Die Geschichte von Basalt Engineering
Die Gruppe Basalt Uzbekistan wurde 2015 rund um den Basaltsteinbruch Osmonsoy im Bezirk Forisch in der Region Dschisak gegründet. Sie deckt den vollständigen Zyklus ab, vom Abbau des Gesteins bis zu fertigen Werkstoffen: Basaltbewehrung, Geogitter, Gewebe, Endlosfasern, Steinwolle und Rohre. Die Gruppe beliefert Kunden in Usbekistan und anderen Ländern und ist nach ISO 9001, 14001 und 45001 für Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement zertifiziert.
Basalt Engineering Corp arbeitet an ihrer Seite und entwirft und baut Produktionsanlagen für Basaltwerkstoffe wie Steinwolle und Endlosfasern. Zwischen Werkstoffen und Anlagenbau beantwortet das Geschäft ein breites Spektrum technischer Anfragen.
Es ist ein Geschäft, das auf technischem Wissen beruht. Basaltprodukte werden wegen ihrer Festigkeit und ihrer Beständigkeit gegen Korrosion und Hitze gewählt, und Einkäufer wollen genau wissen, welches Produkt in welcher Größe und Menge zu ihrem Projekt passt. Anfragen kommen in einem stetigen Strom, von einzelnen Produkten bis zu Kombinationen aus mehreren, und jede braucht eine schnelle und genaue Antwort.
RFQs, die sich stapeln
Bei so vielen Produktlinien war jede Angebotsanfrage ein kleines Projekt: lesen, Artikel zuordnen, Preise nachschlagen, ausformulieren. Ein Einkäufer fragt vielleicht mehrere Produkte auf einmal an, in bestimmten Größen und Mengen, und jede Zeile musste dem richtigen Artikel zugeordnet werden, bevor sie bepreist werden konnte.
Als Anfragen schneller kamen, als das Team sie bearbeiten konnte, wurde die Arbeit überwältigend. Anfragen warteten in Posteingängen, während frühere noch abgearbeitet wurden, und die Zeit zwischen der Frage eines Einkäufers und der Antwort des Unternehmens wurde länger.
Bei Baustoffen zählt diese Verzögerung. Ein Einkäufer, der Lieferanten vergleicht, entscheidet sich oft für den, der zuerst antwortet, und ein langsames Angebot kann einen Deal kosten, bevor der Preis überhaupt gesehen wird.
Außerdem wurde die Arbeitslast des Teams unberechenbar. Auf eine ruhige Woche konnte eine Welle von Anfragen folgen, und der Rückstau der einen Welle war oft noch nicht abgearbeitet, wenn die nächste kam.
An Fachwissen fehlte es dem Team nicht. Es fehlte an Zeit, und die Menge an Routinearbeit rund um jede Anfrage verbrauchte die Zeit, die es hatte.
Zeit für die falsche Arbeit
Der größte Teil des Aufwands bei einer RFQ steckte im mechanischen Teil: lesen, zuordnen, tippen. Das Urteil, das nur das Team liefern kann, etwa einen Preis prüfen, das richtige Produkt wählen oder dem Einkäufer einen Hinweis geben, wurde in die verbleibende Zeit gequetscht.
Das ist genau verkehrt herum. Erfahrene Fachleute verbrachten ihre Tage mit Arbeit, die ein System erledigen kann, und hatten weniger Zeit für die Teile der Arbeit, die ihre Erfahrung brauchen.
Es blieb auch wenig Raum zum Nachfassen. Mit der nächsten Anfrage schon in der Warteschlange war selten Zeit, nach dem Versand eines Angebots beim Einkäufer nachzuhaken, selbst wenn ein kurzes Gespräch den Auftrag hätte bringen können.
Der PromptLab-Moment
Basalt Engineering musste dem Team die Menge abnehmen, ohne es aus dem Prozess zu nehmen. PromptLab ist für Industrielieferanten gebaut, mit Angeboten aus den eigenen Produkten und Preislisten des Unternehmens und mit KI, die die repetitive Arbeit rundherum übernimmt, während Menschen das Ergebnis prüfen.
Die RFQ-Arbeit, die sich angestaut hatte, wanderte in PromptLab, und die Zeit des Teams floss zurück in das Prüfen und Versenden von Angeboten. Kontrolle war die Bedingung. Jedes Angebot, das Basalt Engineering verlässt, wird von einem Menschen geprüft, und das System musste sich dieser Regel anpassen, statt sie zu umgehen.
Es musste auch zur bisherigen Arbeitsweise des Teams passen. Anfragen kommen weiterhin auf den üblichen Wegen von den Einkäufern, und das Team entscheidet weiterhin, was hinausgeht. Geändert hat sich, wie viel der Arbeit dazwischen das Team von Hand erledigen muss.
“PromptLab übernimmt Arbeit, die unser Team früher überfordert hat. Unsere RFQ-Zyklen haben sich mehr als halbiert.”
Wie Basalt Engineering PromptLab nutzt
Basalt Engineering nutzt PromptLab, um seine Angebotsanfragen vom Eingang bis zur Antwort zu bearbeiten. Die Veränderung zeigt sich auf drei Arten. Jede folgt aus derselben Verschiebung: Der Routineteil der Arbeit ist ins System gewandert, und das Team behält den Teil, der sein Urteil braucht.
RFQ-Arbeit in PromptLab
PromptLab übernimmt die RFQ-Arbeit, die das Team früher überfordert hat. Menschen prüfen das Ergebnis, bevor es hinausgeht, sodass die Geschwindigkeit nicht auf Kosten der Kontrolle darüber geht, was der Einkäufer erhält.
Angebote entstehen aus den eigenen Produkten und Preislisten des Unternehmens, mit Stückkosten neben dem Stückpreis in jeder Zeile, und sind mit dem Deal des Einkäufers verknüpft. Jede Anfrage hat einen Datensatz, und ihr Status zeigt, ob sie Entwurf, ausstehend oder freigegeben ist.
Anfrage, Angebot und das Gespräch darum liegen gemeinsam auf dem Account des Einkäufers. Wer die Anfrage übernimmt, sieht, was angefragt, was angeboten wurde und was als Nächstes passiert. Produkte und Preise kommen aus dem Katalog statt aus dem Gedächtnis oder einem alten Angebot, sodass die Zahlen an der richtigen Stelle beginnen und sich die Prüfung auf das konzentriert, was wirklich ein menschliches Urteil braucht.
Kürzere RFQ-Zyklen
Von der Anfrage bis zum Angebot dauert eine RFQ jetzt weniger als halb so lange wie früher. Einkäufer erhalten ihre Antworten früher, solange ihr Interesse noch frisch ist.
Weil jedes Angebot am Deal liegt, sieht das Team, welche Anfragen beantwortet und welche noch offen sind. Nichts wartet in einem Posteingang, ohne dass jemand davon weiß.
Angebotsdokumente werden aus dem Datensatz erzeugt, sodass es keinen separaten Schritt gibt, Zahlen in eine Vorlage zu kopieren. Ist ein Angebot freigegeben und nimmt der Einkäufer an, lässt sich der Kundenauftrag aus denselben Daten erstellen.
Kürzere Zyklen bedeuten auch weniger offene Vorgänge. Wenn zu jedem Zeitpunkt weniger Anfragen warten, ist es leichter, jede im Blick zu behalten, und unwahrscheinlicher, dass eine vergessen wird.
Zeit zurück für das Team
Seit die Menge nicht mehr überwältigt, kann das Team jeder Anfrage die Aufmerksamkeit geben, die sie braucht. Zeit, die in Lesen und Abtippen floss, fließt jetzt in das Prüfen von Preisen, die Wahl des richtigen Produkts und Gespräche mit Einkäufern.
Diese Verschiebung ist der eigentliche Gewinn. Das Fachwissen des Teams über Basaltwerkstoffe wird dort eingesetzt, wo es für den Einkäufer einen Unterschied macht, und nicht für die Mechanik der Dokumentvorbereitung.
Sie schafft auch Raum für das Nachfassen, das früher zu kurz kam. Weil Angebote schneller hinausgehen, hat das Team Zeit, bei Einkäufern nachzuhaken und ihre Fragen zu beantworten, bevor sie sich entscheiden.
Bereit für mehr Anfragen
Das Sortiment der Gruppe an Basaltprodukten und ihre Arbeit in anderen Ländern bringen einen stetigen Strom technischer Anfragen. Mit der RFQ-Arbeit in PromptLab bedeuten mehr Anfragen nicht mehr eine höhere Last für dieselben Menschen.
Schnellere Antworten gewinnen mehr Gespräche, und mehr Gespräche bringen mehr Anfragen. Basalt Engineering hat jetzt einen Prozess, der mit beidem Schritt hält.
Dieselben Datensätze zeigen dem Team auch, wohin seine Arbeit fließt. Berichte zu Angeboten und Deals können zeigen, welche Produkte am häufigsten angefragt werden und welche Anfragen zu Aufträgen werden, und helfen dem Team zu entscheiden, worauf es sich konzentriert.
