A história da Vektan Chemical
A Vektan Chemical nasceu de uma empresa comercial. A Vektan Trading foi criada em 2006 para comercializar materiais de construção e, em 2008, a empresa começou a produzir uma ampla linha de materiais para telhados. Em 2016 voltou-se para a química, iniciando a produção de cera de polietileno em Tashkent com capacidade de 8.000 toneladas por ano, e um ano depois lançou a marca Vektan Chemical.
Hoje ela se define como uma empresa privada de aditivos especiais focada em ceras sintéticas de alta qualidade. Em 2021 inaugurou uma fábrica moderna que dobrou a capacidade para 16.000 toneladas por ano e, em 2022, firmou parcerias estratégicas com importantes clientes internacionais. Por trás do produto há uma equipe de especialistas em P&D e assistência técnica, que adapta soluções para clientes no país e no exterior.
O próximo passo atravessa o Atlântico. Em dezembro de 2025, a corporação de desenvolvimento econômico de Hitchcock anunciou que a empresa havia comprado uma instalação de 35.000 pés quadrados em Hitchcock, no Texas, perto de Houston. Será a primeira unidade de produção da Vektan Chemical nos EUA, bem longe dos materiais de construção com que começou a trabalhar.
Leads que se perderam
O crescimento trouxe uma nova fábrica, mais tipos e mais mercados e, com eles, mais leads e negócios abertos ao mesmo tempo. Cada comprador tem sua aplicação, seus volumes e suas dúvidas sobre um tipo, e os ciclos de venda são longos, com várias cotações e negociações em andamento ao mesmo tempo. A equipe acompanhava tudo isso em planilhas e anotações.
Isso funcionava cada vez pior à medida que o número de compradores crescia. Alguns leads simplesmente ficavam parados: ninguém fazia o follow-up, e eles nunca chegavam à etapa final. Manter uma abordagem consistente entre os leads era difícil, principalmente quando as prioridades mudavam e a atenção ia para o que fosse mais urgente naquela semana.
O timing também sofria. Os follow-ups às vezes saíam tarde demais, e a equipe perdia de vista quais leads ainda estavam ativos. Boa parte do trabalho virava reagir aos e-mails conforme chegavam, e um e-mail esquecido ou respondido com atraso podia custar o interesse de um comprador.
“Antes do PromptLab usávamos planilhas e anotações, e alguns leads simplesmente ficavam esquecidos: deixávamos de fazer o follow-up e de levá-los até a etapa final. Era difícil manter a consistência entre os leads, principalmente quando as prioridades mudavam. Às vezes fazíamos o follow-up tarde demais e perdíamos de vista quais leads ainda estavam ativos.”
Status no boca a boca
Para os gestores, a mesma lacuna aparecia como falta de visibilidade. Um gestor que quisesse saber em que ponto estava um negócio precisava perguntar. A resposta vinha de quem atendia o comprador, montada a partir da caixa de entrada, dos chats e da memória dessa pessoa, e muitas vezes já estava desatualizada quando chegava.
Uma segunda pergunta significava uma segunda rodada de mensagens, e uma visão do pipeline inteiro significava perguntar a todos ao mesmo tempo. Quando o status vive na cabeça das pessoas, os gestores só percebem tarde quais negócios estão travando, e a equipe passa parte do dia relatando o trabalho em vez de fazê-lo.
Cotações que levavam dias
As cotações tinham seu próprio gargalo. Antes de uma delas ir para um comprador, os dados precisavam ser ajustados à mão: produtos conferidos, preços confirmados e detalhes alinhados com o que havia sido combinado. Para uma empresa que vende tipos técnicos, a cotação não é uma formalidade. Muitas vezes é o momento em que o comprador compara fornecedores lado a lado.
Esses ajustes levavam dias. Cada dia que uma cotação passava em preparação era um dia de espera para o comprador e um dia em que outro fornecedor podia responder primeiro. O trabalho era repetitivo, mas não podia ser pulado, porque um número errado é muito mais difícil de corrigir depois que a cotação foi enviada.
O momento PromptLab
A Vektan Chemical precisava de um só lugar onde leads, negócios, cotações e as conversas por trás deles ficassem juntos, para que o status de um negócio fosse algo que se consulta, e não algo que se pergunta. O PromptLab é feito para empresas que vendem produtos físicos a compradores industriais, com cotações, amostras, tabelas de preços e pedidos de venda ao lado do pipeline, então a equipe não precisou acoplá-los a um CRM genérico.
Com negócios, cotações e conversas no PromptLab, os gestores não precisam mais perguntar em que ponto está um negócio. Eles veem por conta própria, nos mesmos registros com que a equipe trabalha todos os dias, e a resposta é tão atual quanto a última atualização. A mudança não alterou o que a equipe vende nem para quem. O que mudou foi onde o trabalho fica registrado e quem consegue vê-lo.
“A maior mudança é a visibilidade. Finalmente entendemos o que acontece nos negócios sem precisar perguntar à equipe.”
Como a Vektan Chemical usa o PromptLab
A equipe usa o PromptLab em todo o caminho de um negócio, da primeira conversa com um comprador até a cotação que o fecha. Antes de assinar, esperava que a adaptação fosse difícil. Na prática, o sistema se mostrou fácil de usar, e boa parte do trabalho demorado desapareceu. Quatro partes do trabalho foram as que mais mudaram.
“Naturalmente, esperávamos que fosse difícil se adaptar, mas na prática foi muito fácil de usar, e a maioria das tarefas demoradas desapareceu.”
Leads acompanhados, não esquecidos
Cada lead e cada negócio tem seu lugar no PromptLab, com o próximo passo junto. Os follow-ups são tarefas com responsável e prazo, vinculadas ao comprador a que se referem, para que nenhum lead saia de vista só porque estava apenas nas anotações de alguém.
Isso mudou a forma como a equipe trabalha com leads. Em vez de reagir aos e-mails conforme chegam, ela aborda os leads de forma proativa, e as conversas seguem uma estrutura mais clara do primeiro contato até a etapa final. As cotações pendentes ficam à vista até serem respondidas.
A consistência também ficou mais fácil. Quando as prioridades mudam, os leads em aberto e seus próximos passos continuam na lista, então são retomados em vez de ficarem para trás. A equipe percebeu que os clientes respondem mais rápido quando a comunicação é consistente.
“Depois que passamos para o PromptLab, nossas conversas ficaram mais estruturadas e começamos a abordar os leads de forma proativa. Antes, só reagíamos aos e-mails, e alguns eram esquecidos ou respondidos com atraso. Ele nos ajudou a acompanhar as cotações pendentes e, com uma comunicação consistente, percebemos que os clientes passaram a responder mais rápido.”
Um pipeline que os gestores conseguem ler
Cada negócio fica em um pipeline, vinculado à conta do comprador, aos seus contatos e às suas cotações. A etapa mostra onde o negócio está, e o registro guarda o histórico por trás: o que foi conversado, o que foi enviado e o que vem a seguir. Um gestor que abre um negócio vê o mesmo quadro que a pessoa que cuida dele.
As conversas fazem parte desse quadro. E-mails e mensagens com compradores ficam na conta a que se referem, então o contexto de um negócio não fica preso na caixa de entrada de uma só pessoa. Quando alguém pergunta por que um negócio avançou, ou por que não avançou, a resposta já está no registro.
Atualizar um negócio faz parte de trabalhar nele, não é uma tarefa à parte. Quando uma cotação é criada ou uma conversa é registrada, o registro muda junto, e o pipeline reflete o trabalho mais recente sem que ninguém precise preencher um relatório de status no fim da semana.
Cotações revisadas, não refeitas
As cotações são montadas no PromptLab a partir dos próprios produtos e tabelas de preços da empresa e vinculadas ao negócio a que pertencem. Produtos e preços vêm do catálogo, e não de um documento antigo, e o custo unitário aparece ao lado do preço unitário em cada linha, então a margem fica visível antes de qualquer envio.
Dados de cotação que levavam dias para ficar em ordem ficam prontos em minutos. A equipe confere e envia, e a cotação continua no negócio, onde os gestores acompanham seu status do rascunho à aprovação.
O tempo economizado volta para o comprador. Em vez de passar dias preparando um documento, a equipe consegue responder a uma solicitação enquanto o interesse do comprador ainda está vivo e dedicar seu esforço à conversa em torno do preço, e não aos números em si.
“Temos visibilidade total pela primeira vez. Cotações que levavam dias para ficar em ordem agora levam minutos.”
Uma visão de todos os negócios
Gestores e vendedores olham para os mesmos negócios, cotações e conversas, então uma pergunta sobre status se resolve abrindo o PromptLab, e não perguntando a um colega. Visualizações salvas filtram e ordenam o pipeline por responsável, etapa ou qualquer outro campo, para que cada pessoa veja a parte de que precisa.
Relatórios e dashboards leem os mesmos dados. Em vez de juntar atualizações por mensagem antes de uma reunião, os gestores abrem um relatório do pipeline, como negócios por etapa, por responsável ou por mês. Os números vêm do próprio trabalho, e não de um resumo que alguém preparou para a reunião.
Pronta para um segundo continente
A Vektan Chemical se prepara para produzir nos Estados Unidos além de Tashkent. Uma segunda unidade significa mais compradores, mais conversas e mais cotações, espalhados por mercados e fusos horários. Os hábitos que a equipe criou no PromptLab, com leads, negócios, cotações e conversas em um só lugar, são justamente os que mantêm esse crescimento visível.
A mesma abordagem pode acompanhar a empresa. Uma equipe que trabalha com compradores nos EUA pode usar o mesmo pipeline, as mesmas tabelas de preços e as mesmas cotações que a equipe de Tashkent, e os gestores veem as duas em um só lugar. Para outras empresas com ciclos de venda longos, várias cotações ao mesmo tempo e negociações em andamento, o conselho da Vektan Chemical é simples: estrutura ajuda, desde que não complique o trabalho.
“Ele beneficiaria empresas com ciclos de venda longos, com várias cotações ao mesmo tempo e negociações em andamento. Eu recomendaria muito o PromptLab a elas, porque ele traz estrutura sem complicar as coisas.”
