Modelos de e-mail de follow-up de cotação
Nove e-mails de follow-up de cotação para vendedores de produtos: checagem do dia seguinte, objeção de preço, dúvida de prazo, validade e lembrete final.
Pela equipe do PromptLab6 de outubro de 20265 min de leitura
Enviar a cotação é só metade do trabalho. Na venda de produtos, as cotações costumam ficar sem resposta porque o comprador está comparando três fornecedores, esperando orçamento ou simplesmente perdeu o e-mail. Um follow-up curto e específico faz tudo andar de novo.
Estes modelos correspondem aos momentos que surgem depois que a cotação sai das suas mãos. Cada um dá ao comprador algo a que reagir. Se você quer ajuda primeiro com a própria cotação, leia como escrever uma cotação de vendas que fecha o pedido.
Conferindo se a cotação chegou
Assunto: Cotação [Número da cotação] de [Produto]
Olá, [Nome], Enviei ontem a cotação [Número da cotação] para [Quantidade] de [Produto] a [Preço] por [Unidade], entregue em [Local]. Pode confirmar se ela chegou e se a especificação está correta? Se algo precisar mudar, como o tamanho da embalagem ou a data de entrega, reemito rapidamente. [Seu nome]
Use no dia seguinte ao envio, principalmente com um comprador novo. Também resgata cotações que foram parar na caixa de spam.
Assunto: Dúvidas sobre a cotação [Número da cotação]?
Olá, [Nome], Há bastante coisa na cotação [Número da cotação], então, se ajudar, posso explicá-la em 10 minutos: as faixas de preço, as condições de pagamento e o cronograma de entrega. [Dia] às [Horário] funciona para você? [Seu nome]
Use em cotações maiores ou com vários itens.
Lidando com objeções
Assunto: Re: Cotação [Número da cotação], preço
Olá, [Nome], Obrigado por ser franco sobre o preço. Antes de mudar qualquer coisa, posso perguntar com o que você está comparando? Faz diferença se é o mesmo tipo de produto, a mesma embalagem e as mesmas condições de entrega. Se a diferença for real, há algumas coisas que posso avaliar: um pedido maior para uma faixa de preço melhor, uma embalagem diferente ou um cronograma de entrega que permita consolidar remessas. [Seu nome]
Use quando o comprador disser que a cotação está cara. Pergunte primeiro, dê desconto depois.
Assunto: Comparando cotações de [Produto]
Olá, [Nome], Entendo que você tem outra cotação. Ao compará-las, vale conferir três pontos: se o produto atende à [Especificação], qual é o pedido mínimo e qual prazo de entrega eles prometem nos pedidos recorrentes. Se tudo isso for igual e o preço deles ainda for menor, me diga a diferença e vejo o que posso fazer. [Seu nome]
Use quando o comprador mencionar o preço de um concorrente. Não critique o concorrente.
Assunto: Entrega da cotação [Número da cotação]
Olá, [Nome], Entendo que o prazo de [Número] dias é uma preocupação. Temos duas opções: enviar um primeiro lote de [Quantidade] do estoque até [Data], com o restante em seguida, ou montar um contrato de fornecimento programado por [Período]. Qual das duas combina melhor com o seu plano de produção? [Seu nome]
Use quando o obstáculo é a entrega, e não o preço.
Fazendo o negócio andar
Assunto: Cotação [Número da cotação] válida até [Data]
Olá, [Nome], Um lembrete rápido: a cotação [Número da cotação] é válida até [Data]. Depois disso, [Motivo, por exemplo revisamos o preço de acordo com o custo das matérias-primas]. Se quiser seguir em frente, responda com o número do seu pedido de compra ou me diga o que precisa mudar e atualizo hoje mesmo. [Seu nome]
Use alguns dias antes do vencimento, e só se a data for real.
Assunto: Cotação revisada [Número da cotação], versão 2
Olá, [Nome], Obrigado pelo retorno. Revisei a cotação com [Mudança: nova quantidade, nova embalagem ou nova data de entrega]. O novo preço é [Preço] por [Unidade]. A versão revisada está em anexo, e todo o resto continua igual. Se estiver bom para você, posso confirmar o pedido hoje. [Seu nome]
Use logo depois de alterar uma cotação, para o comprador ver o que mudou.
Assunto: Ainda faz sentido: cotação de [Produto]
Olá, [Nome], Não tive retorno sobre a cotação [Número da cotação], então pergunto direto: esse projeto ainda está de pé? Se o prazo mudou, me diga e volto a falar em [Mês]. Se você escolheu outro fornecedor, agradeceria uma linha sobre o motivo. Isso nos ajuda a melhorar. [Seu nome]
Use uma semana depois do primeiro follow-up.
Assunto: Encerrando a cotação [Número da cotação]
Olá, [Nome], Vou encerrar do meu lado a cotação [Número da cotação] para que ela não fique aberta. Se os seus planos mudarem, posso reabri-la, embora os preços possam ter mudado até lá. Obrigado pelo seu tempo, e espero que possamos trabalhar juntos em um projeto futuro. [Seu nome]
Use como última mensagem. Depois marque o negócio como perdido, com o motivo.
Como personalizar
O melhor follow-up de cotação faz referência a algo que só você e o comprador sabem.
- Cite o motivo que ele deu. Se ele disse "só repomos em sacos de 25 kg", use essas palavras.
- Ofereça um número, e não uma sensação. "Uma faixa de preço a partir de 5 paletes" é mais útil que "um preço melhor".
- Siga o status. Uma cotação que foi revisada pede um e-mail diferente de uma que não se mexeu.
Depois que a cotação for aceita, o próximo passo é o pedido de venda. Veja o que é quote-to-order e como acelerar o quote-to-order.
Envie pelo seu CRM
Perguntas frequentes
Quanto tempo esperar antes de fazer follow-up de uma cotação?
Um dia útil para confirmar que chegou e depois de três a cinco dias úteis para perguntar como está o andamento. Depois disso, um ritmo semanal basta. Ajuste ao ciclo de compra do comprador: um follow-up semanal é rápido demais para um projeto que se decide por trimestre.
Como fazer follow-up de uma cotação sem parecer insistente?
Dê ao comprador algo novo a cada vez: uma especificação esclarecida, uma opção de entrega, um documento. Uma mensagem que só diz "alguma novidade?" não acrescenta nada e é fácil de ignorar.
O que dizer quando o comprador acha minha cotação cara?
Pergunte com o que ele está comparando e confira se o tipo de produto, a embalagem e as condições de entrega coincidem. Se a diferença for real, ofereça opções como um pedido maior ou uma embalagem diferente, em vez de um desconto direto.
Devo colocar uma data de validade em uma cotação?
Sim, se ela for real. Os preços das matérias-primas se movem, e uma data dá ao comprador um motivo para decidir. Não invente um prazo que você não vai cumprir.
Consigo acompanhar em que pé está uma cotação?
Sim. No PromptLab, cada cotação tem um status (Draft, Pending ou Approved) e fica no seu negócio, então você escolhe o follow-up certo. O status acompanha o seu próprio processo. Ele não diz se o comprador abriu o e-mail.