Die Geschichte von GreenPro
GreenPro produziert hochwertige Aktivkohle. Aktivkohle ist eine hochporöse Form von Kohlenstoff, deren große innere Oberfläche Verunreinigungen bindet. Deshalb wird sie zur Reinigung von Wasser, Luft und Gasen und in vielen industriellen Prozessen eingesetzt.
Sie ist ein technisches Produkt. Unterschiedliche Rohstoffe, Korngrößen und Aktivierungsverfahren ergeben unterschiedliche Eigenschaften, und die richtige Wahl hängt davon ab, was ein Kunde unter welchen Bedingungen entfernen muss. Sie zu verkaufen heißt, die Anwendung jedes Kunden zu verstehen, statt nur einen Preis pro Tonne zu nennen.
Das macht die Arbeit rund um jeden Kunden detailreich. Anforderungen, Spezifikationen und die Geschichte jedes Gesprächs zählen, und sie müssen an einem Ort liegen, den das ganze Team findet. Für GreenPro hieß das, ein System zu suchen, das sowohl die Routine des täglichen Verkaufens als auch die Besonderheiten des eigenen Geschäfts abdeckt, ohne das eine in die Form des anderen zu zwingen.
Arbeit, die einen Platz braucht
In einem Telefonat vereinbarte Follow-ups, Notizen aus einem Meeting und die Details, die ein Geschäft ausmachen, brauchen einen Ort, an dem das ganze Team sie findet. Ohne ihn lebt ein Follow-up im Gedächtnis einer Person, eine Notiz in ihrem Notizbuch und eine Spezifikation in einer Datei auf ihrem Rechner.
Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Ein zugesagter Anruf wird in einer vollen Woche vergessen, eine Vertretung findet nicht, was vereinbart wurde, und dieselbe Frage wird zweimal gestellt. Jeder Ausrutscher ist klein, aber Kunden bemerken ihn.
Die Kosten sind zudem verborgen. Niemand erfasst die Zeit, die mit der Suche nach einer Notiz oder der Frage an Kollegen vergeht, was vereinbart wurde, aber sie summiert sich über ein Team und ein Jahr. GreenPro wollte das Gegenteil: einen gemeinsamen Ort für die Arbeit des ganzen Teams, an dem nichts vom Gedächtnis einer einzelnen Person abhängt.
Wenn Standardfelder nicht reichen
Ein fester Satz CRM-Felder deckt die üblichen Fälle ab, aber nicht die eigenen eines Unternehmens. Accounts, Kontakte und Deals beschreiben jedes Geschäft ungefähr gleich, während das, was die Arbeit von GreenPro besonders macht, eine eigene Struktur braucht.
Hat ein CRM keinen Platz für diese Daten, landen sie in langen Textfeldern, Anhängen oder einer separaten Tabelle. Technisch sind sie erfasst, aber sie lassen sich nicht filtern, verknüpfen oder auswerten, und mit der Zeit werden sie zu dem Teil des Geschäfts, den niemand klar sieht.
Die Alternative wäre ein eigenes Tool für jede Art von Daten, was das Problem verstreuter Informationen zurückbringt. GreenPro brauchte ein System, das flexibel genug ist, die eigenen Daten neben den Standarddatensätzen aufzunehmen.
Der PromptLab-Moment
GreenPro brauchte ein System, das die tägliche Vertriebsarbeit abdeckt und sich zugleich um die eigenen Daten herum gestalten lässt. PromptLab verbindet Aufgaben und Notizen an jedem Datensatz mit benutzerdefinierten Objekten, die das Team selbst festlegt, und es ist für Industrielieferanten gebaut, mit Angeboten und Mustern neben der Pipeline.
Aufgaben, Notizen und benutzerdefinierte Objekte geben GreenPro eine Struktur, um Arbeit zu planen, festzuhalten und Daten nach der Arbeitsweise des Teams zu gestalten. Die drei greifen ineinander. Ein Datensatz eines benutzerdefinierten Objekts kann eigene Aufgaben und Notizen tragen, sodass Planung und Historie auch für GreenPros eigene Daten gelten, nicht nur für Accounts und Deals. Nichts davon brauchte einen Entwickler oder ein langes Einführungsprojekt. Das Team kann seine eigenen Objekte und Felder in PromptLab festlegen und sofort nutzen.
Wie GreenPro PromptLab nutzt
Die tägliche Arbeit von GreenPro in PromptLab ruht auf drei Bausteinen.
Jeder ist für sich einfach. Zusammen geben sie dem Team einen einzigen Ort, um Arbeit zu planen, festzuhalten, was passiert ist, und die Daten zu führen, die für sein Geschäft zählen.
Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten
Follow-ups werden als Aufgaben geplant, jede mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum. Eine Aufgabe ist mit dem Account, Kontakt oder Deal verknüpft, den sie betrifft, sodass jeder, der sie öffnet, den Zusammenhang sieht.
Jede Person sieht ihre eigene Liste mit Fälligem, und Führungskräfte sehen, was im ganzen Team offen ist. Ein in einem Telefonat vereinbartes Follow-up wird zur Aufgabe, bevor das Gespräch vergessen ist, statt zu einer Notiz an sich selbst.
Aufgaben können auch von Workflows angelegt werden. Ändert sich etwas im CRM, etwa wenn ein Deal in eine neue Phase wechselt, kann ein Workflow die nächste Aufgabe automatisch anlegen, sodass routinemäßige Follow-ups nicht vom Gedächtnis abhängen. Überfällige Aufgaben fallen auf, sodass ein liegen gebliebenes Follow-up bemerkt wird, solange noch Zeit ist, und nicht erst, wenn der Kunde nachfragen muss.
Notizen am Datensatz
Notizen werden an dem Datensatz geschrieben, den sie betreffen, sodass die nächste Person, die ihn übernimmt, sie lesen kann. Eine Notiz aus einem Meeting liegt am Account neben seinen Kontakten, Deals und Aufgaben, nicht in einem separaten Dokument.
Mit der Zeit werden diese Notizen zur Geschichte des Accounts. Wer einen Kunden übernimmt, kann nachlesen, was besprochen und vereinbart wurde, und das Gespräch fortsetzen, statt es neu zu beginnen.
Notizen sind außerdem durchsuchbar. Ein Detail, das vor Monaten in einem Meeting erwähnt wurde, lässt sich per Suche finden, statt sich erinnern zu müssen, in welchem Notizbuch es steht.
Notizen geben auch der KI von PromptLab etwas, womit sie arbeiten kann. Account-Zusammenfassungen und Antworten des Assistenten stützen sich auf die Notizen, Meetings und Aktivitäten, die bereits an einem Datensatz liegen.
Benutzerdefinierte Objekte für GreenPros Daten
Benutzerdefinierte Objekte nehmen auf, was Standardfelder nicht abbilden, und sind wie jedes integrierte Objekt mit anderen Datensätzen verknüpft. GreenPro legt das Objekt, seine Felder und seine Verbindung zu Accounts und Kontakten fest, und das Team arbeitet damit wie mit allem anderen.
Weil benutzerdefinierte Objekte Teil des CRM sind, lassen sich ihre Datensätze in Ansichten filtern, mit Aufgaben und Notizen verknüpfen und in Berichten verwenden. Daten, die sonst in einer separaten Datei lägen, werden Teil desselben Systems wie die übrige Arbeit.
Felder eines benutzerdefinierten Objekts können jeden der üblichen Typen haben, von Text und Zahlen bis zu Datumsangaben und Auswahllisten, sodass sich die Daten sortieren, summieren und in Diagrammen darstellen lassen. Muss GreenPro etwas Neues erfassen, ergänzt es ein Feld oder ein Objekt, ohne Entwickler.
Wie andere Felder können auch die eines benutzerdefinierten Objekts von KI befüllt werden. Die Autofill-Funktion von PromptLab kann ein Feld für jeden Datensatz aus den Daten berechnen, die im Workspace bereits vorhanden sind, nach Anweisungen in einfachen Worten.
Ein CRM, das zum Geschäft passt
GreenPro musste sich nicht zwischen einem CRM entscheiden, das sofort einsatzbereit ist, und einem, das zum eigenen Geschäft passt. Aufgaben und Notizen decken die tägliche Arbeit ab, und benutzerdefinierte Objekte das, was das Unternehmen besonders macht.
Wenn sich das Geschäft ändert, kann sich auch die Struktur ändern. Neue Felder und Objekte lassen sich ergänzen, wenn sie gebraucht werden, sodass das System mit dem Unternehmen Schritt hält und nicht umgekehrt.
Diese Verbindung aus Struktur und Flexibilität hat PromptLab passend gemacht. Das Team arbeitet jeden Tag auf dieselbe Weise, während sich der Aufbau dahinter ändern kann, wann immer das Geschäft es tut.
