A história da GreenPro
A GreenPro produz carvão ativado avançado. O carvão ativado é uma forma altamente porosa de carbono cuja grande superfície interna retém impurezas, por isso é usado para purificar água, ar e gases e em muitos processos industriais.
É um produto técnico. Matérias-primas, granulometrias e métodos de ativação diferentes geram propriedades diferentes, e a escolha certa depende do que o cliente precisa remover e em que condições. Vendê-lo significa entender a aplicação de cada cliente, e não apenas cotar um preço por tonelada.
Isso torna detalhado o trabalho em torno de cada cliente. Requisitos, especificações e o histórico de cada conversa importam, e precisam ficar em um lugar que toda a equipe encontre. Para a GreenPro, isso significou procurar um sistema capaz de lidar tanto com a rotina da venda diária quanto com as particularidades do próprio negócio, sem forçar uma a caber no formato da outra.
Trabalho que precisa de um lugar
Follow-ups combinados em uma ligação, notas de uma reunião e os detalhes próprios de um negócio precisam de um lugar onde toda a equipe os encontre. Sem ele, o follow-up fica na memória de alguém, a nota no caderno dessa pessoa e a especificação em um arquivo no computador dela.
Isso funciona até deixar de funcionar. Uma ligação prometida é esquecida em uma semana corrida, um colega que cobre alguém não encontra o que foi combinado, e a mesma pergunta é feita duas vezes. Cada deslize é pequeno, mas os clientes percebem.
O custo também é escondido. Ninguém registra o tempo gasto procurando uma nota ou perguntando a um colega o que foi combinado, mas ele se acumula ao longo de uma equipe e de um ano. A GreenPro queria o contrário: um lugar compartilhado para o trabalho de toda a equipe, onde nada dependa da memória de uma só pessoa.
Quando os campos padrão não bastam
Um conjunto fixo de campos de CRM cobre os casos comuns, mas não os específicos de uma empresa. Contas, contatos e negócios descrevem todo negócio de forma parecida, enquanto o que torna o trabalho da GreenPro específico precisa de uma estrutura própria.
Quando um CRM não tem lugar para esses dados, eles acabam em campos de texto longos, anexos ou uma planilha separada. Ficam tecnicamente registrados, mas não podem ser filtrados, vinculados nem usados em relatórios, e com o tempo viram a parte do negócio que ninguém enxerga com clareza.
A alternativa é uma ferramenta separada para cada tipo de dado, o que traz de volta o problema da informação dispersa. A GreenPro precisava de um só sistema flexível o bastante para guardar seus próprios dados ao lado dos registros padrão.
O momento PromptLab
A GreenPro precisava de um sistema que cuidasse do trabalho diário de vendas e que também pudesse ser moldado em torno dos seus próprios dados. O PromptLab combina tarefas e notas em cada registro com objetos personalizados que a própria equipe define, e é feito para fornecedores industriais, com cotações e amostras ao lado do pipeline.
Tarefas, notas e objetos personalizados dão à GreenPro uma estrutura para planejar o trabalho, registrá-lo e moldar os dados ao jeito de operar da equipe. Os três funcionam juntos. Um registro de objeto personalizado pode ter suas próprias tarefas e notas, então planejamento e histórico valem para os dados da GreenPro tanto quanto para contas e negócios. Nada disso exigiu um desenvolvedor ou um projeto longo de implantação. A equipe define seus próprios objetos e campos no PromptLab e começa a usá-los na hora.
Como a GreenPro usa o PromptLab
O trabalho diário da GreenPro no PromptLab se apoia em três blocos.
Cada um é simples sozinho. Juntos, dão à equipe um único lugar para planejar o trabalho, registrar o que aconteceu e guardar os dados que importam para o negócio.
Tarefas com responsáveis e prazos
Os follow-ups são planejados como tarefas, cada uma com responsável e prazo. Uma tarefa fica vinculada à conta, ao contato ou ao negócio a que se refere, então quem a abre vê o contexto a que pertence.
Cada pessoa vê sua própria lista de pendências, e os gestores veem o que está em aberto em toda a equipe. Um follow-up combinado em uma ligação vira tarefa antes que a ligação seja esquecida, e não um lembrete para si mesmo.
As tarefas também podem ser criadas por workflows. Quando algo muda no CRM, como um negócio passando para uma nova etapa, um workflow pode criar a próxima tarefa automaticamente, então os follow-ups de rotina não ficam por conta da memória. Tarefas atrasadas se destacam, e um follow-up que escapou é notado enquanto ainda há tempo de agir, e não depois que o cliente precisou perguntar.
Notas no registro
As notas são escritas no registro a que se referem, para que a próxima pessoa que o assumir possa lê-las. Uma nota de reunião fica na conta, ao lado dos contatos, negócios e tarefas, e não em um documento separado.
Com o tempo, essas notas viram o histórico da conta. Um colega que assume um cliente pode ler o que foi conversado e combinado e continuar a conversa, em vez de recomeçá-la.
As notas também são pesquisáveis. Um detalhe mencionado em uma reunião meses atrás pode ser encontrado pela busca, em vez de exigir que alguém lembre em que caderno ele foi parar.
As notas também dão à IA do PromptLab material com que trabalhar. Os resumos de conta e as respostas do assistente se baseiam nas notas, reuniões e atividades que já estão em um registro.
Objetos personalizados para os dados da GreenPro
Os objetos personalizados guardam o que os campos padrão não comportam e se vinculam a outros registros como qualquer objeto nativo. A GreenPro define o objeto, seus campos e como ele se conecta a contas e contatos, e a equipe trabalha com ele como trabalha com todo o resto.
Como os objetos personalizados fazem parte do CRM, seus registros podem ser filtrados em visualizações, vinculados a tarefas e notas e usados em relatórios. Dados que de outra forma ficariam em um arquivo separado passam a fazer parte do mesmo sistema que o restante do trabalho.
Os campos de um objeto personalizado podem ser de qualquer tipo comum, de texto e números a datas e seleções, para que os dados possam ser ordenados, somados e exibidos em gráficos. Se a GreenPro precisar acompanhar algo novo, adiciona um campo ou um objeto, sem desenvolvedor.
Como outros campos, os de um objeto personalizado também podem ser preenchidos pela IA. O preenchimento automático do PromptLab pode calcular um campo para cada registro a partir dos dados que o workspace já tem, seguindo instruções escritas em linguagem simples.
Um CRM que se encaixa no negócio
A GreenPro não precisou escolher entre um CRM pronto para usar e um que se encaixasse no seu negócio. Tarefas e notas cobrem o trabalho diário, e os objetos personalizados cobrem o que torna a empresa diferente.
Quando o negócio muda, a estrutura também pode mudar. Novos campos e objetos podem ser acrescentados quando necessários, para que o sistema acompanhe a empresa, e não o contrário.
Essa combinação de estrutura e flexibilidade foi o que fez o PromptLab se encaixar. A equipe trabalha do mesmo jeito todos os dias, enquanto a configuração por trás pode mudar sempre que o negócio mudar.
