O que é uma caixa de entrada compartilhada?

Imagine um comprador que escreve para o seu vendedor na segunda por e-mail, manda uma mensagem de WhatsApp para o seu colega na terça e faz uma pergunta no Telegram na quarta. Em uma caixa de entrada compartilhada, as três mensagens ficam no mesmo registro do cliente, onde qualquer pessoa da equipe pode lê-las.

Por que a caixa de entrada compartilhada importa

Quando as mensagens ficam em contas pessoais, três coisas dão errado. Um vendedor sai de férias e os compradores dele ficam esperando. Um novo vendedor assume uma conta e não consegue ver o que foi prometido. Um gestor não faz ideia se um pedido de cotação foi respondido.

A caixa de entrada compartilhada resolve isso ao manter a conversa com a empresa, e não com o celular de uma pessoa.

Como uma caixa de entrada compartilhada funciona

• Os canais são conectados uma única vez. Você vincula uma caixa de e-mail ou uma conta de chat empresarial, e as mensagens passam a chegar.
• As mensagens são anexadas ao cliente certo. Bons sistemas associam o remetente a um contato e a uma conta.
• A equipe vê a conversa. Qualquer pessoa com acesso pode lê-la e responder.
• A responsabilidade é clara. Você vê quem está cuidando de uma conversa e o que está aguardando.

As melhores versões ficam dentro do CRM. Uma caixa de entrada compartilhada em uma ferramenta separada obriga você a copiar os dados de um lado para o outro.

Um exemplo de distribuição de produtos químicos

Este exemplo é fictício.

O comprador de uma fábrica de produtos de limpeza, cliente de uma distribuidora, envia um e-mail pedindo preço para quantidades em tambores. Dois dias depois, o mesmo comprador manda uma mensagem de WhatsApp dizendo que o pedido é urgente. O vendedor está em uma feira.

Em uma caixa de entrada compartilhada, um colega abre a conta, lê juntos o e-mail e a mensagem de WhatsApp, vê a cotação em aberto e responde pelo WhatsApp, o canal que o comprador escolheu. O vendedor volta e encontra a conversa em dia.

Por que só o e-mail não basta na venda de produtos

Compradores B2B não se limitam ao e-mail. Em muitos mercados, a área de compras usa WhatsApp ou Telegram para dúvidas rápidas. Se o seu CRM captura apenas e-mail, grande parte do relacionamento fica invisível.

Uma caixa de entrada compartilhada mantém essas conversas junto à cotação, ao pedido de amostra e ao pedido de venda, e o histórico fica completo.

Termos relacionados

• Um CRM é onde a caixa de entrada deve ficar.
• Inteligência de conversas cobre o lado falado do mesmo relacionamento.
• Quote-to-order muitas vezes começa com uma mensagem na caixa de entrada.
• Venda baseada em contas depende de ver todos os contatos de um cliente em uma única visão.

Como o PromptLab trata isso

O PromptLab tem uma caixa de entrada compartilhada com e-mail, WhatsApp e Telegram. O e-mail chega do Gmail, do Outlook ou do seu próprio servidor de e-mail via IMAP. O WhatsApp funciona com o seu número do WhatsApp Business. O Telegram funciona com o bot do Telegram da sua própria empresa, e o comprador precisa enviar a primeira mensagem.

Cada conversa fica vinculada à sua conta, junto com os negócios e as cotações dela. Leia como vender pelo WhatsApp ou veja as páginas de WhatsApp e Telegram.

Perguntas frequentes

Uma caixa de entrada compartilhada é o mesmo que uma caixa de e-mail compartilhada?

Uma caixa de e-mail compartilhada geralmente é só de e-mail, como um endereço vendas@. Uma caixa de entrada compartilhada em um CRM também pode reunir mensagens de chat e vincula cada conversa a um registro de cliente.

Quais canais a caixa de entrada do PromptLab aceita?

E-mail, WhatsApp e Telegram. O WhatsApp usa o seu número do WhatsApp Business. O Telegram usa o bot da sua própria empresa, e o comprador envia a primeira mensagem.

A caixa de entrada inclui LinkedIn ou SMS?

Não. A caixa de entrada cobre e-mail, WhatsApp e Telegram.

Posso continuar usando o Gmail ou o Outlook?

Pode. O PromptLab captura e-mails do Gmail, do Outlook ou do seu próprio servidor de e-mail via IMAP.