ऑर्डर जिताने वाला सेल्स कोटेशन कैसे लिखें

फ़िज़िकल प्रोडक्ट का जीतने वाला B2B कोटेशन हर वह सवाल पहले ही हल कर देता है जिसे खरीदार वरना ईमेल करके पूछता। वह हर प्रोडक्ट को प्रति यूनिट साफ़ कीमत के साथ सूचीबद्ध करता है, इनको-टर्म, न्यूनतम ऑर्डर मात्रा, लीड टाइम, भुगतान शर्तें और कीमत कितने समय तक मान्य है, यह बताता है। अगर खरीदार बिना एक भी सवाल लौटाए कोटेशन मंज़ूर कर सकता है, तो आपने उसे अच्छा लिखा है।

कोटेशन ऑर्डर दो तरह से खोते हैं: वे देर से पहुँचते हैं, और वे कुछ अधूरा छोड़ देते हैं। यह गाइड बताती है कि प्रोडक्ट कोटेशन में क्या डालें, किस क्रम में, और इसे लिखते समय अपना मार्जिन कैसे सुरक्षित रखें।

B2B प्रोडक्ट कोटेशन में क्या होना ज़रूरी है

चरण-दर-चरण: कोटेशन बनाएँ

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   ग्राहक की प्राइस लिस्ट से शुरू करें

   अगर इस ग्राहक की तय कीमतें हैं, तो उन्हीं से कोट करें। लिस्ट से ली गई कीमतें पहली बार में सही होती हैं, और प्रोडक्ट वही होते हैं जो वे पहले से खरीदते हैं। ग्राहक प्राइस लिस्ट कैसे मैनेज करें देखें।

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   हर लाइन को यूनिट, पैक और मात्रा के साथ लिखें

   "500 kg" और "25 kg के बैग" अलग-अलग लिखें। खरीदार कोटेशन की लाइन-दर-लाइन तुलना करते हैं, और अस्पष्ट यूनिट आपको तुलना में नुकसान पहुँचाती है।

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   हर लाइन पर अपना मार्जिन जाँचें

   भेजने से पहले यूनिट कॉस्ट को यूनिट प्राइस से मिलाकर देखें। अपनी न्यूनतम सीमा जानें, वह सबसे कम कीमत जो आप स्वीकार कर सकते हैं, ताकि बातचीत में दिया गया डिस्काउंट एक फ़ैसला हो, चूक नहीं।

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   लाइनों के बाहर की लागत जोड़ें

   फ़्रेट, हैंडलिंग और सर्टिफ़िकेशन अपनी अलग लाइन के रूप में जाते हैं, ताकि खरीदार देखे कि माल की कीमत क्या है और उसे पहुँचाने में क्या लगता है।

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   इनको-टर्म और जगह बताएँ

   "FCA Rotterdam" या "DAP Lyon" बताता है कि कौन किसका खर्च उठाता है और जोखिम कब हस्तांतरित होता है। अकेला "Delivered" नहीं बताता।

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   वैधता, MOQ और लीड टाइम तय करें

   कच्चे माल के साथ कीमतें बदलती हैं। बताएँ कि आपकी कीमत कितने समय टिकेगी, सबसे छोटा ऑर्डर कौन सा है जो आप भेजेंगे, और उसमें कितने हफ़्ते लगते हैं।

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   उसी दिन भेज दें

   कॉल के अगले दिन पहुँचा कोटेशन व्यवस्थित दिखता है। अगले हफ़्ते पहुँचा कोटेशन ऐसा लगता है कि आपको ज़्यादा दिलचस्पी नहीं।

वे शर्तें जो ऑर्डर तय करती हैं

इनको-टर्म

इनको-टर्म बताता है कि आपकी ज़िम्मेदारी कहाँ ख़त्म होती है। EXW का मतलब है खरीदार आपके दरवाज़े से माल उठाता है। DAP का मतलब है आप उनकी साइट तक पहुँचाते हैं, आयात शुल्क शामिल नहीं। वही टर्म कोट करें जिसकी आपका खरीदार उम्मीद करता है, नामित जगह के साथ, और अगर दे सकें तो दूसरा विकल्प भी जोड़ें।

वैधता

आपके इनपुट कितने अस्थिर हैं, इसके हिसाब से सात से तीस दिन आम हैं। "30 दिन" नहीं, तारीख लिखें, ताकि कोई इस पर बहस न करे कि यह कब शुरू हुआ।

MOQ और लीड टाइम

दोनों कोटेशन पर डालें, भले ही आप उन्हें वेबसाइट पर बताते हों। तीन कोटेशन की तुलना करने वाले खरीदार को तीनों एक जगह चाहिए। अगर लीड टाइम स्टॉक पर निर्भर है, तो बताएँ कि क्या स्टॉक में है और क्या ऑर्डर पर बनता है।

भुगतान शर्तें

शर्तें और करेंसी बताएँ। जैसे, "30 दिन नेट, EUR", या पहले ऑर्डर के लिए आधा पहले और बाकी शिपिंग से पहले। पहली बार के ग्राहक अक्सर सख़्त शर्तों से शुरू करते हैं।

एक हल किया हुआ उदाहरण

मान लीजिए एक प्लास्टिक डिस्ट्रीब्यूटर किसी कंपाउंडर को पॉलीप्रोपाइलीन ग्रेड के 2 टन का कोटेशन देता है।

माल वाली लाइन पर मार्जिन $0.33 प्रति kg है, यानी लाइन पर $660। फ़्रेट $30 जोड़ता है, इसलिए कोटेशन में कुल $690 का मार्जिन है। 31 अक्टूबर तक मान्य। MOQ 1 टन। लीड टाइम ऑर्डर से 10 दिन। भुगतान 30 दिन नेट।

खरीदार को जो चाहिए वह सब एक पन्ने पर है। और आप देख सकते हैं कि माल पर 5% डिस्काउंट ($185) माल का मार्जिन $660 से घटाकर $475 कर देगा। यह वह समझौता है जो आपको कॉल से पहले तय करना है।

वे ग़लतियाँ जो ऑर्डर गँवाती हैं

• फ़्रेट को "बाद में बताया जाएगा" छोड़ना। खरीदार आपका कुल किसी प्रतिस्पर्धी के कुल से नहीं मिला सकता।
• पुरानी प्राइस लिस्ट से कोट करना। आप ऑर्डर जीतते हैं, फिर मार्जिन खो देते हैं।
• वैधता की तारीख न होना। आप तीन महीने पुरानी कीमत से बँध जाते हैं।
• प्रोडक्ट कोड के बिना लाइनें। खरीदार को उन्हें अपने सिस्टम में दोबारा टाइप करना पड़ता है। हर लाइन को साफ़ कोड दें।
• भेजने के बाद चुप्पी। दो दिन में फ़ॉलो-अप करें। कोटेशन फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट आपको शब्द देते हैं, और कोटेशन से ऑर्डर तक की गति कैसे बढ़ाएँ बताता है कि फ़ासला कैसे कम करें।

PromptLab कैसे मदद करता है

PromptLab में आप कोटेशन बनाते हैं, उसे डील से जोड़ते हैं और ग्राहक की प्राइस लिस्ट जोड़ते हैं, ताकि उपलब्ध प्रोडक्ट और कीमतें वही हों जिन पर वे सहमत हुए। हर लाइन यूनिट प्राइस और यूनिट कॉस्ट साथ-साथ दिखाती है, और सारांश आपके एडिट करते समय कुल कॉस्ट, कुल मार्जिन और मार्जिन प्रतिशत दिखाता है।

फ़्रेट, हैंडलिंग और डिस्काउंट उसी कुल में जोड़ें। कोटेशन Draft, Pending और Approved से गुज़रता है, ताकि सब देखें कि कौन से आँकड़े अंतिम हैं, और वह डील से अपने आप जुड़ जाता है। जब ग्राहक स्वीकार करता है, तो आप ट्रेड टर्म और भुगतान शेड्यूल के साथ सेल्स ऑर्डर बनाते हैं, फिर उसी रिकॉर्ड से इनवॉइस।

कोटेशन का स्टेटस बदलने पर वर्कफ़्लो टास्क बना सकता है, इसलिए फ़ॉलो-अप कभी याददाश्त पर निर्भर नहीं रहता। मार्जिन का मार्गदर्शन उतना ही अच्छा है जितनी आपके प्रोडक्ट की कॉस्ट, इसलिए कैटलॉग अपडेट रखें। कोटेशन और सैंपल पेज पर और जानें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

B2B सेल्स कोटेशन में क्या शामिल होना चाहिए?

यूनिट प्राइस के साथ लाइन आइटम, पैकेजिंग, लाइनों के बाहर की लागत, इनको-टर्म और जगह, MOQ, लीड टाइम, भुगतान शर्तें, करेंसी, वैधता की तारीख और स्वीकार करने का तरीका। खरीदार ने जो भी स्पेसिफ़िकेशन या सर्टिफ़िकेट माँगा हो, वह जोड़ें।

कोटेशन कितने समय तक मान्य होना चाहिए?

जिन प्रोडक्ट का कच्चा माल बदलता रहता है, उनके लिए सात से तीस दिन आम हैं। कोटेशन पर एक्सपायरी की तारीख डालें। स्थिर प्रोडक्ट के लिए आप ज़्यादा समय के लिए कोट कर सकते हैं, पर उसे कभी खुला न छोड़ें।

कोटेशन और प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस में क्या फ़र्क है?

कोटेशन एक ऑफ़र है जिसे खरीदार स्वीकार कर सकता है। प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस शिपिंग से पहले भुगतान या कस्टम के लिए इस्तेमाल होने वाला दस्तावेज़ है, अक्सर ऑर्डर के बाद। कई टीमें पहले कोटेशन भेजती हैं और स्वीकार होने पर प्रोफ़ॉर्मा जारी करती हैं।

क्या मुझे ग्राहक को अपना मार्जिन दिखाना चाहिए?

नहीं। मार्जिन आपके लिए है। ग्राहक को वे यूनिट प्राइस और लागतें दिखाएँ जो वे चुकाते हैं। आपका CRM मार्जिन अंदरूनी तौर पर दिखाए, ताकि बातचीत के दौरान आपको अपनी न्यूनतम सीमा पता रहे।

कोटेशन कितनी जल्दी भेजना चाहिए?

स्टैंडर्ड प्रोडक्ट के लिए उसी दिन, और जिनमें स्पेसिफ़िकेशन की जाँच चाहिए उनके लिए दो दिन के भीतर। जो कोटेशन जल्दी आता है, ऑर्डर पर पहली बातचीत अक्सर उसी को मिलती है।