकती है। [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब खरीदार के पास QC लैब और लिखित स्पेक हो।
ट्रायल के बाद
विषय: आपके [प्रोडक्ट] ट्रायल के बाद अगला कदम
नमस्कार [पहला नाम] जी, यह जानकर अच्छा लगा कि ट्रायल आपकी ज़रूरतों पर खरा उतरा। अगला कदम कोटेशन है, और उसे तैयार करने के लिए मुझे आपकी अपेक्षित सालाना मात्रा, पैक साइज़ और डिलीवरी का पता चाहिए। ये मिलते ही मैं [समय] के भीतर कोटेशन भेज दूँगा, प्राइस ब्रेक के साथ ताकि आप देख सकें कि मात्रा से कीमत कैसे बदलती है। [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जैसे ही सकारात्मक फ़ीडबैक आए। कोटेशन के बाद क्या भेजना है, इसके लिए हमारे कोटेशन फ़ॉलो-अप टेम्पलेट देखें।
विषय: Re: [प्रोडक्ट] ट्रायल के नतीजे
नमस्कार [पहला नाम] जी, नतीजे साझा करने के लिए धन्यवाद। [गुण] आपके लक्ष्य [लक्ष्य] के मुक़ाबले [मान] रहा, इसलिए मैं समझता हूँ कि यह इस रूप में काम नहीं करता। मैं [वैकल्पिक ग्रेड या समायोजित फ़ॉर्मूलेशन] का दूसरा सैंपल भेजना चाहूँगा, जो ठीक उसी बिंदु को ध्यान में रखकर बना है। क्या मैं उसे उसी पते पर भेज दूँ? [आपका नाम]
इसे असफल ट्रायल के बाद इस्तेमाल करें। दूसरा, बेहतर मेल खाने वाला सैंपल भी डील बचा सकता है।
विषय: क्या मैं आपका [प्रोडक्ट] सैंपल रिक्वेस्ट बंद कर दूँ?
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैंने आपको [तारीख़] को [प्रोडक्ट] का सैंपल भेजा था और सुना नहीं कि कैसा रहा। मैं बार-बार पीछे नहीं पड़ना चाहता, इसलिए जब तक आप कुछ और न कहें, मैं अपनी तरफ़ से यह रिक्वेस्ट बंद कर दूँगा। अगर ट्रायल की योजना अब भी है, तो बताइए कब, और मैं तब दोबारा पूछूँगा। [आपका नाम]
इसे आख़िरी कोशिश के रूप में इस्तेमाल करें। फिर नतीजा और कारण दर्ज करें।
उन्हें अपने हिसाब से कैसे ढालें
सैंपल स्वभाव से व्यक्तिगत होते हैं, इसलिए ब्योरे पर ज़ोर दीजिए।
- बैच और साइज़ का ज़िक्र करें। "बैच [नंबर] की 5 किलो की बाल्टी" दिखाता है कि आपने उसे ट्रैक किया।
- उनकी प्रक्रिया का हवाला दें। स्टील पर कोटिंग टेस्ट करने वाले खरीदार को लकड़ी पर टेस्ट करने वाले से अलग सलाह चाहिए।
- हर ईमेल में एक सवाल पूछें। फ़ीडबैक का अनुरोध ही अकेला अपवाद है।
इन्हें अपने CRM से भेजें
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
सैंपल भेजने के बाद मुझे फ़ॉलो-अप कब करना चाहिए?
शिपिंग ईमेल उसी दिन भेजिए जब वह निकले, पहुँचने के दो दिन बाद डिलीवरी जाँच, और एक से दो हफ़्ते बाद फ़ीडबैक का अनुरोध। खरीदार के ट्रायल की लंबाई के हिसाब से बदलाव करें।
अगर खरीदार सैंपल के बारे में कभी जवाब न दे तो क्या कहूँ?
जवाब देना आसान बनाइए। एक छोटा सवाल पूछिए, ट्रायल में मदद की पेशकश कीजिए, और एक तारीख़ बताइए जिसके बाद आप रिक्वेस्ट बंद कर देंगे। साफ़ समय-सीमा अक्सर जवाब ले आती है।
सैंपल फ़ॉलो-अप ईमेल किसे भेजने चाहिए?
उस सेल्सपर्सन को जिसके पास अकाउंट है, भले ही पार्सल लैब या वेयरहाउस से भेजा जाए। खरीदार को रिक्वेस्ट से नतीजे तक एक ही व्यक्ति से सुनना चाहिए।
सफल सैंपल को ऑर्डर में कैसे बदलूँ?
तुरंत अपेक्षित मात्रा और डिलीवरी का ब्योरा माँगिए, फिर प्राइस ब्रेक के साथ कोटेशन भेजिए। खरीदार के माँगने का इंतज़ार न करें। हमारी सेल्स कोटेशन कैसे लिखें गाइड बताती है कि क्या शामिल करें।
क्या CRM सैंपल ट्रैक कर सकता है?
PromptLab करता है, हर प्लान में। हर सैंपल का स्टेटस Requested से अंतिम टेस्ट नतीजे तक चलता है, इसलिए आप एक नज़र में देख सकते हैं कि कौन से अब भी फ़ीडबैक का इंतज़ार कर रहे हैं।