ट्रेड शो के बाद फ़ॉलो-अप कैसे करें

ट्रेड शो का सबसे अच्छा फ़ॉलो-अप तेज़, खास और खरीदने की मंशा के हिसाब से छाँटा हुआ होता है। 48 घंटे के भीतर हर लीड को ऐसा संदेश मिलता है जो उस बातचीत का हवाला देता है जो असल में हुई थी। एक हफ़्ते के भीतर गंभीर लीड के पास सैंपल रास्ते में होता है या कैलेंडर में कॉल।

ज़्यादातर टीमें इसका उलटा करती हैं। वे कार्ड के डिब्बे और स्प्रेडशीट के साथ लौटती हैं, सबको एक जैसा ईमेल भेजती हैं, और दूसरे हफ़्ते तक सिरा खो देती हैं। अगर आप केमिकल, कोटिंग्स, प्लास्टिक, इंग्रीडिएंट या पैकेजिंग बेचते हैं, तो लीड तभी तक गरम रहती है जब तक खरीदार के यहाँ अगले सप्लायर की विज़िट नहीं हो जाती। यह गाइड दिखाती है कि स्टैंड पर हुई बातचीत को सैंपल, कोटेशन और ऑर्डर में कैसे बदलें।

ट्रेड शो की लीड ठंडी क्यों पड़ती हैं

एक शो तीन दिन में 40 बातचीत दे सकता है। जब तक आप अपनी डेस्क पर लौटते हैं, उनमें से छह ही अच्छी तरह याद रहती हैं। नोट कार्ड के पीछे, फ़ोन की फ़ोटो में या सेल्सपर्सन के दिमाग में होते हैं।

प्रोडक्ट के खरीदार भी समय-सारणी पर चलते हैं। जिस फ़ॉर्मूलेटर ने मंगलवार को सैंपल माँगा, वह जो भी पहले आएगा उसे टेस्ट करेगा। यहाँ चमक-दमक से ज़्यादा गति मायने रखती है।

चरण 1: स्टैंड पर सही विवरण कैप्चर करें

फ़ॉलो-अप की गुणवत्ता स्टैंड पर तय होती है, बाद में नहीं। फ़ील्ड का एक छोटा सेट तय करें जो हर सेल्सपर्सन हर लीड के लिए दर्ज करे, भले ही हर एक के लिए सिर्फ़ एक पंक्ति हो:

• जिस प्रोडक्ट या ग्रेड के बारे में उन्होंने पूछा
• उनका उपयोग और मोटे तौर पर सालाना मात्रा
• वे आगे क्या चाहते हैं: सैंपल, कोटेशन, कॉल या सिर्फ़ डेटा शीट
• फ़ैसले में और कौन शामिल है

चरण 2: हर लीड को एक दिन में CRM में लाएँ

सूची को एक हफ़्ते तक स्प्रेडशीट में न रहने दें। उसे शो के आख़िरी दिन की शाम या लौटने के बाद की सुबह लोड करें। PromptLab CSV और Excel से, या Google Drive में चुनी गई फ़ाइल से इंपोर्ट करता है, इसलिए बैज-स्कैनर का एक्सपोर्ट किसी भी फ़ॉर्मेट में सीधे अंदर चला जाता है।

डील के सोर्स फ़ील्ड में शो का नाम और साल डालें, और अगर आपके पास नहीं है तो उसे कस्टम फ़ील्ड के रूप में जोड़ें। वह एक एंट्री आपको बाद में हर शो लीड निकालने और यह देखने देती है कि कौन-सी लीड सैंपल, कोटेशन या ऑर्डर तक पहुँची। अगर लीड का LinkedIn प्रोफ़ाइल है, तो Chrome एक्सटेंशन उसे CRM में सेव कर देता है।

चरण 3: लीड को तीन स्तरों में छाँटें

हर लीड पर एक जैसी मेहनत की ज़रूरत नहीं होती। उन्हें इस आधार पर छाँटें कि उन्होंने क्या माँगा, इस आधार पर नहीं कि वे कितने मिलनसार थे।

मान लीजिए आप 40 लोगों से मिले: 8 स्तर A में, 16 स्तर B में और 16 स्तर C में आ सकते हैं। स्तर A आपके पहले हफ़्ते का लगभग पूरा समय ले लेता है।

चरण 4: ऐसा फ़ॉलो-अप भेजें जो साबित करे कि आपने सुना

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   48 घंटे के भीतर जवाब दें

   संदेश तब भेजें जब स्टैंड अभी ताज़ा है। प्रोडक्ट, उपयोग और उनकी कही एक बात का ज़िक्र करें। जो खरीदार अपने ही शब्द वापस पढ़ता है, वह जान जाता है कि किसी इंसान ने लिखा है।

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   एक उपयोगी चीज़ अटैच करें

   जिस ग्रेड के बारे में उन्होंने पूछा उसकी एक डेटा शीट, एक स्पेक शीट या एक सेफ़्टी डेटा शीट। पूरा कैटलॉग नहीं।

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   एक ही अगला कदम सुझाएँ

   "क्या मैं इस हफ़्ते ग्रेड X का 1 किलो सैंपल भेज दूँ?" तीन विकल्पों से बेहतर है। अगला कदम ऐसा रखें जिसमें हाँ कहना आसान हो।

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   उसे लीड पर दर्ज करें

   ईमेल, तारीख और वादा किया गया अगला कदम रिकॉर्ड पर जाते हैं, ताकि टीम में कोई भी देख सके कि क्या कहा गया।

कॉपी करने लायक तैयार शब्दों के लिए ट्रेड शो फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट इस्तेमाल करें। अगर खरीदार WhatsApp पसंद करता है, तो आप वहाँ जारी रख सकते हैं, और WhatsApp पर B2B खरीदारों को बेचने में बताया गया है कि कैसे।

चरण 5: सैंपल अनुरोध को ट्रैक किए गए सैंपल में बदलें

प्रोडक्ट बेचने वालों के लिए सैंपल ही असली कन्वर्ज़न इवेंट है। जिस दिन अनुरोध आए उसी दिन प्रोडक्ट, मात्रा, शिपिंग पते और कॉन्टैक्ट के साथ सैंपल रिकॉर्ड बनाएँ। फिर उसे ग्राहक के टेस्ट नतीजे तक फ़ॉलो करें। पूरी प्रक्रिया प्रोडक्ट सैंपल कैसे ट्रैक करें में है।

अपेक्षित डिलीवरी के अगले दिन के लिए एक टास्क रखें: "क्या सैंपल पहुँचा? आप इसे कब टेस्ट करेंगे?" कई डील उसी कॉल में तय होती हैं।

चरण 6: कॉल बुक करें और लीड को पाइपलाइन में डालें

स्तर A और B की हर लीड एक पाइपलाइन में डील बन जाती है, जिसका पहला स्टेज साफ़ हो। अगर आपने अभी तक अपने स्टेज नहीं बनाए हैं, तो B2B सेल्स पाइपलाइन कैसे बनाएँ से शुरू करें।

हर लीड को एक अगली कार्रवाई और तारीख दें। तारीख वाले टास्क के बिना लीड वह लीड है जिसे आप भूल जाएँगे। फिर चार हफ़्ते तक हफ़्ते में एक बार शो की लीड की साथ मिलकर समीक्षा करें।

PromptLab कैसे मदद करता है

हमने PromptLab उन टीमों के लिए बनाया जो फ़िज़िकल प्रोडक्ट बेचती हैं, ताकि शो की लीड को तीन टूल के बीच भटकना न पड़े। सूची इंपोर्ट करें, शो को सोर्स के रूप में दर्ज करें, और हर लीड पर अपनी पाइपलाइन में अकाउंट और डील के रूप में काम करें। Gmail, Outlook या आपके अपने मेल सर्वर से ईमेल कैप्चर जवाबों को अपने आप दर्ज करता है।

जब खरीदार सैंपल माँगता है, तो आप सैंपल रिकॉर्ड बनाते हैं और उसे Requested से Sent और Delivered होते हुए Under Evaluation और नतीजे तक फ़ॉलो करते हैं। जब वे कीमत माँगते हैं, तो कोटेशन अपने आप डील से जुड़ जाता है।

वर्कफ़्लो डील का स्टेज बदलने पर आपके लिए टास्क बना सकता है, इसलिए स्तर A की लीड को किसी के याद रखने का इंतज़ार नहीं करना पड़ता। जब फ़ॉलो-अप कॉल Google Meet, Zoom या Microsoft Teams पर होती है, तो PromptLab उसे रिकॉर्ड करता है और जो कहा गया उससे फ़ॉलो-अप ईमेल का ड्राफ़्ट बनाता है। हमारा कोटेशन और सैंपल पेज पूरा फ़्लो दिखाता है, और प्राइसिंग हर प्लान सूचीबद्ध करती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

ट्रेड शो के बाद कितनी जल्दी फ़ॉलो-अप करना चाहिए?

सबके लिए 48 घंटे के भीतर, और जिन लीड ने कोटेशन या सैंपल माँगा उनके लिए 24 घंटे के भीतर। खरीदार सप्लायरों की तुलना तब करते हैं जब शो ताज़ा हो, और पहला उपयोगी जवाब अक्सर शॉर्टलिस्ट का क्रम तय करता है।

ट्रेड शो फ़ॉलो-अप ईमेल में क्या होना चाहिए?

आपकी बातचीत का हवाला, एक प्रासंगिक दस्तावेज़, और एक ही अगला कदम जैसे सैंपल या कॉल। इसे छोटा रखें। लक्ष्य जवाब पाना है, पूरी रेंज दोबारा पिच करना नहीं।

ट्रेड शो की लीड से कितनी बार फ़ॉलो-अप करना चाहिए?

चार हफ़्ते में तीन-चार बार संपर्क की योजना बनाएँ: पहला जवाब, सैंपल या कोटेशन की पूछताछ, एक कॉल, और आख़िरी रिमाइंडर। जब वे ना कह दें या सैंपल का नतीजा आ जाए तब रुक जाएँ। हर संपर्क में कुछ नया जुड़ना चाहिए।

क्या ट्रेड शो की लीड को कॉल करूँ या ईमेल?

स्तर B की लीड और दस्तावेज़ वाली हर चीज़ के लिए पहले ईमेल करें। जिन स्तर A लीड ने कोटेशन माँगा उन्हें ईमेल जाने के बाद कॉल करें, क्योंकि स्पेसिफ़िकेशन के सवाल एक ही बातचीत में निपट सकते हैं।

मैं कैसे ट्रैक करूँ कि कौन-सी लीड शो से आई?

इंपोर्ट के समय शो का नाम और साल डील सोर्स के रूप में दर्ज करें। बाद में आप उस सोर्स से फ़िल्टर करके देख सकते हैं कि कौन-सी लीड सैंपल, कोटेशन या ऑर्डर तक आगे बढ़ी।