Como escrever uma cotação de vendas que fecha o pedido

Uma cotação B2B vencedora para produtos físicos responde a todas as perguntas que o comprador, de outra forma, mandaria por e-mail. Ela lista cada produto com um preço claro por unidade e informa o incoterm, o pedido mínimo, o prazo de entrega, as condições de pagamento e por quanto tempo o preço vale. Se o comprador consegue aprovar a cotação sem devolver uma única pergunta, você a escreveu bem.

As cotações perdem pedidos de duas formas: chegam tarde e deixam algo em aberto. Este guia mostra o que colocar em uma cotação de produtos, em que ordem, e como proteger sua margem enquanto escreve.

O que uma cotação B2B de produtos precisa conter

Passo a passo: monte a cotação

1. 1

   Comece pela tabela de preços do cliente

   Se esse cliente tem preços acordados, cote a partir deles. Os preços tirados de uma tabela já saem certos de primeira, e os produtos já são os que ele compra. Veja como gerenciar tabelas de preços por cliente.

2. 2

   Liste cada linha com unidade, embalagem e quantidade

   Escreva "500 kg" e "sacos de 25 kg" separadamente. Os compradores comparam as cotações linha por linha, e uma unidade vaga dificulta a comparação.

3. 3

   Confira sua margem em cada linha

   Veja o custo unitário contra o preço unitário antes de enviar. Conheça o seu piso, o menor preço que você aceita, para que um desconto na negociação seja uma decisão, e não um deslize.

4. 4

   Acrescente os custos fora das linhas

   Frete, manuseio e certificação entram como linhas próprias, para o comprador ver o que as mercadorias custam e o que custa movê-las.

5. 5

   Informe o incoterm e o local

   "FCA Rotterdam" ou "DAP Lyon" diz quem paga o quê e quando o risco passa. "Entregue", sozinho, não diz.

6. 6

   Defina validade, pedido mínimo e prazo

   Os preços acompanham as matérias-primas. Diga por quanto tempo o seu se mantém, qual é o menor pedido que você despacha e quantas semanas leva.

7. 7

   Envie no mesmo dia

   Uma cotação que chega no dia seguinte à ligação parece organizada. Uma que chega na semana seguinte parece falta de interesse.

As condições que decidem o pedido

Incoterms

O incoterm diz onde termina a sua responsabilidade. EXW significa que o comprador retira na sua porta. DAP significa que você entrega no local dele, sem incluir impostos de importação. Cote o termo que o seu comprador espera, com o local nomeado, e acrescente uma segunda opção se puder oferecer.

Validade

De sete a trinta dias é comum, conforme a volatilidade dos seus insumos. Informe a data, e não "30 dias", para ninguém discutir quando a contagem começou.

Pedido mínimo e prazo de entrega

Coloque os dois na cotação, mesmo que você os mencione no site. Um comprador que compara três cotações precisa dos três dados em um só lugar. Se o prazo depende de estoque, diga o que está em estoque e o que é feito sob encomenda.

Condições de pagamento

Informe as condições e a moeda. Por exemplo, "30 dias líquidos, EUR" ou, em um primeiro pedido, metade antecipada e o saldo antes do embarque. Clientes novos costumam começar com condições mais rígidas.

Um exemplo prático

Digamos que um distribuidor de plásticos cote para um compounder 2 toneladas de um tipo de polipropileno.

A linha das mercadorias tem uma margem de $0,33 por kg, ou seja, $660 na linha. O frete acrescenta $30, então a cotação carrega $690 de margem no total. Válida até 31 de outubro. Pedido mínimo de 1 tonelada. Prazo de 10 dias a partir do pedido. Pagamento em 30 dias líquidos.

Tudo de que o comprador precisa está em uma página. E dá para ver que um desconto de 5% nas mercadorias ($185) reduziria a margem delas de $660 para $475. Essa troca é sua para decidir, antes da ligação.

Erros que custam pedidos

• Deixar o frete "a confirmar". O comprador não consegue comparar o seu total com o de um concorrente.
• Cotar com uma tabela de preços antiga. Você ganha o pedido e perde a margem.
• Sem data de validade. Você fica preso a um preço de três meses atrás.
• Linhas sem código de produto. O comprador precisa redigitá-las no próprio sistema. Dê um código claro a cada linha.
• Silêncio depois do envio. Faça follow-up em dois dias. Os modelos de e-mail de follow-up de cotação dão o texto, e como acelerar o quote-to-order mostra como fechar a distância.

Como o PromptLab ajuda

No PromptLab você cria uma cotação, vincula-a ao negócio e vincula a tabela de preços do cliente, então os produtos e preços disponíveis são os que ele acordou. Cada linha mostra preço unitário e custo unitário lado a lado, e o resumo mostra o custo total, a margem total e o percentual de margem conforme você edita.

Inclua frete, manuseio e descontos no mesmo total. A cotação passa por Draft, Pending e Approved, então todos veem quais números são finais, e ela se anexa ao negócio automaticamente. Quando o cliente aceita, você cria o pedido de venda com suas condições comerciais e o cronograma de pagamento e depois gera a fatura a partir do mesmo registro.

Um fluxo de trabalho pode criar uma tarefa quando o status de uma cotação muda, então o follow-up nunca depende da memória. A orientação de margem só é tão boa quanto os custos dos seus produtos, então mantenha o catálogo atualizado. Mais na página de cotações e amostras.

Perguntas frequentes

O que deve constar em uma cotação de vendas B2B?

Itens com preços unitários, embalagem, custos fora das linhas, incoterm e local, pedido mínimo, prazo de entrega, condições de pagamento, moeda, data de validade e como aceitar. Acrescente qualquer especificação ou certificado que o comprador pediu.

Por quanto tempo uma cotação deve ser válida?

De sete a trinta dias é típico para produtos cujas matérias-primas oscilam. Coloque a data de vencimento na cotação. Para produtos estáveis, dá para cotar por mais tempo, mas nunca deixe em aberto.

Qual é a diferença entre cotação e fatura proforma?

A cotação é uma oferta que o comprador pode aceitar. A fatura proforma é um documento usado para pagamento ou desembaraço aduaneiro antes do embarque, geralmente depois do pedido. Muitas equipes enviam a cotação primeiro e emitem a proforma na aceitação.

Devo mostrar minha margem ao cliente?

Não. A margem é sua. Mostre ao cliente os preços unitários e os custos que ele paga. Seu CRM deve mostrar a margem internamente, para você saber o piso enquanto negocia.

Com que rapidez devo enviar uma cotação?

No mesmo dia para produtos padrão e em até dois dias para o que exigir conferência de especificação. A cotação mais rápida muitas vezes ganha a primeira conversa sobre o pedido.