Die Geschichte von IWES
Innovative Water and Environmental Solutions (IWES) wurde im Juni 2019 in Berlin als Ausgründung des GFZ Potsdam gegründet und bringt jahrzehntelange Erfahrung in Hydrologie, Fernerkundung und Klimawissenschaft in Wasser- und Umweltprojekte ein. Seine Mission ist wissenschaftliche Spitzenforschung mit starkem Fokus auf die praktische Umsetzung.
Seine Leistungen reichen von Beratung, Kapazitätsaufbau und Softwareentwicklung über KI-gestützte hydrologische Vorhersagen für Hochwasser und Dürren bis zur Minderung von Naturgefahren und Risiken. Sein Werkzeug MODSNOW unterstützt das operative Schneemonitoring in Zentral- und Südasien.
Zu seinen Partnern gehören die Weltbankgruppe, die UNESCO, UNDP Usbekistan, das Deutsche Rote Kreuz und die Schweizerische Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit. 2025 umfasste seine Arbeit eine Feldmission nach Usbekistan für eine von der Weltbank finanzierte Machbarkeitsstudie und ein MODSNOW-Training mit dem Pakistanischen Meteorologischen Dienst. Diese Mischung aus Forschung, Software und Feldarbeit bedeutet, dass IWES mit sehr unterschiedlichen Menschen arbeitet: Geldgebern, Behörden, Forschungspartnern, lokalen Fachleuten und den Teams, die seine Werkzeuge nutzen.
Die Arbeit ist von Natur aus international. Projekte können Institutionen auf mehreren Kontinenten und Feldteams weit entfernt von Berlin umfassen, und sie laufen oft über Jahre.
Projekte, nicht nur Deals
Ein Beratungsunternehmen verkauft nicht ein Produkt über eine Pipeline. Es führt Projekte mit mehreren Partnern gleichzeitig, jedes mit eigenen Institutionen, Menschen und Verpflichtungen, und eine Standard-Deal-Pipeline hat für diese Struktur keinen Platz.
Ein Projekt kann einen Geldgeber, eine nationale Behörde, einen Forschungspartner und lokale Teams umfassen, und dieselbe Organisation kann in mehreren Projekten in unterschiedlichen Rollen auftauchen. Den Überblick zu behalten, wer woran beteiligt ist, ist ein großer Teil der Arbeit.
Die meisten CRMs sind um ein einfaches Modell gebaut: ein Account, ein Kontakt und ein Deal, der durch Phasen läuft. Für ein Beratungsunternehmen lässt dieses Modell das meiste weg, was zählt, und die eigentliche Struktur der Arbeit landet in Tabellen und Dokumenten neben dem CRM. IWES brauchte ein CRM, dessen wichtigste Datensätze die sind, um die sich seine Arbeit tatsächlich dreht: Projekte und Partner, nicht nur Deals.
Vereinbarungen in verstreuten Posteingängen
Projekte kommen in Meetings voran. Ein Gespräch mit einem Partner legt einen Zeitplan fest, ein Workshop vereinbart nächste Schritte, eine Feldmission wirft neue Fragen auf. Was in jedem davon vereinbart wurde, zählt noch Monate später.
Liegen diese Vereinbarungen in einzelnen Posteingängen, Notizbüchern und Dokumenten, sind sie schwer zu finden, wenn man sie braucht. Wer neu zu einem Projekt stößt, muss fragen, was entschieden wurde, und Follow-ups hängen davon ab, dass sich jemand daran erinnert.
Für ein Team, das über mehrere Länder und Zeitzonen hinweg arbeitet, ist das ein echtes Risiko. Ein verpasster nächster Schritt mit einem internationalen Partner ist schwerer wiedergutzumachen als einer mit einem Kollegen auf demselben Flur. IWES brauchte einen einzigen Ort, an dem die Partner, Menschen und Vereinbarungen jedes Projekts zusammenliegen, in einer Form, die das ganze Team nutzen kann.
Das Problem ist nicht ein Mangel an Informationen. Meeting-Notizen, E-Mails und Dokumente gibt es; sie liegen nur an zu vielen Orten, um jemandem das ganze Bild eines Projekts zu geben, wenn er es braucht.
Der PromptLab-Moment
IWES brauchte ein CRM, das abbildet, wie ein Beratungsunternehmen tatsächlich arbeitet, statt seine Projekte in eine Vertriebspipeline zu zwängen. PromptLab lässt ein Team eigene Objekte festlegen, sie mit Accounts und Kontakten verknüpfen und Meetings und Aufgaben an den Datensätzen festhalten, die sie betreffen.
Mit benutzerdefinierten Objekten kann IWES seine Arbeit so beschreiben, wie sie läuft: Partner, Projekte und die Menschen darin, alle miteinander verknüpft. Die Flexibilität kam, ohne auf die Grundlagen zu verzichten. Accounts, Kontakte, E-Mails, Meetings und Aufgaben funktionieren wie in jedem CRM, und die benutzerdefinierten Objekte stehen daneben, in beide Richtungen verknüpft. Auch die Einrichtung blieb in der Hand des Teams. Objekte und Felder werden in PromptLab selbst festgelegt, sodass IWES seine Struktur anpassen kann, wenn sich seine Projekte ändern, ohne auf einen Entwickler zu warten.
Wie IWES PromptLab nutzt
IWES nutzt PromptLab, um seine Projekte, Partner und Vereinbarungen in einer zusammenhängenden Struktur zu halten. Die Arbeit gliedert sich in drei Teile. Jeder ist mit den anderen verbunden, sodass sich ein Meeting, eine Aufgabe und ein Partner jeweils auf das Projekt zurückführen lassen, das sie betreffen.
Partner und Projekte als Objekte
Benutzerdefinierte Objekte enthalten Projekte und Partnerinstitutionen, verknüpft mit den Kontakten, die daran arbeiten. Jedes Objekt hat die Felder, die IWES braucht, und seine Datensätze lassen sich wie jeder integrierte Datensatz in Ansichten filtern und in Berichten verwenden.
Weil die Objekte verknüpft sind, wird die Struktur der Arbeit sichtbar. Ein geöffnetes Projekt zeigt seine Partner und Menschen, und ein geöffneter Partner zeigt die Projekte, an denen er beteiligt ist.
Kontakte lassen sich mit mehr als einem Projekt verknüpfen. Eine Fachkraft einer Partnerinstitution, die an mehreren Projekten arbeitet, erscheint bei jedem, sodass klar ist, wer wen in welchem Zusammenhang kennt.
Gespeicherte Ansichten helfen dem Team, dieselben Daten unterschiedlich zu betrachten. Eine Ansicht zeigt vielleicht aktive Projekte nach Region, eine andere die Partner eines bestimmten Programms, jeweils aus denselben Datensätzen.
Meetings im Datensatz
Meetings werden aufgezeichnet und beim richtigen Projekt zusammengefasst, sodass das Vereinbarte bei der Arbeit bleibt, die es betrifft. Zusammenfassung und nächste Schritte landen im Datensatz, wo das ganze Team sie lesen kann.
Noch Monate später kann jeder im Team ein Projekt öffnen und sehen, was wann mit jedem Partner besprochen wurde. Die Geschichte eines Projekts hängt nicht mehr davon ab, wer im Raum war.
Gespräche über Google Meet lassen sich aufzeichnen und transkribieren, und über Calendly oder Cal.com gebuchte Meetings kommen in PromptLab beim richtigen Kontakt an. Wie auch immer ein Meeting beginnt, es landet im Datensatz.
Nächste Schritte als Aufgaben
Aktionspunkte aus jedem Meeting werden zu Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten. Jede Aufgabe ist mit dem Projekt verknüpft, zu dem sie gehört, sodass der Kontext einen Klick entfernt ist.
Jede Person sieht, was fällig ist, und das Team sieht, was in einem Projekt offen ist. Zusagen an Partner werden nachverfolgt, weil sie auf einer Liste stehen, nicht weil sich jemand daran erinnert. Aufgaben lassen sich Projekt für Projekt durchgehen, sodass das Team vor einem Gespräch mit einem Partner sieht, was beim letzten Mal zugesagt wurde und ob es erledigt ist.
Auch Workflows können hier helfen. Ändert sich ein Projektdatensatz, kann ein Workflow die nächste Aufgabe anlegen oder die Beteiligten benachrichtigen, sodass routinemäßige Follow-ups nicht vom Gedächtnis abhängen.
Eine Struktur, die zur Arbeit passt
IWES arbeitet dort, wo Wissenschaft auf Praxis trifft, mit Partnern in Europa sowie in Zentral- und Südasien. Ein CRM, das um seine Projekte und Partner herum gestaltet ist, gibt dem Team einen Ort, um diese Arbeit zu sehen, ohne sie in ein Modell für den Produktverkauf zu zwängen.
Neue Projekte und Partner passen in dieselbe Struktur. Jedes Meeting ergänzt den Datensatz, und jeder nächste Schritt wird zur Aufgabe, sodass das Wissen hinter jedem Projekt beim Team bleibt. Diese Kontinuität zählt am meisten bei langen Projekten, in denen Menschen wechseln und zwischen dem ersten Gespräch und dem Abschlussbericht Jahre vergehen können.
