डिस्ट्रीब्यूटरों को ईमेल कैंपेन कैसे चलाएँ

डिस्ट्रीब्यूटरों को ईमेल कैंपेन चलाने के लिए अपने CRM से मनचाहे डिस्ट्रीब्यूटर चुनिए, उन्हें ऐसे समूहों में बाँटिए जिनसे बात करने की एक साझा वजह हो, और हर समूह को असली सेल्सपर्सन के मेलबॉक्स से तीन से पाँच ईमेल का छोटा सीक्वेंस भेजिए। ईमेल के बीच कुछ दिनों का अंतर रखिए, जैसे ही कोई जवाब दे सीक्वेंस रोक दीजिए, और हर जवाब का उत्तर अगले ठोस कदम से दीजिए: पार्टनर प्राइस लिस्ट, सैंपल या कोटेशन।

यह गाइड आगे हर चरण को एक उदाहरण के साथ समझाती है। मान लीजिए आप कोटिंग्स बनाते हैं और आपके पास वाटर-बेस्ड फ़्लोर कोटिंग्स की नई रेंज है, और आप तीन ऐसे क्षेत्रों में डिस्ट्रीब्यूटर ढूँढ रहे हैं जहाँ आपका कोई पार्टनर नहीं है। यही चरण रेज़िन सप्लायर, पैकेजिंग निर्माता या इंग्रीडिएंट उत्पादक के लिए भी काम करते हैं। व्यापक रणनीति के लिए पहले डिस्ट्रीब्यूटरों के ज़रिए कैसे बेचें पढ़िए।

1. अपने CRM से डिस्ट्रीब्यूटरों की सूची चुनें

उन रिकॉर्ड से शुरू कीजिए जो आपके पास पहले से हैं। ट्रेड शो में मिले डिस्ट्रीब्यूटर, जिन्होंने कैटलॉग माँगा था, और जो किसी दूसरे क्षेत्र में आपसे ख़रीदते हैं, ये सब किसी कोल्ड सूची से बेहतर पहले लक्ष्य हैं।

CRM में अकाउंट को प्रकार (डिस्ट्रीब्यूटर या होलसेलर), क्षेत्र और उनके बेचे जाने वाले सामान के आधार पर फ़िल्टर कीजिए। जो डिस्ट्रीब्यूटर पहले से औद्योगिक सफ़ाई प्रोडक्ट और फ़्लोरिंग टूल बेचता है, वह फ़्लोर कोटिंग्स के लिए किसी सामान्य बिल्डिंग मटीरियल व्यापारी से बेहतर फ़िट है। फिर हर अकाउंट पर सही कॉन्टैक्ट चुनिए: कैटेगरी या परचेज़िंग मैनेजर, अकाउंट्स पेएबल का पता नहीं।

उन लोगों को बाहर रखिए जिन्हें यह ईमेल नहीं मिलना चाहिए:

• आपके मौजूदा डिस्ट्रीब्यूटर, और हर वह अकाउंट जिस पर खुली डील है
• वे कॉन्टैक्ट जिन्होंने अनसब्सक्राइब किया या ईमेल न भेजने को कहा
• वे पते जो पहले बाउंस हो चुके हैं
• उस क्षेत्र के डिस्ट्रीब्यूटर जिसका वादा आप किसी मौजूदा पार्टनर से कर चुके हैं

अगर आपको CRM के बाहर से नए डिस्ट्रीब्यूटर जोड़ने हैं, तो पहले उन्हें इंपोर्ट कीजिए ताकि वे बाक़ी सबकी तरह अकाउंट पर हों। भेजने से पहले पते जाँचिए; हमारी डिलीवरेबिलिटी चेकलिस्ट बताती है कि पुरानी सूचियाँ क्यों नुक़सान करती हैं।

2. ऐसे सेगमेंट बनाएँ कि हर ईमेल की एक वजह हो

"सभी डिस्ट्रीब्यूटरों" को भेजा गया कैंपेन आख़िर में किसी से कुछ नहीं कहता। सूची को ऐसे समूहों में बाँटिए जिनके पास आपसे सुनने की एक साझा वजह हो, और उसी वजह के लिए लिखिए।

कोटिंग्स निर्माता के लिए तीन सेगमेंट काम करते हैं:

सेगमेंट इतने छोटे रखिए कि सिद्धांत रूप में एक सेल्सपर्सन हर जवाब पढ़ सके। अगर जवाबों से सेल्सपर्सन दब जाएँगे, तो सेगमेंट को फिर से बाँटिए।

3. 3 से 5 स्टेप का सीक्वेंस लिखें

सीक्वेंस क्रम से भेजे जाने वाले ईमेल का एक सेट है, जिसमें हर ईमेल के बीच इंतज़ार होता है, और जो व्यक्ति के जवाब देते ही रुक जाता है। डिस्ट्रीब्यूटरों के लिए तीन से पाँच स्टेप काफ़ी हैं। हर स्टेप में कुछ नया जुड़ना चाहिए, सिर्फ़ यह पूछना नहीं कि "क्या आपने मेरा पिछला ईमेल देखा?"।

फ़्लोरिंग सेगमेंट का सीक्वेंस कुछ ऐसा हो सकता है:

हर ईमेल 150 शब्दों से कम रखिए, सादे टेक्स्ट में, किसी नामित सेल्सपर्सन की ओर से पूरे सिग्नेचर के साथ। पेशकश पहली दो पंक्तियों में रखिए। हमारे डिस्ट्रीब्यूटर आउटरीच ईमेल टेम्पलेट आपको पहला संपर्क, फ़ॉलो-अप और पार्टनर प्राइस लिस्ट वाला ईमेल देते हैं, जिन्हें आप अपने हिसाब से बदल सकते हैं।

4. भेजने का समय तय करें

डिस्ट्रीब्यूटर कामकाजी घंटों में, अपने टाइम ज़ोन में ईमेल पढ़ते हैं। कैंपेन को सिर्फ़ कामकाजी दिनों पर, स्थानीय समय के 8:00 से 16:00 जैसी किसी खिड़की में भेजने के लिए सेट कीजिए। अगर तीनों क्षेत्र अलग-अलग टाइम ज़ोन में हैं, तो हर क्षेत्र के लिए एक कैंपेन चलाइए।

भार को मेलबॉक्स में बाँटिए। अगर दो सेल्सपर्सन इन क्षेत्रों को संभालते हैं, तो हर क्षेत्र का कैंपेन उसी सेल्सपर्सन के अपने मेलबॉक्स से भेजिए, ताकि जवाब उसी व्यक्ति तक पहुँचे जो फ़ॉलो-अप करेगा। हर मेलबॉक्स को एक समझदार दैनिक सीमा के अंदर रखिए, ईमेल के बीच कुछ मिनट का बेतरतीब अंतराल रखिए, और हर नए मेलबॉक्स का रैंप-अप धीरे कीजिए। जो नया मेलबॉक्स बहुत जल्दी बहुत ज़्यादा भेजता है, वह स्पैम में जाता है।

शुरुआत की तारीख तय कीजिए, और अगर पेशकश किसी सीज़न या साल के अंत तक वैध प्राइस लिस्ट जैसी किसी चीज़ से जुड़ी है, तो अंत की तारीख भी।

5. एक बार में एक ही चीज़ का A/B टेस्ट करें

कुछ सौ डिस्ट्रीब्यूटरों के साथ आपको सांख्यिकीय रूप से साफ़ नतीजे नहीं मिलेंगे, फिर भी आप सीख सकते हैं। हर स्टेप में एक ही चीज़ टेस्ट कीजिए, आम तौर पर पहले स्टेप की सब्जेक्ट लाइन, और बाक़ी सब वैसा ही रखिए।

कोटिंग्स निर्माता के लिए टेस्ट ऐसा हो सकता है:

• वेरिएंट A: "आपके कॉन्ट्रैक्टरों के लिए वाटर-बेस्ड फ़्लोर कोटिंग्स"
• वेरिएंट B: "[उनका मौजूदा ब्रांड] के साथ कम गंध वाली एक लाइन"

ओपन से नहीं, जवाबों से आँकिए। जब ठीक-ठाक संख्या में ईमेल जाने के बाद एक वेरिएंट साफ़ तौर पर पीछे हो, तो उसे रोक दीजिए और बाक़ी कैंपेन जीतने वाले वेरिएंट पर जाने दीजिए।

6. उसी दिन जवाब संभालें

जवाब ही कैंपेन का मक़सद हैं। हर जवाब से उस व्यक्ति के लिए सीक्वेंस रुकना चाहिए, ताकि पहले स्टेप पर हाँ कहने के बाद उसे तीसरा स्टेप कभी न मिले। फिर सेल्सपर्सन उसी दिन जवाब देता है।

ज़्यादातर जवाब कुछ ही प्रकार के होते हैं:

• "मुझे प्राइस लिस्ट भेजिए।" पार्टनर प्राइस लिस्ट भेजिए और एक छोटी कॉल का सुझाव दीजिए।
• "हम इसे आज़माना चाहेंगे।" सैंपल अनुरोध दर्ज कीजिए और डिलीवरी का पता पक्का कीजिए।
• "अभी नहीं, वसंत में संपर्क कीजिए।" उनके लिए कैंपेन बंद कीजिए और वसंत के लिए एक टास्क रखिए।
• "ग़लत व्यक्ति, मारिया से पूछिए।" धन्यवाद कहिए, मारिया को कॉन्टैक्ट के रूप में जोड़िए और उन्हें व्यक्तिगत रूप से ईमेल कीजिए।
• "रुचि नहीं है।" धन्यवाद कहिए और पक्का कीजिए कि उन्हें कैंपेन का कोई और ईमेल न मिले।

ऑफ़िस से बाहर होने के ऑटो-जवाब असली जवाब नहीं हैं। लौटने की तारीख देखिए और ख़ुद फ़ॉलो-अप कीजिए।

7. इनबाउंड डिस्ट्रीब्यूटरों के लिए वेब फ़ॉर्म जोड़ें

कुछ डिस्ट्रीब्यूटर जवाब नहीं देंगे, लेकिन आपकी साइट पर आएँगे। अपने पार्टनर पेज पर "डिस्ट्रीब्यूटर बनें" फ़ॉर्म रखिए जो कंपनी, क्षेत्र, रखी जाने वाली प्रोडक्ट लाइनें और सालाना वॉल्यूम पूछे, और दूसरे या तीसरे ईमेल से उसका लिंक दीजिए।

फ़ॉर्म को उसका अपना छोटा फ़ॉलो-अप सीक्वेंस दीजिए: जो डिस्ट्रीब्यूटर इसे भरता है उसे तुरंत पुष्टि और पार्टनर पैक मिलता है, फिर क्षेत्रीय सेल्सपर्सन की कॉल। यही फ़ॉर्म, आपके ट्रेड शो स्टैंड पर QR कोड के रूप में छपा हुआ, वहाँ रुकने वाले डिस्ट्रीब्यूटरों को पकड़ लेता है। अपनी वेबसाइट से लीड कैसे कैप्चर करें में बताया गया है कि कौन-से फ़ील्ड पूछें।

8. सैंपल और कोटेशन से फ़ॉलो-अप करें

सकारात्मक जवाब बिक्री की शुरुआत है, अंत नहीं। उसे अकाउंट पर एक डील बनाइए, फिर उसे उन चीज़ों से आगे बढ़ाइए जिन पर डिस्ट्रीब्यूटर असल में फ़ैसला करते हैं:

1. पार्टनर प्राइस लिस्ट। डिस्ट्रीब्यूटर प्राइस लिस्ट तय कीजिए और उसे शर्तों के साथ भेजिए।
2. सैंपल। सैंपल किट भेजिए, उसे डील पर दर्ज कीजिए, और पहुँचने के एक हफ़्ते बाद फ़ीडबैक माँगने का टास्क रखिए।
3. पहला कोटेशन। उसी प्राइस लिस्ट से शुरुआती स्टॉक ऑर्डर का कोटेशन दीजिए।
4. ऑनबोर्डिंग। साइन होने के बाद अपनी डिस्ट्रीब्यूटर ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट चलाइए।

रेज़िन सप्लायर भी ऐसे ही काम करता है। कंपोज़िट मटीरियल का एक डिस्ट्रीब्यूटर दूसरे स्टेप का जवाब देकर नए लो-श्रिंक रेज़िन का सैंपल माँगता है। सेल्सपर्सन सैंपल दर्ज करता है, उसे भेजता है, और डिलीवरी के एक हफ़्ते बाद कॉल करके पूछता है कि ट्रायल कैसा रहा। कोटेशन फ़ीडबैक के बाद आता है, उससे पहले नहीं।

PromptLab कैसे मदद करता है

हमने PromptLab प्रोडक्ट बेचने वाली टीमों के लिए बनाया है, इसलिए कैंपेन उन्हीं अकाउंट, कॉन्टैक्ट और डील पर चलते हैं जिन पर आपके कोटेशन और सैंपल हैं।

• CRM से दर्शक। फ़िल्टर से अकाउंट, कॉन्टैक्ट या अपॉर्चुनिटी चुनिए, या फ़ाइल अपलोड कीजिए, और लोगों को हाथ से बाहर कीजिए। जिसने भी अनसब्सक्राइब किया है, वह पूरी कंपनी में ब्लॉक रहता है।
• सीक्वेंस। 10 तक स्टेप, हर एक में दिनों, घंटों या मिनटों की देरी, और सब्जेक्ट व बॉडी के A/B वेरिएंट। हारने वाले वेरिएंट को कभी भी रोकिए। AI ईमेल का ड्राफ़्ट बना सकता है।
• आपके अपने मेलबॉक्स। जुड़े हुए Gmail, Outlook या IMAP मेलबॉक्स से भेजिए, हर कैंपेन में 20 तक बारी-बारी से, हर सेल्सपर्सन के सिग्नेचर के साथ।
• शेड्यूल। दिन, टाइम ज़ोन के साथ भेजने की खिड़की, ईमेल के बीच बेतरतीब अंतराल, और शुरुआत व अंत की तारीखें चुनिए। हर मेलबॉक्स की दैनिक सीमाएँ पहले से तय हैं, और नए मेलबॉक्स तीन हफ़्ते में रैंप-अप होते हैं।
• जवाब और बाउंस। जवाब आने पर सीक्वेंस रुक जाता है और मालिक को सूचना जा सकती है। बाउंस होने पर भी वह रुकता है और बाउंस सूची में दिखता है।
• वेब फ़ॉर्म। Accounts या Contacts पेज से फ़ॉर्म बनाइए, उसे एम्बेड कीजिए, होस्ट किया हुआ लिंक शेयर कीजिए या QR कोड छापिए, और उसे किसी कैंपेन से जोड़िए ताकि फ़ॉर्म भरने वाले हर व्यक्ति को सीक्वेंस मिले।
• सैंपल और कोटेशन। उसी अकाउंट पर सैंपल दर्ज कीजिए और ग्राहक-विशेष प्राइस लिस्ट से कोटेशन बनाइए। कोटेशन और सैंपल देखिए।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

डिस्ट्रीब्यूटर कैंपेन में कितने ईमेल होने चाहिए?

ज़्यादातर डिस्ट्रीब्यूटर कैंपेन के लिए तीन से पाँच स्टेप काफ़ी हैं। हर स्टेप में पहले ईमेल को दोहराने की जगह कुछ नया जुड़ना चाहिए, जैसे डेटा शीट, पार्टनर शर्तें या सैंपल की पेशकश।

ईमेल के बीच कितना इंतज़ार करना चाहिए?

ज़्यादातर B2B खरीदारों के लिए स्टेप के बीच तीन से सात दिन ठीक रहते हैं, और आख़िर की ओर लंबे अंतराल। डिस्ट्रीब्यूटर व्यस्त होते हैं, और एक-दो दिन का अंतराल दबाव जैसा लग सकता है।

कैंपेन सेल्सपर्सन की ओर से जाए या कंपनी की ओर से?

किसी नामित सेल्सपर्सन की ओर से, पूरे सिग्नेचर के साथ। डिस्ट्रीब्यूटर लोगों को जवाब देते हैं, और जवाब उसी सेल्सपर्सन तक पहुँचना चाहिए जो फ़ॉलो-अप करेगा।

पहले ईमेल में डिस्ट्रीब्यूटरों को क्या पेशकश करूँ?

वह वजह जिससे वे आपकी लाइन रखेंगे: उनके ग्राहकों को क्या फ़ायदा होगा, एक पंक्ति में मार्जिन ढाँचा, और सैंपल या तकनीकी मदद जैसा सपोर्ट। अंत में एक छोटी माँग रखिए, जैसे पार्टनर पैक भेजना।

क्या मैं अपने CRM से डिस्ट्रीब्यूटर कैंपेन चला सकता हूँ?

हाँ, अगर आपके CRM में कैंपेन पहले से शामिल हैं। PromptLab आपके अपने मेलबॉक्स से CRM में पहले से मौजूद अकाउंट और कॉन्टैक्ट को सीक्वेंस भेजता है, और जवाब आने पर उस व्यक्ति के लिए सीक्वेंस रुक जाता है।