История GreenPro
GreenPro производит современный активированный уголь. Активированный уголь — высокопористая форма углерода, большая внутренняя поверхность которой удерживает примеси, поэтому его используют для очистки воды, воздуха и газов и во многих промышленных процессах.
Это технический продукт. Разное сырьё, размер частиц и способы активации дают разные свойства, а правильный выбор зависит от того, что и в каких условиях нужно удалить клиенту. Продавать его значит понимать применение у каждого клиента, а не просто называть цену за тонну.
Поэтому работа с каждым клиентом насыщена деталями. Важны требования, спецификации и история каждого разговора, и всё это должно храниться там, где вся команда сможет это найти. Для GreenPro это означало искать систему, которая справится и с рутиной ежедневных продаж, и с особенностями собственного бизнеса, не подгоняя одно под форму другого.
Работе нужно своё место
Follow-up, о котором договорились на звонке, заметкам со встречи и деталям, присущим конкретному бизнесу, нужно место, где их найдёт вся команда. Без него follow-up живёт в чьей-то памяти, заметка — в блокноте, а спецификация — в файле на компьютере.
Это работает, пока не перестаёт работать. Обещанный звонок забывается в загруженную неделю, коллега на замене не может найти, о чём договорились, и один и тот же вопрос задают дважды. Каждая промашка мелкая, но клиенты их замечают.
Потери к тому же скрыты. Никто не учитывает время, потраченное на поиск заметки или расспросы коллег о договорённостях, но за год в масштабах команды оно складывается. GreenPro хотела противоположного: общего места для работы всей команды, где ничего не зависит от памяти одного человека.
Когда стандартных полей мало
Фиксированный набор полей CRM покрывает типовые случаи, но не особенности конкретной компании. Компании, контакты и сделки описывают любой бизнес примерно одинаково, а то, что делает работу GreenPro особенной, требует собственной структуры.
Если в CRM нет места для таких данных, они оказываются в длинных текстовых полях, вложениях или отдельной таблице. Формально они записаны, но их нельзя отфильтровать, связать или включить в отчёт, и со временем это становится той частью бизнеса, которую никто толком не видит.
Альтернатива — отдельный инструмент для каждого вида данных, но это возвращает проблему разрозненной информации. GreenPro нужна была одна система, достаточно гибкая, чтобы хранить её собственные данные рядом со стандартными записями.
Переломный момент с PromptLab
GreenPro нужна была система, которая справляется с ежедневной работой продаж и при этом подстраивается под собственные данные компании. PromptLab сочетает задачи и заметки в каждой записи с пользовательскими объектами, которые команда определяет сама, и создан для промышленных поставщиков: коммерческие предложения и образцы находятся рядом с воронкой продаж.
Задачи, заметки и пользовательские объекты дают GreenPro структуру, чтобы планировать работу, фиксировать её и выстраивать данные под то, как работает команда. Эти три инструмента работают вместе. У записи пользовательского объекта могут быть свои задачи и заметки, поэтому планирование и история касаются собственных данных GreenPro так же, как компаний и сделок. Для всего этого не понадобились ни разработчик, ни долгий проект внедрения. Команда определяет свои объекты и поля прямо в PromptLab и сразу начинает ими пользоваться.
Как GreenPro использует PromptLab
Ежедневная работа GreenPro в PromptLab держится на трёх элементах.
Каждый из них прост сам по себе. Вместе они дают команде одно место, чтобы планировать работу, фиксировать произошедшее и хранить данные, важные для её бизнеса.
Задачи с ответственными и сроками
Follow-up планируются как задачи, у каждой есть ответственный и срок. Задача привязана к компании, контакту или сделке, к которой относится, поэтому любой, кто её открывает, видит контекст.
Каждый видит свой список дел, а руководители — то, что открыто у всей команды. Follow-up, о котором договорились на звонке, становится задачей до того, как разговор забудется, а не напоминанием самому себе.
Задачи могут создаваться и рабочими процессами. Когда в CRM что-то меняется, например сделка переходит на новый этап, процесс может автоматически создать следующую задачу, и рутинные follow-up не зависят от памяти. Просроченные задачи выделяются, поэтому пропущенный follow-up замечают, пока ещё есть время действовать, а не после того, как клиенту пришлось напомнить.
Заметки в записи
Заметки пишутся в той записи, к которой относятся, чтобы следующий, кто её возьмёт, мог их прочитать. Заметка со встречи хранится в карточке компании рядом с её контактами, сделками и задачами, а не в отдельном документе.
Со временем эти заметки становятся историей клиента. Коллега, принимающий клиента, может прочитать, что обсуждали и о чём договорились, и продолжить разговор, а не начинать его заново.
По заметкам также работает поиск. Деталь, упомянутую на встрече несколько месяцев назад, можно найти поиском, а не вспоминать, в какой блокнот она попала.
Заметки дают материал и для ИИ в PromptLab. Сводки по клиентам и ответы ассистента опираются на заметки, встречи и активность, которые уже есть в записи.
Пользовательские объекты для данных GreenPro
Пользовательские объекты хранят то, что не помещается в стандартные поля, и связываются с другими записями, как любой встроенный объект. GreenPro определяет объект, его поля и связи с компаниями и контактами, а команда работает с ним так же, как со всем остальным.
Поскольку пользовательские объекты — часть CRM, их записи можно фильтровать в представлениях, связывать с задачами и заметками и использовать в отчётах. Данные, которые иначе лежали бы в отдельном файле, становятся частью той же системы, что и остальная работа.
Поля пользовательского объекта могут быть любого обычного типа — от текста и чисел до дат и списков выбора, — поэтому данные можно сортировать, суммировать и показывать на графиках. Если GreenPro нужно учитывать что-то новое, она добавляет поле или объект без разработчика.
Как и другие поля, поля пользовательского объекта может заполнять ИИ. Автозаполнение PromptLab вычисляет значение поля для каждой записи по данным, которые уже есть в рабочем пространстве, следуя инструкциям, написанным простыми словами.
CRM, которая подходит бизнесу
GreenPro не пришлось выбирать между готовой к работе CRM и той, что подходит её бизнесу. Задачи и заметки покрывают ежедневную работу, а пользовательские объекты — то, что отличает компанию.
Когда меняется бизнес, может меняться и структура. Новые поля и объекты добавляются по мере необходимости, поэтому система успевает за компанией, а не наоборот.
Именно сочетание структуры и гибкости сделало PromptLab подходящим выбором. Команда каждый день работает одинаково, а настройка за этим может меняться всякий раз, когда меняется бизнес.
