A história da RIPO
No mercado internacional desde 2001, a RIPO fabrica cabos de par trançado, coaxiais e de CFTV, componentes de cabeamento estruturado e ferramentas de instalação. Sua linha passa de 500 itens, e as linhas de cabos e cabeamento são oferecidas em quatro níveis: Premium, Standard, Plus e a linha base RIPO.
Com sede em Guangdong, na China, produz na China, nas Filipinas e em Bangladesh e envia para Egito, Turquia, EUA, Filipinas, Índia, Rússia, Bangladesh e Uzbequistão. Entrou no mercado russo em 2008.
Além de cabos e componentes, o grupo também produz equipamentos para fabricar cabos de baixa tensão e elementos de cabeamento estruturado, assim como equipamentos para fabricar produtos médicos descartáveis. É um fabricante que vende para fabricantes, instaladores e distribuidores em mercados muito diferentes.
Essa amplitude é a força da RIPO e também seu desafio. Um distribuidor em um mercado pode comprar sobretudo cabos de um nível, enquanto um parceiro em outro lugar pede componentes e ferramentas de vários, e todos esperam preços corretos e respostas rápidas. Poucas empresas combinam uma lista de produtos tão longa com um alcance geográfico tão amplo, e o trabalho de vendas que resulta disso é proporcionalmente detalhado.
Um catálogo grande, muitos preços
Cada mercado e cada distribuidor pode ter seus próprios preços. Câmbio, frete, volume e concorrência local definem quanto um comprador em um país paga em comparação com outro, e cada nível tem seu próprio patamar de preço.
Com centenas de itens em vários níveis, preços guardados em arquivos facilitam cotar um valor desatualizado. O vendedor precisa achar a tabela certa, conferir se é a versão mais recente e copiar os números à mão para a cotação, e uma única linha errada pode custar margem ou credibilidade.
Depois, os mesmos dados precisam ser digitados de novo quando o pedido é feito. Cada cópia é uma chance de erro, e cada erro precisa ser encontrado e corrigido por alguém.
Para um fabricante com produção em três países, manter os preços certos é um alvo em movimento. Os custos variam por unidade, as linhas mudam e novos itens entram, e cada mudança precisa chegar a todos os arquivos usados para cotar.
Distribuidores em oito mercados
A RIPO vende por meio de distribuidores e parceiros em mercados distantes entre si. Mantê-los informados sobre novas linhas, mudanças no portfólio e reajustes de preço faz parte do trabalho, e fazer isso um e-mail por vez não escala.
As respostas a essas mensagens são igualmente importantes. Quando um distribuidor faz uma pergunta ou um pedido em resposta, isso precisa chegar à pessoa certa e ficar na conta certa, e não sumir em uma caixa de entrada.
Sem um sistema comum, o histórico de cada relação com distribuidores fica disperso. O que foi oferecido, pedido e prometido está em lugares diferentes, e o quadro completo depende de para quem você pergunta.
O momento PromptLab
Para uma empresa com um catálogo desse tamanho, o ponto de partida são os próprios dados dos produtos. O PromptLab é feito para fornecedores de produtos físicos, com produtos, tabelas de preços, cotações e pedidos de venda como parte do CRM, e não como complementos, e com campanhas de e-mail enviadas do mesmo sistema.
Com produtos e tabelas de preços no PromptLab, uma cotação começa pelo item certo e pelo preço atual, e os mesmos dados seguem até o pedido. O objetivo era uma fonte única para o que a RIPO vende e a que preço. Quando o catálogo e as tabelas de preços ficam em um só lugar, toda cotação, pedido e campanha pode usá-los, e uma mudança feita uma vez vale para tudo. Isso também significou um só sistema para vender e para manter contato. Campanhas, cotações e pedidos compartilham as mesmas contas e contatos, então toda a relação de um distribuidor com a RIPO fica em um só lugar.
Como a RIPO usa o PromptLab
A RIPO usa o PromptLab no caminho do catálogo ao pedido e para manter contato com seus distribuidores. O trabalho se divide em três partes. Cada uma usa o mesmo catálogo, as mesmas tabelas de preços e as mesmas contas, então os dados são lançados uma vez e usados em todo lugar.
Tabelas de preços, cotações e pedidos
Produtos, tabelas de preços e pedidos de venda ficam juntos, então uma cotação aceita vira pedido sem redigitação. É possível manter uma tabela de preços por mercado ou segmento de clientes, e uma cotação vinculada a ela oferece só os produtos e preços que se aplicam.
Cada linha da cotação mostra o custo unitário ao lado do preço unitário, então a margem fica visível enquanto a cotação é montada. Quando o comprador aceita, o pedido de venda leva os mesmos produtos, quantidades e condições, e a fatura pode ser criada a partir do mesmo registro.
As cotações passam por status claros, de rascunho a pendente e aprovada, para que a equipe veja quais propostas ainda estão sendo trabalhadas e quais aguardam o comprador. Toda cotação fica vinculada ao seu negócio, onde pode ser encontrada sem busca.
Campanhas para distribuidores
Novas linhas e reajustes de preço chegam aos distribuidores como campanhas de e-mail, e as respostas caem na conta do distribuidor. Uma campanha é enviada a uma lista escolhida de contatos, e a equipe vê quem recebeu, quem respondeu e o que disse.
Como as respostas chegam ao PromptLab, a pergunta de um distribuidor sobre um novo nível é respondida com o histórico da conta à vista. Uma conversa iniciada por uma campanha continua no registro como qualquer outra.
As campanhas também mantêm a RIPO presente junto a distribuidores que a equipe não consegue ligar toda semana. Uma atualização regular sobre o portfólio chega à lista inteira, enquanto a equipe concentra seu próprio tempo nos parceiros que mais precisam.
Uma campanha também pode rodar como sequência, com e-mails de follow-up enviados aos contatos que ainda não responderam. Quem responde sai da sequência, então ninguém recebe um lembrete depois de já ter respondido.
Vendas por mercado
Os relatórios detalham as vendas por país e por nível de produto. Os pedidos de venda são uma das fontes de dados que o construtor de relatórios lê, então os números podem ser agrupados por mercado, nível ou período sem exportar nada.
Os relatórios salvos ficam em dashboards compartilhados, onde a equipe vê os mesmos números. Comparar mercados ou níveis passa a ser abrir um relatório, e não montar uma planilha.
Os mesmos relatórios ajudam no planejamento. Saber quais níveis vendem onde mostra quais linhas promover em cada mercado e em quais distribuidores focar quando um novo produto fica pronto. Relatórios de cotações acrescentam outro ângulo, mostrando quantas propostas estão em aberto em cada mercado e quantas viram pedido.
Um catálogo para todos os mercados
O portfólio e o alcance da RIPO continuam crescendo, e cada novo item ou mercado traz preços para manter atualizados. Com o catálogo e as tabelas de preços em um só sistema, uma mudança é feita uma vez e toda cotação seguinte já a usa.
Cotações, pedidos e conversas com distribuidores usam os mesmos dados, e os relatórios os devolvem por mercado e por nível. Isso dá a um fabricante que vende em oito países um só lugar para ver o que vende, onde e a que preço.
Novos mercados cabem no mesmo modelo. Uma nova tabela de preços, uma nova lista de distribuidores e o mesmo catálogo bastam para começar a cotar em outro país.
