История Basalt Engineering
Группа Basalt Uzbekistan была основана в 2015 году вокруг базальтового карьера Османсай в Фаришском районе Джизакской области. Она работает по полному циклу — от добычи породы до выпуска готовых материалов: базальтовой арматуры, геосеток, ткани, непрерывного волокна, минеральной ваты и труб. Группа поставляет продукцию в Узбекистан и другие страны и сертифицирована по ISO 9001, 14001 и 45001 в области менеджмента качества, экологии, охраны труда и здоровья.
Рядом с ней работает Basalt Engineering Corp, которая проектирует и строит производственные системы для базальтовых материалов, таких как минеральная вата и непрерывное волокно. Между материалами и инжинирингом бизнес отвечает на самые разные технические запросы.
Это бизнес, построенный на технических знаниях. Базальтовую продукцию выбирают за прочность и стойкость к коррозии и высоким температурам, а покупатели хотят точно знать, какой продукт, какого размера и в каком количестве подходит для их проекта. Запросы на коммерческие предложения идут постоянным потоком — от одной позиции до сочетания нескольких, — и каждый требует быстрого и точного ответа.
RFQ копятся
При таком количестве продуктовых линеек каждый запрос на коммерческое предложение был маленьким проектом: прочитать, подобрать позиции, найти цены, оформить. Покупатель мог запросить сразу несколько продуктов определённых размеров и в определённых количествах, и каждую строку нужно было сопоставить с нужной позицией, прежде чем назначить цену.
Когда запросы стали поступать быстрее, чем команда успевала их обрабатывать, работа стала непосильной. Запросы ждали в почте, пока разбирались с предыдущими, а время между вопросом покупателя и ответом компании росло.
В строительных материалах эта задержка важна. Покупатель, сравнивающий поставщиков, часто выбирает того, кто ответил первым, а медленное предложение может стоить сделки ещё до того, как покупатель увидит цену.
Нагрузка на команду к тому же стала непредсказуемой. За спокойной неделей могла прийти волна запросов, и завал от одной волны часто ещё не был разобран, когда приходила следующая.
Экспертизы команде хватало. Не хватало времени, а объём рутинной работы вокруг каждого запроса съедал то время, что было.
Время уходит не на то
Большая часть усилий по RFQ уходила на механическую часть: прочитать, сопоставить, набрать. Суждение, которое может дать только команда, — проверить цену, выбрать правильный продукт или добавить комментарий для покупателя — втискивалось в оставшееся время.
Это всё наоборот. Опытные специалисты проводили дни за работой, которую может сделать система, и у них оставалось меньше времени на ту часть работы, которая требует их опыта.
Почти не оставалось места и для follow-up. Когда следующий запрос уже ждал, редко находилось время связаться с покупателем после отправки предложения, даже если короткий разговор мог бы принести заказ.
Переломный момент с PromptLab
Basalt Engineering нужно было снять с команды объём, не выводя её из процесса. PromptLab создан для промышленных поставщиков: коммерческие предложения собираются из собственных товаров и прайс-листов компании, а ИИ берёт на себя повторяющуюся работу вокруг них, пока люди проверяют результат.
Накопившаяся работа с RFQ перешла в PromptLab, и время команды вернулось к проверке и отправке предложений. Контроль был обязательным условием. Каждое предложение, которое уходит из Basalt Engineering, проверяет человек, и система должна была соответствовать этому правилу, а не обходить его.
Она должна была вписаться и в то, как команда уже работала. Запросы по-прежнему приходят от покупателей привычными путями, и команда по-прежнему решает, что отправлять. Изменилось то, сколько промежуточной работы команде приходится делать вручную.
“PromptLab берёт на себя работу, которая раньше перегружала нашу команду. Циклы обработки RFQ сократились более чем вдвое.”
Как Basalt Engineering использует PromptLab
Basalt Engineering использует PromptLab, чтобы обрабатывать запросы на коммерческие предложения от поступления до ответа. Изменения видны в трёх вещах. Все они следуют из одного сдвига: рутинная часть работы перешла в систему, а у команды осталась та часть, которая требует её суждения.
Работа с RFQ в PromptLab
PromptLab берёт на себя работу с RFQ, которая раньше перегружала команду. Люди проверяют результат перед отправкой, поэтому скорость не означает потери контроля над тем, что получает покупатель.
Коммерческие предложения собираются из собственных товаров и прайс-листов компании, с себестоимостью единицы рядом с ценой в каждой строке, и привязываются к сделке покупателя. У каждого запроса есть запись, а статус показывает, черновик это, ожидание или утверждено.
Запрос, предложение и переписка по ним хранятся вместе в карточке покупателя. Тот, кто берёт запрос в работу, видит, что запросили, что предложили и что будет дальше. Товары и цены берутся из каталога, а не по памяти или из старого предложения, поэтому цифры с самого начала верны, а проверка сосредоточена на том, что действительно требует человеческого суждения.
Более короткие циклы RFQ
От запроса до предложения RFQ теперь занимает меньше половины прежнего времени. Покупатели получают ответы раньше, пока их интерес ещё свеж.
Поскольку каждое предложение хранится в сделке, команда видит, на какие запросы уже ответили, а какие ещё открыты. Ничто не ждёт в почте без ведома команды.
Документы коммерческих предложений формируются из записи, поэтому нет отдельного шага по копированию цифр в шаблон. Когда предложение утверждено и покупатель согласен, заказ покупателя можно оформить из тех же данных.
Короткие циклы означают и меньше незавершённой работы. Когда одновременно ждёт меньше запросов, проще следить за каждым и меньше шансов, что какой-то забудут.
Время возвращается команде
Когда объём больше не давит, команда может уделить каждому запросу столько внимания, сколько нужно. Время, которое уходило на чтение и перепечатывание, теперь уходит на проверку цен, выбор правильного продукта и разговоры с покупателями.
Этот сдвиг и есть главный выигрыш. Экспертиза команды в базальтовых материалах используется там, где она важна для покупателя, а не на механике подготовки документа.
Появляется и место для follow-up, который раньше выпадал. Поскольку предложения уходят быстрее, у команды есть время связаться с покупателями и ответить на их вопросы до того, как они примут решение.
Готовы к новым запросам
Ассортимент базальтовой продукции группы и её работа в других странах дают постоянный поток технических запросов. Когда работа с RFQ ведётся в PromptLab, больше запросов уже не означает большую нагрузку на тех же людей.
Быстрые ответы выигрывают больше разговоров, а больше разговоров приносят больше запросов. Теперь у Basalt Engineering есть процесс, который справляется и с тем, и с другим.
Те же записи показывают команде, куда уходит её работа. Отчёты по предложениям и сделкам могут показать, какие продукты запрашивают чаще всего и какие запросы превращаются в заказы, и помогают команде решить, на чём сосредоточиться.
