B2B प्रोडक्ट टीमों के लिए CRM माइग्रेशन चेकलिस्ट
प्रोडक्ट बेचने वाली B2B टीमों के लिए CRM माइग्रेशन चेकलिस्ट: डेटा का ऑडिट, फ़ील्ड मैपिंग, डुप्लिकेट हटाना, इतिहास लाना, साफ़ कटओवर और सेल्सपर्सन की ट्रेनिंग।
PromptLab टीम द्वारा6 अक्टूबर 20266 मिनट में पढ़ें
CRM बदलना शायद ही कभी बदलाव के दिन बिगड़ता है। यह उससे पहले बिगड़ता है, जब कोई तय नहीं करता कि साथ क्या लाना है। सेल्सपर्सन नया सिस्टम खोलते हैं, देखते हैं कि उनके आधे अकाउंट गायब हैं, और वापस स्प्रेडशीट पर चले जाते हैं। यह चेकलिस्ट माइग्रेशन से पहले, दौरान और बाद का काम कवर करती है ताकि ऐसा न हो।
यह उन टीमों के लिए लिखी गई है जो फ़िज़िकल प्रोडक्ट बेचती हैं, जहाँ ज़रूरी रिकॉर्ड सिर्फ़ कॉन्टैक्ट और डील नहीं होते। वे प्राइस लिस्ट, खुले कोटेशन, सैंपल अनुरोध और हर ग्राहक के पीछे का ऑर्डर इतिहास हैं। अगर आप किसी खास टूल से आ रहे हैं, तो इसे हमारी HubSpot से माइग्रेट करने, Salesforce से माइग्रेट करने या स्प्रेडशीट से CRM पर जाने की गाइड के साथ पढ़ें।
माइग्रेशन से पहले: अपने डेटा का ऑडिट करें
जो आपके पास है उससे शुरू करें, जो आप चाहते हैं उससे नहीं। अभी एक घंटे का ऑडिट इंपोर्ट के बाद सफ़ाई के कई दिन बचाता है।
डेटा ऑडिट
माइग्रेशन से पहले: फ़ील्ड मैप करें और डुप्लिकेट साफ़ करें
मैपिंग में पुराने CRM की आदतें लिखित रूप में आती हैं। इसे तीन कॉलम की स्प्रेडशीट में करें: पुराना फ़ील्ड, नया फ़ील्ड, और वैल्यू का क्या करना है।
फ़ील्ड मैपिंग और डुप्लिकेट हटाना
माइग्रेशन के दौरान: इतिहास और चालू काम साथ लाएँ
अकाउंट वाला लेकिन इतिहास के बिना CRM बस एक कॉन्टैक्ट बुक है। तय करें कि हर सेल्सपर्सन को पहले दिन कितना इतिहास चाहिए, और पक्का करें कि चालू डील पूरी पहुँचें।
इतिहास और चालू डील
माइग्रेशन के दौरान: साफ़ कटओवर करें
एक तारीख चुनें और उसे ज़ोर से कहें। जो कटओवर खिसकता रहता है, तो एक महीने तक सही जानकारी के दो स्रोत बने रहते हैं।
कटओवर
माइग्रेशन के बाद: लोगों को ट्रेन करें और नतीजा जाँचें
पहले दो हफ़्ते तय करते हैं कि नया CRM टिकेगा या नहीं। ट्रेनिंग छोटी रखें और असली काम से जोड़ें।
ट्रेनिंग और पहले महीने की समीक्षा
जो आइटम लोग छोड़ देते हैं
- प्राइस लिस्ट। टीमें कॉन्टैक्ट और डील ले आती हैं और भूल जाती हैं कि हर ग्राहक की अपनी कीमतें होती हैं। फिर सेल्सपर्सन याददाश्त से कोट करते हैं।
- खुले सैंपल अनुरोध। पिछले हफ़्ते भेजा गया वह सैंपल जिसका कोई रिकॉर्ड नहीं, यानी ऐसा खरीदार जिसे कभी फ़ॉलो-अप नहीं मिलता।
- आर्काइव का फ़ैसला। सब कुछ इंपोर्ट करना सुरक्षित लगता है, लेकिन इससे चालू अकाउंट मरे हुए अकाउंट के नीचे दब जाते हैं।
- नाम से तय मालिक। "टीम" द्वारा चलाया गया माइग्रेशन किसी का नहीं होता।
- रीड-ओनली अवधि। बंद होने की तारीख के बिना पुराना सिस्टम टिका रहता है और आधी टीम उसे इस्तेमाल करती रहती है। हमारी सेल्सपर्सन से CRM इस्तेमाल करवाने की गाइड आदत वाला पहलू कवर करती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
CRM माइग्रेशन में कितना समय लगता है?
यह इस पर निर्भर है कि आपका डेटा कितना साफ़ है, सिर्फ़ इस पर नहीं कि कितना है। साफ़ एक्सपोर्ट वाली छोटी टीम कुछ दिनों में जा सकती है। सालों के डुप्लिकेट वाली टीम को मानकर चलना चाहिए कि ऑडिट और डुप्लिकेट हटाने में ज़्यादातर समय लगेगा।
क्या मुझे अपना सारा पुराना डेटा माइग्रेट करना चाहिए?
नहीं। खुली डील, सक्रिय अकाउंट और हाल का इतिहास माइग्रेट करें। बाकी सब कुछ ऐसी फ़ाइल के रूप में आर्काइव करें जिसमें आप खोज सकें। मरे हुए रिकॉर्ड इंपोर्ट करने से नया CRM इस्तेमाल करना मुश्किल हो जाता है।
क्या बदलाव के दौरान मैं दो CRM एक साथ चला सकता हूँ?
हाँ, अगर टूल इजाज़त दें। PromptLab में Salesforce और HubSpot के साथ दो-तरफ़ा सिंक है, इसलिए टीम बदलते समय दोनों चला सकती है और सबके जाने के बाद पुराना बंद कर सकती है।
जो कोटेशन और सैंपल अनुरोध चल रहे हैं उनका क्या करूँ?
कटओवर से पहले उन्हें नए सिस्टम में उनके स्टेटस और तय कीमतों के साथ दोबारा बनाएँ। वे ग्राहकों से किए गए चालू वादे हैं, इसलिए पुरानी बंद डील से ज़्यादा मायने रखते हैं।
माइग्रेशन का मालिक किसे होना चाहिए?
एक नामित व्यक्ति, आमतौर पर सेल्स ऑपरेशंस लीड या सेल्स मैनेजर, और नतीजे पर फ़ाउंडर या हेड ऑफ़ सेल्स हस्ताक्षर करें। उन्हें इसके लिए अपने हफ़्ते में समय दें, क्योंकि यह खाली पलों में नहीं हो पाएगा।