कोटेशन फ़ॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट
प्रोडक्ट विक्रेताओं के लिए नौ कोटेशन फ़ॉलो-अप ईमेल: अगले दिन की जाँच, कीमत पर आपत्ति, लीड टाइम की चिंता, एक्सपायरी सूचना और आख़िरी रिमाइंडर।
PromptLab टीम द्वारा6 अक्टूबर 20265 मिनट में पढ़ें
कोटेशन भेजना आधा काम है। प्रोडक्ट सेल्स में कोटेशन अक्सर बिना जवाब के पड़े रहते हैं, क्योंकि खरीदार तीन सप्लायरों की तुलना कर रहा होता है, बजट का इंतज़ार कर रहा होता है, या ईमेल बस खो गया होता है। छोटा, ख़ास फ़ॉलो-अप उन्हें फिर सक्रिय कर देता है।
ये टेम्पलेट उन स्थितियों के लिए हैं जो कोटेशन भेजने के बाद आती हैं। हर एक खरीदार को प्रतिक्रिया देने के लिए कुछ देता है। अगर आपको पहले कोटेशन में ही मदद चाहिए, तो ऑर्डर जिताने वाला सेल्स कोटेशन कैसे लिखें पढ़ें।
जाँचना कि कोटेशन पहुँचा
विषय: [प्रोडक्ट] के लिए कोटेशन [कोटेशन नंबर]
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैंने कल कोटेशन [कोटेशन नंबर] भेजा था: [मात्रा] [प्रोडक्ट], [कीमत] प्रति [यूनिट] की दर से, [जगह] तक डिलीवरी के साथ। क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि यह आपको मिल गया और स्पेसिफ़िकेशन सही है? अगर कुछ बदलना हो, जैसे पैक साइज़ या डिलीवरी की तारीख, तो मैं इसे जल्दी दोबारा जारी कर सकता हूँ। [आपका नाम]
इसे भेजने के अगले दिन इस्तेमाल करें, ख़ासकर नए खरीदार के लिए। यह स्पैम फ़ोल्डर में खो गए कोटेशन भी पकड़ लेता है।
विषय: कोटेशन [कोटेशन नंबर] पर कोई सवाल?
नमस्कार [पहला नाम] जी, कोटेशन [कोटेशन नंबर] में काफ़ी कुछ है, इसलिए अगर आपको सुविधा हो तो मैं इसे 10 मिनट में समझा सकता हूँ: प्राइस ब्रेक, भुगतान की शर्तें और डिलीवरी शेड्यूल। क्या [दिन] को [समय] ठीक रहेगा? [आपका नाम]
इसे बड़े या कई लाइन वाले कोटेशन के लिए इस्तेमाल करें।
आपत्तियों को संभालना
विषय: Re: कोटेशन [कोटेशन नंबर], कीमत
नमस्कार [पहला नाम] जी, कीमत के बारे में खुलकर बताने के लिए धन्यवाद। कुछ भी बदलने से पहले, क्या मैं पूछ सकता हूँ कि आप इसकी तुलना किससे कर रहे हैं? यह मायने रखता है कि वही ग्रेड, पैक साइज़ और डिलीवरी की शर्तें हैं या नहीं। अगर अंतर असली है, तो मैं कुछ चीज़ें देख सकता हूँ: बेहतर प्राइस ब्रेक के लिए बड़ा ऑर्डर, अलग पैक, या ऐसा डिलीवरी शेड्यूल जिसमें हम शिपमेंट मिला सकें। [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब खरीदार कहे कि कोटेशन महँगा है। पहले पूछें, डिस्काउंट बाद में।
विषय: [प्रोडक्ट] के कोटेशन की तुलना
नमस्कार [पहला नाम] जी, समझ गया कि आपके पास एक और कोटेशन है। तुलना करते समय तीन बातें जाँचना ठीक रहेगा: क्या प्रोडक्ट [स्पेसिफ़िकेशन] पूरी करता है, न्यूनतम ऑर्डर क्या है, और दोबारा ऑर्डर पर वे कौन सा लीड टाइम वादा करते हैं। अगर ये मेल खाती हैं और उनकी कीमत फिर भी कम है, तो बताइए कि कितनी कम है, और मैं देखूँगा कि क्या कर सकता हूँ। [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब खरीदार किसी प्रतिस्पर्धी की कीमत का ज़िक्र करे। प्रतिस्पर्धी की आलोचना न करें।
विषय: कोटेशन [कोटेशन नंबर] पर डिलीवरी
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैं समझता हूँ कि [संख्या] दिन का लीड टाइम चिंता की बात है। दो विकल्प हैं: हम [तारीख] तक स्टॉक से [मात्रा] की पहली खेप भेज सकते हैं, बाकी बाद में, या [अवधि] के लिए कॉल-ऑफ़ एग्रीमेंट बना सकते हैं। आपकी उत्पादन योजना के लिए कौन सा बेहतर रहेगा? [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब रुकावट कीमत नहीं, डिलीवरी हो।
बात को आगे बढ़ाना
विषय: कोटेशन [कोटेशन नंबर] [तारीख] तक मान्य है
नमस्कार [पहला नाम] जी, एक छोटा-सा रिमाइंडर: कोटेशन [कोटेशन नंबर] [तारीख] तक मान्य है। उसके बाद, [कारण, जैसे हम कच्चे माल की लागत के हिसाब से कीमत की समीक्षा करते हैं]। अगर आप आगे बढ़ना चाहें, तो अपने परचेज़ ऑर्डर नंबर के साथ जवाब दीजिए, या बताइए कि क्या बदलना है और मैं आज ही अपडेट कर दूँगा। [आपका नाम]
इसे एक्सपायरी से कुछ दिन पहले इस्तेमाल करें, और सिर्फ़ तब जब तारीख असली हो।
विषय: संशोधित कोटेशन [कोटेशन नंबर], वर्ज़न 2
नमस्कार [पहला नाम] जी, फ़ीडबैक के लिए धन्यवाद। मैंने कोटेशन को [बदलाव: नई मात्रा, नया पैक या नई डिलीवरी तारीख] के साथ संशोधित किया है। नई कीमत [कीमत] प्रति [यूनिट] है। संशोधित वर्ज़न साथ में है, बाकी सब कुछ वैसा ही है। अगर यह आपके लिए ठीक है, तो मैं आज ही ऑर्डर कन्फ़र्म कर सकता हूँ। [आपका नाम]
इसे कोटेशन बदलने के तुरंत बाद इस्तेमाल करें, ताकि खरीदार देख सके कि क्या बदला।
विषय: क्या अब भी प्रासंगिक है: [प्रोडक्ट] कोटेशन
नमस्कार [पहला नाम] जी, कोटेशन [कोटेशन नंबर] पर मुझे जवाब नहीं मिला, इसलिए सीधे पूछता हूँ: क्या यह अब भी चालू प्रोजेक्ट है? अगर समय आगे खिसक गया है, तो बता दीजिए और मैं [महीना] में दोबारा पूछ लूँगा। अगर आपने कोई और सप्लायर चुन लिया है, तो कारण की एक पंक्ति मेरे लिए कीमती होगी। इससे हमें सुधार में मदद मिलती है। [आपका नाम]
इसे पहले फ़ॉलो-अप के एक हफ़्ते बाद इस्तेमाल करें।
विषय: कोटेशन [कोटेशन नंबर] बंद कर रहा हूँ
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैं कोटेशन [कोटेशन नंबर] को अपनी ओर से बंद कर रहा हूँ ताकि वह खुला न पड़ा रहे। अगर आपकी योजनाएँ बदलती हैं, तो मैं इसे दोबारा खोल सकता हूँ, हालाँकि तब तक कीमतें बदल चुकी हो सकती हैं। आपके समय के लिए धन्यवाद, और उम्मीद है कि हम किसी आगे के प्रोजेक्ट पर साथ काम करेंगे। [आपका नाम]
इसे आख़िरी संदेश के रूप में इस्तेमाल करें। फिर डील को कारण के साथ हारी हुई (Lost) चिह्नित करें।
इन्हें अपने हिसाब से कैसे ढालें
सबसे अच्छा कोटेशन फ़ॉलो-अप किसी ऐसी बात का हवाला देता है जो सिर्फ़ आप और खरीदार जानते हैं।
- उनका दिया कारण दोहराएँ। अगर उन्होंने कहा "हम सिर्फ़ 25 किलो के बैग में दोबारा ऑर्डर करते हैं", तो वही शब्द इस्तेमाल करें।
- अस्पष्ट बात नहीं, संख्या दें। "5 पैलेट पर प्राइस ब्रेक" "बेहतर कीमत" से ज़्यादा उपयोगी है।
- स्टेटस के हिसाब से चलें। जिस कोटेशन को संशोधित किया गया है उसे उस कोटेशन से अलग ईमेल चाहिए जो आगे नहीं बढ़ा।
कोटेशन स्वीकार होने पर अगला कदम सेल्स ऑर्डर है। कोटेशन-टू-ऑर्डर क्या है और कोटेशन-टू-ऑर्डर को कैसे तेज़ करें देखें।
इन्हें अपने CRM से भेजें
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कोटेशन पर फ़ॉलो-अप करने से पहले कितना इंतज़ार करना चाहिए?
पहुँचने की पुष्टि के लिए एक कार्य-दिवस, फिर प्रगति पूछने के लिए तीन से पाँच कार्य-दिवस। उसके बाद हफ़्ते में एक बार काफ़ी है। इसे खरीदार के खरीद चक्र से मिलाएँ: जिस प्रोजेक्ट का फ़ैसला तिमाही में होता है, उसके लिए साप्ताहिक फ़ॉलो-अप बहुत जल्दी है।
बिना ज़बरदस्ती किए कोटेशन पर फ़ॉलो-अप कैसे करूँ?
हर बार खरीदार को कुछ नया दें: स्पष्ट की गई स्पेसिफ़िकेशन, डिलीवरी का विकल्प, कोई दस्तावेज़। जो संदेश सिर्फ़ "कोई अपडेट?" कहता है वह कुछ नहीं जोड़ता और उसे अनदेखा करना आसान है।
जब खरीदार कहे कि मेरा कोटेशन बहुत महँगा है, तो क्या कहूँ?
पूछें कि वे किससे तुलना कर रहे हैं, फिर जाँचें कि ग्रेड, पैक साइज़ और डिलीवरी की शर्तें मेल खाती हैं या नहीं। अगर अंतर असली है, तो सीधा डिस्काउंट देने की जगह बड़ा ऑर्डर या अलग पैक जैसे विकल्प दें।
क्या कोटेशन पर एक्सपायरी तारीख डालनी चाहिए?
हाँ, अगर वह असली है। कच्चे माल की कीमतें बदलती हैं, और तारीख खरीदार को फ़ैसला करने की वजह देती है। ऐसी डेडलाइन न गढ़ें जिसे आप निभाएँगे नहीं।
क्या मैं ट्रैक कर सकता हूँ कि कोटेशन कहाँ तक पहुँचा?
हाँ। PromptLab में हर कोटेशन का एक स्टेटस (Draft, Pending या Approved) होता है और वह अपनी डील पर रहता है, ताकि आप सही फ़ॉलो-अप चुन सकें। स्टेटस आपकी अपनी प्रक्रिया ट्रैक करता है। वह यह नहीं बताता कि खरीदार ने ईमेल खोला या नहीं।