A história da IWES
Fundada em Berlim em junho de 2019 como spin-off do GFZ Potsdam, a Innovative Water and Environmental Solutions (IWES) traz décadas de experiência em hidrologia, sensoriamento remoto e ciência do clima para projetos de água e meio ambiente. Sua missão é a pesquisa científica de ponta com forte ênfase na aplicação prática.
Seus serviços abrangem consultoria, capacitação, desenvolvimento de software, previsão hidrológica com IA para enchentes e secas e mitigação de riscos e desastres naturais. Sua ferramenta MODSNOW apoia o monitoramento operacional de neve na Ásia Central e no Sul da Ásia.
Entre seus parceiros estão o Grupo Banco Mundial, a UNESCO, o PNUD Uzbequistão, a Cruz Vermelha Alemã e a Agência Suíça para o Desenvolvimento e a Cooperação. Em 2025, seu trabalho incluiu uma missão de campo ao Uzbequistão para um estudo de viabilidade financiado pelo Banco Mundial e um treinamento do MODSNOW com o Departamento Meteorológico do Paquistão. Essa combinação de pesquisa, software e trabalho de campo faz a IWES trabalhar com um leque amplo de pessoas: instituições financiadoras, órgãos de governo, parceiros de pesquisa, especialistas locais e as equipes que usam suas ferramentas.
É um trabalho internacional por natureza. Os projetos podem envolver instituições em vários continentes e equipes de campo longe de Berlim, e muitas vezes duram anos.
Projetos, não só negócios
Uma consultoria não vende um produto por um pipeline. Ela conduz projetos com vários parceiros ao mesmo tempo, cada um com suas instituições, pessoas e compromissos, e um pipeline de negócios padrão não tem lugar para essa estrutura.
Um projeto pode envolver uma instituição financiadora, uma agência nacional, um parceiro de pesquisa e equipes locais, e a mesma organização pode aparecer em vários projetos em papéis diferentes. Acompanhar quem participa do quê é uma grande parte do trabalho.
A maioria dos CRMs é construída em torno de um modelo simples: uma conta, um contato e um negócio passando por etapas. Para uma consultoria, esse modelo deixa de fora quase tudo o que importa, e a estrutura real do trabalho acaba em planilhas e documentos ao lado do CRM. A IWES precisava de um CRM em que os registros principais fossem aqueles em torno dos quais seu trabalho realmente gira: projetos e parceiros, não só negócios.
Acordos espalhados por caixas de entrada
Os projetos avançam em reuniões. Uma conversa com um parceiro define um cronograma, um workshop combina os próximos passos, uma missão de campo levanta novas perguntas. O que foi combinado em cada uma importa por meses.
Quando esses acordos ficam em caixas de entrada, cadernos e documentos individuais, é difícil encontrá-los quando são necessários. Quem entra em um projeto precisa perguntar o que foi decidido, e os follow-ups dependem de alguém se lembrar deles.
Para uma equipe que trabalha em vários países e fusos horários, isso é um risco real. Um próximo passo perdido com um parceiro internacional é mais difícil de recuperar do que um com um colega da sala ao lado. A IWES precisava de um só lugar onde os parceiros, as pessoas e os acordos de cada projeto pudessem ficar juntos, em um formato que toda a equipe pudesse usar.
O problema não é falta de informação. Notas de reunião, e-mails e documentos existem; só estão em lugares demais para dar a alguém o quadro completo de um projeto quando precisa.
O momento PromptLab
A IWES precisava de um CRM que refletisse como uma consultoria realmente trabalha, em vez de forçar seus projetos para dentro de um pipeline de vendas. O PromptLab permite que uma equipe defina seus próprios objetos, vincule-os a contas e contatos e mantenha reuniões e tarefas nos registros a que se referem.
Os objetos personalizados permitem à IWES descrever seu trabalho do jeito que ele acontece: parceiros, projetos e as pessoas envolvidas, tudo vinculado. A flexibilidade veio sem abrir mão do básico. Contas, contatos, e-mails, reuniões e tarefas funcionam como em qualquer CRM, e os objetos personalizados ficam ao lado deles, vinculados nos dois sentidos. A configuração também ficou nas mãos da equipe. Objetos e campos são definidos no próprio PromptLab, então a IWES pode ajustar sua estrutura conforme os projetos mudam, sem esperar por um desenvolvedor.
Como a IWES usa o PromptLab
A IWES usa o PromptLab para manter seus projetos, parceiros e acordos em uma estrutura conectada. O trabalho se divide em três partes. Cada uma se liga às outras, então uma reunião, uma tarefa e um parceiro podem ser rastreados até o projeto a que se referem.
Parceiros e projetos como objetos
Os objetos personalizados guardam projetos e instituições parceiras, vinculados aos contatos que trabalham neles. Cada objeto tem os campos de que a IWES precisa, e seus registros podem ser filtrados em visualizações e usados em relatórios como qualquer registro nativo.
Como os objetos são vinculados, a estrutura do trabalho fica visível. Abrir um projeto mostra seus parceiros e pessoas, e abrir um parceiro mostra os projetos de que ele participa.
Os contatos podem ser vinculados a mais de um projeto. Um especialista de uma instituição parceira que trabalha em vários projetos aparece em cada um, então fica claro quem conhece quem e em que contexto.
As visualizações salvas ajudam a equipe a recortar os mesmos dados. Uma visualização pode mostrar projetos ativos por região, outra os parceiros de um programa específico, cada uma montada a partir dos mesmos registros.
Reuniões no registro
As reuniões são gravadas e resumidas no projeto certo, para que o que foi combinado fique com o trabalho a que se refere. O resumo e os próximos passos ficam no registro, onde toda a equipe pode lê-los.
Meses depois, qualquer pessoa da equipe pode abrir um projeto e ver o que foi conversado com cada parceiro e quando. O histórico de um projeto já não depende de quem estava na sala.
As chamadas no Google Meet podem ser gravadas e transcritas, e as reuniões marcadas pelo Calendly ou pelo Cal.com chegam ao PromptLab associadas ao contato certo. Seja qual for o começo de uma reunião, ela termina no registro.
Próximos passos como tarefas
Os itens de ação de cada reunião viram tarefas com responsáveis e prazos. Cada tarefa fica vinculada ao projeto a que pertence, então o contexto está a um clique.
Cada pessoa vê o que está pendente, e a equipe vê o que está em aberto em um projeto. Os compromissos assumidos com parceiros são cumpridos porque estão em uma lista, e não porque alguém se lembrou deles. As tarefas podem ser revisadas projeto a projeto, então, antes de uma conversa com um parceiro, a equipe vê o que foi prometido da última vez e se já foi feito.
Os workflows também ajudam aqui. Quando o registro de um projeto muda, um workflow pode criar a próxima tarefa ou avisar as pessoas envolvidas, para que os follow-ups de rotina não dependam da memória.
Uma estrutura que acompanha o trabalho
A IWES trabalha onde a ciência encontra a prática, com parceiros na Europa, na Ásia Central e no Sul da Ásia. Um CRM moldado em torno de seus projetos e parceiros dá à equipe um só lugar para ver esse trabalho, sem forçá-lo a um modelo feito para vender produtos.
Novos projetos e parceiros se encaixam na mesma estrutura. Cada reunião soma ao registro, e cada próximo passo vira uma tarefa, então o conhecimento por trás de cada projeto fica com a equipe. Essa continuidade importa mais em projetos longos, em que as pessoas mudam e anos podem se passar entre a primeira conversa e o relatório final.
