छूट चुके ग्राहकों के लिए विन-बैक ईमेल टेम्पलेट
दोबारा ऑर्डर देना बंद कर चुके ग्राहकों के लिए आठ विन-बैक ईमेल: सीधी पूछताछ, नया प्रोडक्ट, कीमत अपडेट, सप्लाई सुधार और अंतिम विदाई।
PromptLab टीम द्वारा6 अक्टूबर 20265 मिनट में पढ़ें
जो ग्राहक दोबारा ऑर्डर देना बंद करता है, वह शायद ही अलविदा कहता है। ऑर्डर छोटे होते जाते हैं, फिर रुक जाते हैं। जब तक किसी को पता चलता है, अकाउंट किसी प्रतिस्पर्धी के पास जा चुका होता है। एक छोटा, इंसानी ईमेल बातचीत फिर से खोल सकता है, क्योंकि वजह अक्सर छोटी होती है: देर से हुई डिलीवरी, कीमत का अंतर, खरीदार का बदलना।
ये टेम्पलेट उन सप्लायरों के लिए हैं जिनके दोबारा ऑर्डर देने वाले ग्राहक हैं, जैसे पैकेजिंग, केमिकल, कोटिंग और औद्योगिक सप्लाई। इन्हें एक-एक करके भेजिए, उस सेल्सपर्सन की ओर से जो अकाउंट को जानता है। पहले छूटे हुए अकाउंट ढूँढिए: ऐसे ग्राहकों की सूची बनाइए जिनका आख़िरी ऑर्डर उनके सामान्य चक्र से पुराना है।
छूटे हुए ग्राहक से पहला संपर्क
विषय: हालचाल पूछ रहा था, [पहला नाम] जी
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैंने देखा कि [महीना] के बाद से [कंपनी] की ओर से हमें कोई ऑर्डर नहीं मिला। उससे पहले आप लगभग हर [संख्या] हफ़्ते में [प्रोडक्ट] मँगाते थे। क्या कुछ बदल गया है? अगर हमारी तरफ़ कोई समस्या है, तो मैं उसे सुनना चाहूँगा। अगर आपकी ज़रूरतें आगे बढ़ गई हैं, तो यह जानना भी काम का है। [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब आपको पता न हो कि उन्होंने ऑर्डर देना क्यों बंद किया।
विषय: आपके पिछले ऑर्डर के बारे में
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैं [महीना] में आपके ऑर्डर में हुई देरी के बारे में सोचता रहा हूँ। यह वह सेवा नहीं थी जो हम आपको देना चाहते हैं, और मुझे इसका खेद है। तब से हमने [ख़ास बदलाव, जैसे अतिरिक्त सेफ़्टी स्टॉक रखना या कैरियर बदलना] किया है। मैं आपको दिखाने का मौक़ा चाहता हूँ कि यह काम करता है। क्या हम एक छोटे ट्रायल ऑर्डर से शुरू कर सकते हैं? [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब आप जानते हों कि वजह डिलीवरी या गुणवत्ता की कोई समस्या थी।
विषय: परिचय: [कंपनी] को [प्रोडक्ट] के सप्लायर
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैंने सुना है कि आपने [कंपनी] में परचेज़िंग संभाली है। हम [महीना] तक आपकी टीम को [प्रोडक्ट] की सप्लाई करते रहे हैं, और अकाउंट मैं देखता हूँ। मैं अपना परिचय देना चाहता था और यह पक्का करना चाहता था कि आपके पास हमारी मौजूदा प्राइस लिस्ट और डेटा शीट हों। क्या एक छोटा कॉल उपयोगी रहेगा? [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब आपको जानने वाला खरीदार जा चुका हो।
उन्हें दोबारा ऑर्डर की वजह देना
विषय: [प्रोडक्ट] का नया ग्रेड: क्या [कंपनी] के लिए काम का है?
नमस्कार [पहला नाम] जी, आपके पिछले ऑर्डर के बाद से हमने [नया प्रोडक्ट] शुरू किया है, जो [एक फ़ायदा, जैसे जल्दी सूखता है या कम पैकेजिंग लगती है]। आप [पुराना प्रोडक्ट] खरीदते थे, इसलिए मुझे लगा कि यह आपके काम का हो सकता है। मैं बिना किसी बाध्यता के एक सैंपल भेज सकता हूँ। मुझे कहाँ भेजना चाहिए? [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब नया प्रोडक्ट उनके खरीदे हुए से मेल खाता हो।
विषय: [प्रोडक्ट] की अपडेट की गई कीमतें
नमस्कार [पहला नाम] जी, हमने [प्रोडक्ट श्रेणी] की प्राइस लिस्ट अपडेट की है, और कुछ लाइनें आपके पिछले ऑर्डर के समय से कम हैं। आपकी लिस्ट साथ संलग्न है। अगर कीमत आपके दूसरी ओर जाने की एक वजह थी, तो मुझे आपके मौजूदा सप्लायर के मुक़ाबले कोटेशन देने का अवसर मिले तो अच्छा लगेगा। मुझे मात्रा बता दीजिए और मैं उसी दिन जवाब दूँगा। [आपका नाम]
इसे तभी इस्तेमाल करें जब उस ग्राहक के लिए कीमतें सच में घटी हों।
विषय: [प्रोडक्ट] की स्टॉक स्थिति
नमस्कार [पहला नाम] जी, इस साल [प्रोडक्ट श्रेणी] की सप्लाई असमान रही है। अब हम स्थानीय रूप से [मात्रा या हफ़्तों की संख्या] का स्टॉक रखते हैं और कॉल-ऑफ़ अनुबंध दे सकते हैं, ताकि आप कभी कम न पड़ें। अगर सप्लाई ही वजह थी कि आपने कहीं और देखा, तो मैं आपको दिखाना चाहूँगा कि अब हम क्या कर सकते हैं। [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब अविश्वसनीय सप्लाई, आपकी या बाज़ार की, ग्राहक को दूर ले गई हो।
जब छोड़ देने का समय आ जाए
विषय: एक सवाल, [पहला नाम] जी
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैं कुछ बार लिख चुका हूँ और समझता हूँ कि आप आगे बढ़ चुके होंगे। एक निवेदन: क्या आप एक पंक्ति में बता सकते हैं कि आपने हमसे ऑर्डर देना क्यों बंद किया? इसके साथ कोई प्रस्ताव नहीं जुड़ा है। आपका जवाब हमें दूसरे ग्राहकों के लिए चीज़ें ठीक करने में मदद करता है। [आपका नाम]
इसे दो-तीन कोशिशों के बाद इस्तेमाल करें। जवाब काम के होते हैं, चाहे ग्राहक लौटे या नहीं।
विषय: दरवाज़ा खुला रख रहा हूँ
नमस्कार [पहला नाम] जी, फ़िलहाल यह मेरा आख़िरी संदेश है। इन वर्षों में हमसे [प्रोडक्ट] खरीदने के लिए धन्यवाद। अगर आपकी योजनाएँ बदलें, तो मेरा नंबर [फ़ोन] है और मैं उठाऊँगा। सादर शुभकामनाएँ, [आपका नाम]
इसे आख़िरी संदेश के रूप में इस्तेमाल करें। अकाउंट पर वजह दर्ज कीजिए और उसकी समीक्षा के लिए एक तारीख़ तय कीजिए।
इन्हें अपने हिसाब से कैसे ढालें
ईमेल जितना ख़ास होगा, जवाब उतना बेहतर मिलेगा।
- उनका ऑर्डर इतिहास इस्तेमाल कीजिए। "आप मार्च तक हर छह हफ़्ते में 20 ड्रम मँगाते थे" साबित करता है कि आप उन्हें जानते हैं।
- संभावित वजह का नाम लीजिए। अगर कोई खेप देर से पहुँची या किसी कोटेशन का जवाब नहीं मिला, तो कह दीजिए। अस्पष्ट माफ़ियाँ असर नहीं करतीं।
- सेल्सपर्सन को अकाउंट से मिलाइए। ईमेल सबसे अच्छा उसी व्यक्ति की ओर से काम करता है जिससे वे पहले बात करते थे।
- ईमेल के साथ कॉल जोड़िए। अकाउंट मालिक का दो मिनट का कॉल अक्सर तीसरे ईमेल से ज़्यादा काम करता है। अगर कीमत बढ़ने से ग्राहक छूटा, तो अगला ईमेल भेजने से पहले कीमत बढ़ोतरी पत्र टेम्पलेट देखिए।
इन्हें अपने CRM से भेजिए
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
ग्राहक को कब छूटा हुआ माना जाता है?
जब उनके आख़िरी ऑर्डर के बाद का समय उनके सामान्य चक्र से साफ़ तौर पर लंबा हो। जो ग्राहक हर महीने ऑर्डर देता है और तीन महीने से चुप है, वह छूट चुका है। जो साल में दो बार देता है, वह नहीं।
मुझे कितने विन-बैक ईमेल भेजने चाहिए?
दो से चार, एक-दो हफ़्ते के अंतर पर, बीच में एक कॉल के साथ। हर एक में कुछ अलग होना चाहिए: हालचाल, नया प्रोडक्ट, कीमत अपडेट, एक सवाल।
क्या ग्राहक को वापस पाने के लिए छूट देनी चाहिए?
सबसे पहले नहीं। पहले पता कीजिए कि वे क्यों गए। अगर वजह कीमत थी, तो सभी पर एक-सी कटौती से बेहतर है उनके मौजूदा सप्लायर के मुक़ाबले कोटेशन देना। अगर वजह सेवा थी, तो सेवा ठीक कीजिए।
विन-बैक ईमेल किसे भेजना चाहिए?
वह सेल्सपर्सन जो अकाउंट को जानता है, या बड़े ग्राहकों के लिए कारोबार का मालिक। किसी जाने-पहचाने व्यक्ति का संदेश किसी सामान्य पते से आए संदेश से ज़्यादा पढ़ा जाता है।
मैं छूटते ग्राहकों को जल्दी कैसे पहचानूँ?
हर ग्राहक की आख़िरी ऑर्डर तारीख़ की तुलना उसकी सामान्य लय से कीजिए, और ऐसे अकाउंट देखिए जो ईमेल और कॉल पर भी शांत हो गए हैं। सिकुड़ता ऑर्डर अक्सर पहला संकेत होता है। देखिए सेल्स ऑर्डर क्या है।