Die Geschichte von Vektan Chemical
Vektan Chemical ist aus einem Handelsunternehmen hervorgegangen. Vektan Trading wurde 2006 gegründet, um mit Baustoffen zu handeln, und 2008 begann das Unternehmen, eine breite Palette von Dachmaterialien herzustellen. 2016 wandte es sich der Chemie zu und nahm in Taschkent die Produktion von Polyethylenwachs mit einer Kapazität von 8.000 Tonnen pro Jahr auf; ein Jahr später führte es die Marke Vektan Chemical ein.
Heute beschreibt es sich als privates Unternehmen für Spezialadditive mit Schwerpunkt auf hochwertigen synthetischen Wachsen. 2021 eröffnete es ein modernes Werk, das die Kapazität auf 16.000 Tonnen pro Jahr verdoppelte, und 2022 ging es strategische Partnerschaften mit wichtigen internationalen Kunden ein. Hinter dem Produkt steht ein Team von Fachleuten für Forschung und Entwicklung sowie technischen Service, das Lösungen für Kunden im In- und Ausland zuschneidet.
Der nächste Schritt führt über den Atlantik. Im Dezember 2025 gab die Wirtschaftsförderungsgesellschaft von Hitchcock bekannt, dass das Unternehmen eine Anlage mit 35.000 Quadratfuß in Hitchcock, Texas, nahe Houston gekauft hat. Sie wird der erste Produktionsstandort von Vektan Chemical in den USA – ein weiter Weg von den Baustoffen, mit denen das Unternehmen einst gehandelt hat.
Leads, die verloren gingen
Mit dem Wachstum kamen ein neues Werk, mehr Typen und mehr Märkte und damit mehr Leads und Deals, die gleichzeitig offen waren. Jeder Einkäufer hat seine eigene Anwendung, seine eigenen Mengen und seine eigenen Fragen zu einem Typ, und die Verkaufszyklen sind lang, mit mehreren Angeboten und Verhandlungen zugleich. Das Team hielt all das in Tabellen und Notizen fest.
Mit der wachsenden Zahl von Einkäufern funktionierte das immer schlechter. Manche Leads blieben einfach liegen: Niemand fasste nach, und sie erreichten nie die letzte Phase. Ein einheitliches Vorgehen über alle Leads hinweg war schwer, besonders wenn sich Prioritäten verschoben und die Aufmerksamkeit dem galt, was in dieser Woche am dringendsten war.
Auch das Timing litt. Follow-ups gingen manchmal zu spät hinaus, und das Team verlor den Überblick, welche Leads noch aktiv waren. Ein großer Teil der Arbeit bestand darin, auf eingehende E-Mails zu reagieren, und eine übersehene oder spät beantwortete E-Mail konnte das Interesse eines Einkäufers kosten.
“Vor PromptLab haben wir mit Tabellen und Notizen gearbeitet, und manche Leads blieben einfach liegen: Wir haben vergessen nachzufassen und sie bis zur letzten Phase zu bringen. Es war schwer, bei allen Leads einheitlich vorzugehen, besonders wenn sich die Prioritäten verschoben. Manchmal haben wir zu spät nachgefasst und den Überblick verloren, welche Leads noch aktiv waren.”
Status nur auf Zuruf
Für Führungskräfte zeigte sich dieselbe Lücke als fehlender Überblick. Wer wissen wollte, wo ein Deal stand, musste nachfragen. Die Antwort kam von demjenigen, der den Einkäufer betreute, zusammengesetzt aus Posteingang, Chats und Gedächtnis, und bis sie ankam, war sie oft schon veraltet.
Eine zweite Frage bedeutete eine zweite Runde Nachrichten, und ein Blick auf die gesamte Pipeline bedeutete, alle gleichzeitig zu fragen. Wenn der Status nur in den Köpfen existiert, sehen Führungskräfte erst spät, welche Deals ins Stocken geraten, und das Team verbringt einen Teil seines Tages damit, über seine Arbeit zu berichten, statt sie zu erledigen.
Angebote, die Tage dauerten
Auch Angebote hatten ihren eigenen Engpass. Bevor eines an einen Einkäufer gehen konnte, mussten seine Daten von Hand bereinigt werden: Produkte prüfen, Preise bestätigen und Details an das Vereinbarte anpassen. Für ein Unternehmen, das technische Typen verkauft, ist ein Angebot keine Formalität. Oft ist es der Moment, in dem ein Einkäufer Lieferanten direkt vergleicht.
Diese Bereinigung dauerte Tage. Jeder Tag, den ein Angebot in Vorbereitung war, war ein Tag, an dem der Einkäufer wartete, und ein Tag, an dem ein anderer Lieferant zuerst antworten konnte. Die Arbeit war repetitiv, ließ sich aber nicht überspringen, denn eine falsche Zahl ist viel schwerer zu korrigieren, wenn das Angebot schon verschickt ist.
Der PromptLab-Moment
Vektan Chemical brauchte einen Ort, an dem Leads, Deals, Angebote und die Gespräche dahinter zusammenliegen, sodass man den Stand eines Deals nachschlägt, statt danach zu fragen. PromptLab ist für Unternehmen gebaut, die physische Produkte an industrielle Einkäufer verkaufen, mit Angeboten, Mustern, Preislisten und Kundenaufträgen direkt neben der Pipeline. Das Team musste sie also nicht an ein allgemeines CRM anbauen.
Seit Deals, Angebote und Gespräche in PromptLab liegen, müssen Führungskräfte nicht mehr fragen, wo ein Deal steht. Sie sehen es selbst, in denselben Datensätzen, mit denen das Team täglich arbeitet, und die Antwort ist so aktuell wie die letzte Änderung. Der Wechsel hat nichts daran geändert, was das Team verkauft oder an wen. Geändert hat sich, wo die Arbeit festgehalten wird und wer sie sehen kann.
“Der größte Unterschied ist die Transparenz. Endlich sehen wir, was bei den Deals passiert, ohne das Team fragen zu müssen.”
Wie Vektan Chemical PromptLab nutzt
Das Team nutzt PromptLab auf dem ganzen Weg eines Deals, vom ersten Gespräch mit einem Einkäufer bis zum Angebot, das ihn abschließt. Vor der Anmeldung rechnete es damit, dass die Umstellung schwierig sein würde. In der Praxis war das System einfach zu bedienen, und ein Großteil der zeitraubenden Arbeit fiel weg. Vier Bereiche haben sich am stärksten verändert.
“Natürlich haben wir erwartet, dass die Umstellung schwierig wird, aber in Wirklichkeit war es sehr einfach zu bedienen, und die meisten zeitraubenden Aufgaben sind weggefallen.”
Leads verfolgt statt vergessen
Jeder Lead und jeder Deal hat in PromptLab seinen Platz, mit dem nächsten Schritt daran. Follow-ups sind Aufgaben mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum, verknüpft mit dem jeweiligen Einkäufer. So gerät kein Lead aus dem Blick, nur weil er bisher allein in jemandes Notizen stand.
Das hat die Arbeit mit Leads verändert. Statt auf eingehende E-Mails zu reagieren, geht das Team proaktiv auf Leads zu, und Gespräche folgen vom ersten Kontakt bis zur letzten Phase einer klareren Struktur. Offene Angebote bleiben im Blick, bis sie beantwortet sind.
Auch Einheitlichkeit fällt leichter. Wenn sich Prioritäten verschieben, stehen offene Leads und ihre nächsten Schritte weiterhin auf der Liste und werden wieder aufgenommen, statt liegen zu bleiben. Das Team hat bemerkt, dass Kunden schneller antworten, wenn die Kommunikation einheitlich ist.
“Seit dem Wechsel zu PromptLab sind unsere Gespräche strukturierter geworden, und wir gehen proaktiv auf Leads zu. Vorher haben wir nur auf E-Mails reagiert, und manche wurden vergessen oder spät beantwortet. PromptLab hilft uns, offene Angebote im Blick zu behalten, und durch einheitliche Kommunikation haben wir gemerkt, dass Kunden schneller antworten.”
Eine Pipeline, die Führungskräfte lesen können
Jeder Deal liegt in einer Pipeline, verknüpft mit dem Account des Einkäufers, seinen Kontakten und seinen Angeboten. Die Phase zeigt, wo der Deal steht, und der Datensatz enthält die Geschichte dahinter: was besprochen wurde, was verschickt wurde und was als Nächstes passiert. Eine Führungskraft, die einen Deal öffnet, sieht dasselbe Bild wie die Person, die ihn betreut.
Gespräche gehören zu diesem Bild. E-Mails und Nachrichten mit Einkäufern liegen auf dem Account, den sie betreffen, sodass der Kontext eines Deals nicht in einem einzelnen Posteingang bleibt. Fragt jemand, warum sich ein Deal bewegt hat oder warum nicht, steht die Antwort bereits im Datensatz.
Einen Deal zu aktualisieren ist Teil der Arbeit daran, keine zusätzliche Pflicht. Wird ein Angebot erstellt oder ein Gespräch erfasst, ändert sich der Datensatz mit, sodass die Pipeline den neuesten Stand zeigt, ohne dass jemand am Ende der Woche einen Statusbericht ausfüllt.
Angebote prüfen statt neu aufbauen
Angebote entstehen in PromptLab aus den eigenen Produkten und Preislisten des Unternehmens und sind mit dem zugehörigen Deal verknüpft. Produkte und Preise kommen aus dem Katalog statt aus einem alten Dokument, und die Stückkosten stehen in jeder Zeile neben dem Stückpreis, sodass die Marge sichtbar ist, bevor etwas hinausgeht.
Angebotsdaten, deren Bereinigung früher Tage dauerte, sind in Minuten bereit. Das Team prüft sie und versendet, und das Angebot bleibt am Deal, wo Führungskräfte seinen Status vom Entwurf bis zur Freigabe verfolgen können.
Die gewonnene Zeit kommt dem Einkäufer zugute. Statt Tage mit der Vorbereitung eines Dokuments zu verbringen, kann das Team eine Anfrage beantworten, solange das Interesse noch frisch ist, und seine Energie in das Gespräch rund um den Preis stecken statt in die Zahlen selbst.
“Zum ersten Mal haben wir vollen Überblick. Angebote, für die wir früher Tage brauchten, sind jetzt in Minuten fertig.”
Ein Blick auf alle Deals
Führungskräfte und Vertriebsmitarbeiter sehen dieselben Deals, Angebote und Gespräche, sodass eine Frage zum Status mit einem Blick in PromptLab beantwortet ist statt mit einer Nachfrage bei Kollegen. Gespeicherte Ansichten filtern und sortieren die Pipeline nach Verantwortlichem, Phase oder jedem anderen Feld, sodass jeder den Ausschnitt sieht, den er braucht.
Berichte und Dashboards greifen auf dieselben Daten zu. Statt vor einer Besprechung Updates per Nachricht einzusammeln, öffnen Führungskräfte einen Bericht zur Pipeline, etwa Deals nach Phase, nach Verantwortlichem oder nach Monat. Die Zahlen stammen aus der Arbeit selbst, nicht aus einer Zusammenfassung, die jemand für die Besprechung vorbereitet hat.
Bereit für einen zweiten Kontinent
Vektan Chemical bereitet die Produktion in den USA vor, zusätzlich zu Taschkent. Ein zweiter Standort bedeutet mehr Einkäufer, mehr Gespräche und mehr Angebote, verteilt über Märkte und Zeitzonen. Die Gewohnheiten, die sich das Team in PromptLab angeeignet hat – Leads, Deals, Angebote und Gespräche an einem Ort –, sind genau die, die dieses Wachstum sichtbar halten.
Derselbe Ansatz kann mit dem Unternehmen mitwachsen. Ein Team, das mit Einkäufern in den USA arbeitet, kann dieselbe Pipeline, dieselben Preislisten und dieselben Angebote nutzen wie das Team in Taschkent, und Führungskräfte sehen beide an einem Ort. Anderen Unternehmen mit langen Verkaufszyklen, mehreren Angeboten gleichzeitig und laufenden Verhandlungen rät Vektan Chemical: Struktur hilft, solange sie die Arbeit nicht komplizierter macht.
“Es würde Unternehmen mit langen Verkaufszyklen, mehreren Angeboten gleichzeitig und laufenden Verhandlungen helfen. Ich würde ihnen PromptLab wirklich empfehlen, weil es Struktur schafft, ohne die Dinge kompliziert zu machen.”
