प्राइस बढ़ोतरी के पत्र के टेम्पलेट
ग्राहक प्राइस लिस्ट वाले सप्लायरों के लिए प्राइस बढ़ोतरी के आठ पत्र: नोटिस अवधि, कच्चे माल के कारण, एक नामित संपर्क और आपत्ति का जवाब।
PromptLab टीम द्वारा6 अक्टूबर 20266 मिनट में पढ़ें
प्राइस बढ़ोतरी का पत्र भेजना किसी को पसंद नहीं, और पाना भी नहीं। अच्छा पत्र समय से पहले, साफ़ और ठोस होता है। वह बताता है कि क्या बदल रहा है, कब, क्यों, और किसे फ़ोन करना है। वह लंबी माफ़ी नहीं माँगता और संख्या को चौथे पैराग्राफ़ में नहीं छिपाता।
ये टेम्पलेट उन सप्लायरों के लिए हैं जिनके ग्राहक प्राइस लिस्ट पर हैं: डिस्ट्रीब्यूटर, पैकेजिंग बनाने वाले, कोटिंग्स और केमिकल कंपनियाँ। प्लेसहोल्डर में अपने आँकड़े डालिए। कुछ भी भेजने से पहले नोटिस अवधि के लिए अपने अनुबंध और स्थानीय नियम जाँच लें। लिस्ट वाले पक्ष के लिए ग्राहक-विशेष प्राइस लिस्ट कैसे संभालें और ग्राहक प्राइस लिस्ट क्या है देखें।
पहले से भेजे जाने वाले पत्र
विषय: [तारीख़] से [प्रोडक्ट श्रेणी] की कीमत में बदलाव
नमस्कार [पहला नाम] जी, मैं आपको बताने के लिए लिख रहा हूँ कि [प्रोडक्ट श्रेणी] की हमारी कीमतें [तारीख़] से बढ़ेंगी। कारण [कच्चा माल या इनपुट] की लागत में बढ़ोतरी है, जिसे हम [महीना] से ख़ुद सहते आ रहे हैं। आपकी नई कीमतें संलग्न प्राइस लिस्ट में हैं। उदाहरण के लिए, [प्रोडक्ट] [पुरानी कीमत] से [नई कीमत] प्रति [इकाई] हो जाता है। [तारीख़] से पहले कन्फ़र्म हुए ऑर्डर का इनवॉइस मौजूदा कीमत पर बनेगा। अगर आप बदलाव से पहले ऑर्डर देना चाहें, तो मुझे बताइए और मैं व्यवस्था कर दूँगा। कोई सवाल हो तो मैं आपका संपर्क हूँ: [फ़ोन] या [ईमेल]। सादर, [आपका नाम]
इसे अपने नियमित ग्राहकों के लिए इस्तेमाल करें, कम से कम उतने नोटिस के साथ जितना आपके अनुबंध माँगते हैं।
विषय: [वर्ष] के लिए आपकी कीमतें: नोटिस और कीमत रोकने का प्रस्ताव
नमस्कार [पहला नाम] जी, हमारी प्राइस लिस्ट [तारीख़] को बदल रही है, और मैं जल्दी लिख रहा हूँ ताकि आप अपनी खरीद की योजना बना सकें। अगर आप [अवधि] के लिए अपनी अपेक्षित मात्रा [तारीख़] तक कन्फ़र्म कर दें, तो मैं उन मात्राओं पर आपकी मौजूदा कीमतें [तारीख़] तक रोक सकता हूँ। उसके बाद संलग्न लिस्ट लागू होगी। मैं इसे आपके साथ अभी तय करना पसंद करूँगा, बजाय इसके कि यह इनवॉइस पर अचानक सामने आए। सादर, [आपका नाम]
इसे उन प्रमुख अकाउंट के लिए इस्तेमाल करें जहाँ आप मात्रा की प्रतिबद्धता के बदले कीमत रोकने का प्रस्ताव दे सकते हैं।
विषय: [तारीख़] से भाड़ा सरचार्ज
नमस्कार [पहला नाम] जी, [तारीख़] से हम [क्षेत्र] की डिलीवरी पर [राशि] प्रति [इकाई] का भाड़ा सरचार्ज जोड़ेंगे। ट्रांसपोर्टरों ने अपनी दरें बढ़ा दी हैं और अब हम यह बढ़ोतरी ख़ुद नहीं सह सकते। सरचार्ज आपके इनवॉइस पर अलग लाइन के रूप में दिखेगा, और जब दरें [स्तर] पर लौटेंगी तो हम इसे हटा देंगे। प्रोडक्ट की कीमतें नहीं बदल रहीं। अगर आप हमारी साइट से ख़ुद माल उठाने के बारे में बात करना चाहें, तो मैं ख़ुशी से मदद करूँगा। सादर, [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब लागत सरचार्ज के रूप में हो, लिस्ट प्राइस में बदलाव के रूप में नहीं।
अलग-अलग स्थितियों के लिए
विषय: [तारीख़] से कीमतों में छोटा समायोजन
नमस्कार [पहला नाम] जी, एक छोटा नोट: [तारीख़] से हमारी कीमतें औसतन [प्रतिशत] बढ़ रही हैं, ताकि [कारण] की भरपाई हो सके। आपकी अद्यतन प्राइस लिस्ट संलग्न है। बाक़ी कुछ नहीं बदलता: वही प्रोडक्ट, वही सेवा, वही शर्तें। सवाल हों तो मुझे फ़ोन कीजिए। [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब बढ़ोतरी छोटी हो और रिश्ता सहज हो।
विषय: [प्रोडक्ट]: [तारीख़] से कीमत में बदलाव
नमस्कार [पहला नाम] जी, [कच्चा माल] के हमारे सप्लायर ने अपनी कीमत बढ़ा दी है, इसलिए [तारीख़] को [प्रोडक्ट] [पुरानी कीमत] से [नई कीमत] प्रति [इकाई] हो जाता है। आपकी लिस्ट में बाक़ी सब कुछ वैसा ही है। अगर कोई दूसरा ग्रेड आपकी प्रक्रिया के लिए कम लागत में ठीक बैठता हो, तो मैं सैंपल भेज सकता हूँ। सादर, [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब सिर्फ़ एक लाइन प्रभावित हो। विकल्प देना दिखाता है कि आप उनकी लागत के बारे में भी सोच रहे हैं।
विषय: [अवधि] के लिए आपकी कीमतें वही रहेंगी
नमस्कार [पहला नाम] जी, अच्छी ख़बर: जब हमारे बाज़ार में कई कीमतें बढ़ रही हैं, हम [प्रोडक्ट श्रेणी] के लिए आपकी कीमतें [तारीख़] तक वैसी ही रख रहे हैं। मैं यह इसलिए बता रहा हूँ ताकि आप इसे ध्यान में रखकर खरीद की योजना बना सकें। [आपका नाम]
इसे तभी इस्तेमाल करें जब यह सच हो। आपने जो रोक घोषित की, वह बाद की बढ़ोतरी को समझाना आसान बना देती है।
जब ग्राहक आपत्ति करे
विषय: Re: [तारीख़] से कीमत में बदलाव
नमस्कार [पहला नाम] जी, मुझे बताने के लिए धन्यवाद कि आप इसे कैसे देखते हैं। मैं समझता हूँ कि बढ़ोतरी स्वागत योग्य नहीं होती। यह बदलाव [ख़ास लागत, एक पंक्ति में] से आया है। इसे हल्का करने के लिए मैं [विकल्प: बड़ा पैक, मात्रा समझौता या अलग डिलीवरी शेड्यूल] देख सकता हूँ, ताकि आपकी कुल लागत पर असर कम हो। क्या हम इसी हफ़्ते बात कर सकते हैं? मैं [दिन] या [दिन] को उपलब्ध हूँ। सादर, [आपका नाम]
इसे तब इस्तेमाल करें जब कोई ग्राहक नाराज़ होकर जवाब लिखे। बहस न करें: आगे का रास्ता दें।
विषय: याद दिलाना: [तारीख़] को कीमत में बदलाव
नमस्कार [पहला नाम] जी, याद दिलाना चाहता हूँ कि हमारी नई कीमतें [तारीख़] से लागू होंगी। अद्यतन लिस्ट फिर से संलग्न है। क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि आपने इसे देख लिया है, ताकि आपके अगले इनवॉइस पर कोई अचानक बात न हो? अगर आप उससे पहले ऑर्डर देने की योजना बना रहे हैं, तो मुझे बताइए और मैं सुनिश्चित करूँगा कि वह मौजूदा कीमत पर जाए। सादर, [आपका नाम]
इसे तारीख़ से लगभग एक हफ़्ते पहले इस्तेमाल करें।
उन्हें अपने हिसाब से कैसे ढालें
ग्राहक प्राइस पत्र को पंक्ति-दर-पंक्ति पढ़ते हैं। उसे वैसे ही लिखिए।
- सही व्यक्ति को भेजें। परचेज़िंग को, और अक्सर इनवॉइस मंज़ूर करने वाले को भी।
- उनकी प्राइस लिस्ट इस्तेमाल करें। जब ग्राहक की ख़ास कीमतें हों, तो सामान्य लिस्ट न भेजें। दिखाइए कि उनके लिए क्या बदलता है।
- किसी इंसान को संपर्क के रूप में बताएँ। फ़ोन नंबर वाला व्यक्ति "कस्टमर सर्विस" पते से ज़्यादा ग्राहक को शांत करता है।
- पहले अपने सेल्सपर्सन को बताएँ। पत्र तब भेजिए जब आपकी टीम को संख्याएँ और "क्यों" का जवाब पता हो। ग्राहक उन्हें फ़ोन करेंगे।
इन्हें अपने CRM से भेजें
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्राइस बढ़ोतरी के लिए मुझे कितना नोटिस देना चाहिए?
यह आपके अनुबंध और बाज़ार पर निर्भर करता है, इसलिए दोनों जाँचें। जहाँ कुछ तय नहीं है, वहाँ एक महीना या उससे ज़्यादा परचेज़िंग टीमों को योजना बनाने और पहले ऑर्डर देने का समय देता है। प्रमुख अकाउंट अक्सर और लंबे नोटिस के हक़दार होते हैं।
क्या मुझे प्राइस बढ़ोतरी का कारण बताना चाहिए?
हाँ, एक या दो ठोस वाक्यों में। "कच्चे माल की लागत बढ़ी है" उतना असरदार नहीं जितना इनपुट का नाम और लागत कब बदली, यह बताना। ज़रूरत से ज़्यादा सफ़ाई न दें।
क्या मुझे प्राइस बढ़ोतरी ईमेल से भेजनी चाहिए या पत्र से?
ईमेल आम है, नई प्राइस लिस्ट की PDF संलग्न करके। जिन अनुबंधों में लिखित नोटिस ज़रूरी है, उनमें पत्र भी भेजें। ग्राहक के साथ तय की गई शर्तों का पालन करें।
अगर कोई ग्राहक छोड़ने की धमकी दे तो?
पहले सुनिए, फिर ऐसे विकल्प दीजिए जो सिर्फ़ कीमत घटाने के बजाय उनकी कुल लागत कम करें: मात्रा सौदे, बड़े पैक, एकजुट डिलीवरी। अगर आप उन्हें मुनाफ़े पर नहीं रख सकते, तो यह जल्दी जान लेना बेहतर है।
अलग-अलग ग्राहकों की अलग कीमतें कैसे संभालूँ?
अपने CRM में हर ग्राहक के लिए, या हर समूह के लिए, एक प्राइस लिस्ट रखें। PromptLab में आप प्राइस लिस्ट को कोटेशन से जोड़ते हैं, और कोटेशन सिर्फ़ उसी लिस्ट के प्रोडक्ट उस ग्राहक की कीमतों पर देता है।