A história da Basalt Engineering
O grupo Basalt Uzbekistan foi fundado em 2015 em torno da pedreira de basalto de Osmonsoy, no distrito de Forish, na região de Jizzakh. Ele opera o ciclo completo, da extração da rocha à produção de materiais acabados: vergalhões de basalto, geogrelhas, tecidos, fibra contínua, lã de rocha e tubos. O grupo atende clientes no Uzbequistão e em outros países e tem certificação ISO 9001, 14001 e 45001 para gestão da qualidade, ambiental e de saúde e segurança ocupacional.
A Basalt Engineering Corp trabalha ao lado dele, projetando e construindo sistemas de produção para materiais de basalto, como lã de rocha e fibra contínua. Entre os materiais e a engenharia, o negócio responde a uma ampla variedade de solicitações técnicas.
É um negócio baseado em conhecimento técnico. Os produtos de basalto são escolhidos por sua resistência mecânica e por resistirem à corrosão e ao calor, e os compradores querem saber exatamente qual produto, em que tamanho e quantidade, serve para o seu projeto. Os pedidos de cotação chegam em um fluxo constante, de produtos isolados a combinações de vários, e cada um exige uma resposta rápida e precisa.
RFQs se acumulando
Com tantas linhas de produtos, cada pedido de cotação era um pequeno projeto: ler, identificar os itens, consultar preços e redigir. Um comprador podia pedir vários produtos de uma vez, em tamanhos e quantidades específicos, e cada linha precisava ser associada ao item certo antes de receber um preço.
Quando as solicitações chegavam mais rápido do que a equipe conseguia atender, o trabalho ficou sufocante. Pedidos esperavam nas caixas de entrada enquanto os anteriores ainda estavam sendo resolvidos, e o tempo entre a pergunta do comprador e a resposta da empresa aumentava.
Em materiais de construção, esse atraso pesa. Um comprador que compara fornecedores muitas vezes fica com quem responde primeiro, e uma cotação lenta pode perder um negócio antes mesmo de o preço ser visto.
Também deixou a carga de trabalho da equipe imprevisível. Uma semana tranquila podia ser seguida por uma onda de pedidos, e o acúmulo de uma onda muitas vezes ainda estava sendo resolvido quando a próxima chegava.
Não faltava conhecimento à equipe. Faltava tempo, e o volume de trabalho de rotina em torno de cada pedido consumia o tempo que havia.
Tempo gasto no trabalho errado
A maior parte do esforço em uma RFQ ia para a parte mecânica: ler, associar e digitar. O julgamento que só a equipe pode oferecer, como conferir um preço, escolher o produto certo ou acrescentar uma observação para o comprador, era espremido no tempo que sobrava.
É a ordem invertida. Pessoas qualificadas passavam o dia em um trabalho que um sistema poderia fazer e tinham menos tempo para as partes do trabalho que exigem sua experiência.
Também sobrava pouco espaço para o follow-up. Com o próximo pedido já esperando, raramente havia tempo de retornar a um comprador depois de enviar a cotação, mesmo quando uma conversa rápida poderia ter garantido o pedido.
O momento PromptLab
A Basalt Engineering precisava tirar o volume das costas da equipe sem tirar a equipe do processo. O PromptLab é feito para fornecedores industriais, com cotações montadas a partir dos próprios produtos e tabelas de preços da empresa e uma IA que assume o trabalho repetitivo em torno delas enquanto as pessoas revisam o resultado.
O trabalho de RFQ que tinha se acumulado passou para o PromptLab, e o tempo da equipe voltou para conferir e enviar cotações. Controle era a condição. Toda cotação que sai da Basalt Engineering é conferida por uma pessoa, e o sistema precisava se adaptar a essa regra, e não contorná-la.
Também precisava se encaixar no jeito como a equipe já trabalhava. As solicitações continuam chegando dos compradores pelos canais de sempre, e a equipe continua decidindo o que sai. O que mudou foi quanto do trabalho intermediário a equipe precisa fazer à mão.
“O PromptLab cuida de um trabalho que sobrecarregava nossa equipe. Nossos ciclos de RFQ caíram mais da metade.”
Como a Basalt Engineering usa o PromptLab
A Basalt Engineering usa o PromptLab para tratar seus pedidos de cotação da chegada à resposta. A mudança aparece de três formas. Todas vêm da mesma mudança: a parte rotineira do trabalho foi para o sistema, e a equipe ficou com a parte que exige seu julgamento.
Trabalho de RFQ no PromptLab
O PromptLab cuida do trabalho de RFQ que sobrecarregava a equipe. As pessoas revisam o resultado antes do envio, então a velocidade vem sem abrir mão do controle sobre o que o comprador recebe.
As cotações são montadas a partir dos próprios produtos e tabelas de preços da empresa, com o custo unitário ao lado do preço unitário em cada linha, e vinculadas ao negócio do comprador. Cada solicitação tem um registro, e seu status mostra se está em rascunho, pendente ou aprovada.
A solicitação, a cotação e a conversa em torno delas ficam juntas na conta do comprador. Quem assume a solicitação vê o que foi pedido, o que foi oferecido e o que vem a seguir. Produtos e preços vêm do catálogo, e não da memória ou de uma cotação antiga, então os números partem do lugar certo e a revisão se concentra no que realmente exige o julgamento de uma pessoa.
Ciclos de RFQ mais curtos
Da solicitação à cotação, uma RFQ agora leva menos da metade do tempo que levava antes. Os compradores recebem respostas mais cedo, enquanto o interesse ainda está vivo.
Como cada cotação fica no negócio, a equipe vê quais solicitações foram respondidas e quais ainda estão em aberto. Nada fica esperando em uma caixa de entrada sem que alguém saiba.
Os documentos de cotação são gerados a partir do registro, então não existe uma etapa à parte de copiar números para um modelo. Quando uma cotação é aprovada e o comprador aceita, o pedido de venda pode ser gerado a partir dos mesmos dados.
Ciclos mais curtos também significam menos trabalho em andamento. Com menos solicitações esperando ao mesmo tempo, fica mais fácil acompanhar cada uma e menos provável que alguma seja esquecida.
Tempo de volta para a equipe
Sem o volume sufocante, a equipe consegue dar a cada solicitação a atenção de que ela precisa. O tempo que ia para ler e redigitar agora vai para conferir preços, escolher o produto certo e conversar com os compradores.
Essa mudança é o verdadeiro ganho. O conhecimento da equipe sobre materiais de basalto é usado onde faz diferença para o comprador, e não na mecânica de preparar um documento.
Também abre espaço para o follow-up que antes ficava de fora. Com as cotações saindo mais rápido, a equipe tem tempo de retornar aos compradores e responder às suas dúvidas antes que decidam.
Pronta para mais solicitações
A linha de produtos de basalto do grupo e sua atuação em outros países trazem um fluxo constante de solicitações técnicas. Com o trabalho de RFQ no PromptLab, mais solicitações já não significam uma carga maior sobre as mesmas pessoas.
Respostas mais rápidas ganham mais conversas, e mais conversas trazem mais solicitações. A Basalt Engineering agora tem um processo que acompanha as duas coisas.
Os mesmos registros também mostram à equipe para onde vai seu trabalho. Relatórios de cotações e negócios podem mostrar quais produtos são mais solicitados e quais pedidos viram vendas, ajudando a equipe a decidir onde focar.
