B2B सेल्स मीटिंग की तैयारी कैसे करें

B2B सेल्स मीटिंग की तैयारी चार चरणों में करें: अकाउंट पर रिसर्च करें, एक पन्ने का ब्रीफ़ लिखें, खरीदार के साथ छोटा एजेंडा तय करें, और वे सैंपल और कीमतें साथ ले जाएँ जिनकी ज़रूरत पड़ सकती है। लक्ष्य रखें कि आप यह जानकर अंदर जाएँ कि खरीदार ने क्या खरीदा है, क्या खुला है, और आपको कौन सा नतीजा चाहिए।

फ़िज़िकल प्रोडक्ट बेचने वाली टीमों को ज़्यादातर लोगों से ज़्यादा चीज़ें साथ रखनी पड़ती हैं। खरीदार किसी ग्रेड, प्राइस ब्रेक या सैंपल की स्थिति के बारे में पूछ सकता है, और "मैं आपको बताता हूँ" साख की कीमत वसूलता है। यह गाइड आपको ऐसी दिनचर्या देती है जो बीस मिनट लेती है।

चरण 1: अकाउंट पर रिसर्च करें

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   अपने CRM में इतिहास पढ़ें

   अकाउंट खोलें। पिछले ऑर्डर, खुले कोटेशन, सैंपल अनुरोध, आख़िरी मीटिंग के नोट और पिछले महीने का कोई भी ईमेल देखें।

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   लोगों के बारे में पता करें

   हर उपस्थित व्यक्ति की भूमिका जाँचें। परचेज़ मैनेजर को कीमत और लीड टाइम की परवाह होती है। तकनीकी मैनेजर को स्पेक और प्रदर्शन की।

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   कंपनी की जाँच करें

   कंपनी की वेबसाइट और हाल की ख़बरें पढ़ें। नया प्लांट, नई प्रोडक्ट लाइन या मालिक का बदलना उनकी ज़रूरतें बदल देता है।

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   खुले मुद्दे नोट करें

   देर से हुई डिलीवरी, फ़ेल हुआ सैंपल या बिना जवाब का सवाल, सब मीटिंग में आने चाहिए। खरीदार के उठाने से पहले उन्हें ख़ुद उठाएँ।

अगर यह बहुत लगता है, तो इसलिए कि तथ्य बहुत सारी जगहों पर बिखरे हैं। जिस CRM में ईमेल, मीटिंग और कोटेशन एक जगह हों, वह इसे बहुत छोटा कर देता है।

चरण 2: एक पन्ने का ब्रीफ़ लिखें

ब्रीफ़ एक ही पन्ना है जिसे आप लिफ़्ट में फ़ोन पर पढ़ सकें। उसमें यह होना चाहिए:

• कौन-कौन आ रहा है और हर व्यक्ति को किसकी परवाह है
• अकाउंट आज क्या खरीदता है, और कितना
• क्या खुला है: कोटेशन, सैंपल, ऑर्डर, सवाल
• पिछली बार क्या हुआ और आपने क्या वादा किया
• इस मीटिंग का आपका लक्ष्य, एक वाक्य में
• पूछने के लिए दो-तीन सवाल

लक्ष्य को विनम्र और ख़ास रखें: "2 t का ट्रायल ऑर्डर तय करना" "रिश्ता बनाना" से बेहतर है।

चरण 3: एजेंडा तय करें

एक दिन पहले छोटा एजेंडा भेजें। तीन बिंदु काफ़ी हैं, और यह खरीदार को बताता है कि आप उनके समय की क़द्र करते हैं।

नमस्कार [पहला नाम] जी,

मैं [दिन] को [समय] पर मिलने की प्रतीक्षा में हूँ। मैं ये बातें कवर करना चाहूँगा:

1. अब तक [प्रोडक्ट] के साथ आपके नतीजे
2. अगली तिमाही के लिए मात्रा और डिलीवरी
3. [खुले मुद्दे] पर अगले कदम

अगर आप कुछ जोड़ना चाहें तो बताइए।

[आपका नाम]

एजेंडा आपको यह पूछने की वजह भी देता है कि कौन आएगा। अगर कोई फ़ैसला लेने वाला नहीं है, तो आप पहले ही जान सकते हैं। किसे ढूँढना है, यह हमारी पोस्ट B2B लीड क्वालिफ़ाई करना में है।

चरण 4: सैंपल और कीमतें साथ ले जाएँ

प्रोडक्ट मीटिंग को किसी गुम सैंपल या अनजानी कीमत से ज़्यादा कुछ धीमा नहीं करता। तय करें कि क्या ले जाना है और उसे जाँच लें।

जाने से पहले सैंपल की स्थिति जाँच लें। अगर कोई ट्रायल अभी चल रहा है, तो यह कहें, और जानें कि फ़ीडबैक कब आना है। हमारी प्रोडक्ट सैंपल ट्रैक करने की गाइड दिखाती है कि वह रिकॉर्ड कैसे सीधा रखें, और ग्राहक प्राइस लिस्ट संभालना कीमतों को कवर करता है।

अलग-अलग मीटिंग की तैयारी अलग तरह से करें

पहली मीटिंग में ज़्यादा रिसर्च और कम कीमतें चाहिए। अपना समय खरीदार के बिज़नेस पर लगाएँ: वे क्या बनाते हैं, अभी क्या खरीदते हैं और कौन सी समस्या उन्हें आपके पास ला सकती है। एक-दो सैंपल और मोटी कीमत सीमा ले जाएँ, और ट्रायल जैसे साफ़ अगले कदम का लक्ष्य रखें।

रिन्यूअल या दोबारा ऑर्डर की मीटिंग इसके उलट है। आप अकाउंट जानते हैं, इसलिए तैयारी आँकड़ों की है: मात्राएँ, कीमत में बदलाव, डिलीवरी का प्रदर्शन और जो कुछ बिगड़ा। ग्राहक की मौजूदा प्राइस लिस्ट साथ रखें और उसका बचाव या समायोजन करने को तैयार रहें।

ट्रेड शो की बातचीत के लिए इसे और भी छोटा रखें। नोट करें कि आपने किससे बात की और उन्होंने क्या माँगा, और उन्हीं नोट से फ़ॉलो-अप मीटिंग की तैयारी करें। हमारी ट्रेड शो के बाद फ़ॉलो-अप कैसे करें गाइड उस स्थिति को कवर करती है।

मीटिंग के दौरान और बाद में

फ़ैसलों, आँकड़ों और तारीख़ों के नोट लें, हर चीज़ के नहीं। अंत में तय अगले कदम दोहराएँ, हर एक के लिए तारीख़ के साथ।

फ़ॉलो-अप उसी दिन भेजें। जो तय हुआ उसका सारांश चार पंक्तियों में लिखें और जो भी कोटेशन या डेटा शीट देने का वादा किया था, जोड़ दें। अगर आपने मीटिंग रिकॉर्ड की थी, तो सारांश दोबारा टाइप करने की जगह उसे जाँचें। हमारी फ़ॉलो-अप ईमेल लिखने की गाइड में शुरुआत के लिए शब्द हैं।

आख़िर में, बात को पूरा करें। हर मीटिंग के बाद, आपने जो लक्ष्य तय किया था उसकी तुलना जो हुआ उससे करें, और अगली बार अलग करने के लिए एक बात नोट करें। कुछ मीटिंग में आपके ब्रीफ़ तीखे और तैयारी तेज़ होती जाती है।

PromptLab कैसे मदद करता है

PromptLab आपके लिए ब्रीफ़ का पहला ड्राफ़्ट लिखता है। मीटिंग से पहले, उसका AI मीटिंग-पूर्व ब्रीफ़ CRM में अकाउंट के इतिहास से बनता है, इसलिए आप पाँच टैब खोलने की जगह एक पन्ना पढ़ते हैं।

उसी अकाउंट में कोटेशन, ग्राहक प्राइस लिस्ट और सैंपल ट्रैकिंग हैं, इसलिए जिन कीमतों और सैंपल स्थिति की आपको ज़रूरत है वे एक क्लिक दूर हैं। PromptLab मीटिंग रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब करता है, फिर AI सारांश लिखता है और फ़ॉलो-अप ईमेल का ड्राफ़्ट बनाता है, यह सब $11.99 प्रति सीट प्रति माह से हर प्लान पर है।

देखें प्राइसिंग, या कोटेशन और सैंपल के बारे में पढ़ें।