Die Geschichte von Uzpolitex
Seit 2008 stellt Uzpolitex Holding AD*STAR-Polypropylensäcke mit Blockboden her, darunter Ventilsäcke für Zement und offene Säcke. AD*STAR ist ein weit verbreiteter quaderförmiger Sack, bekannt für seine Reißfestigkeit, und das Unternehmen bezeichnet sich als einen der führenden Hersteller von Polypropylensäcken in der Region.
Es deckt den vollständigen Zyklus ab, vom Garn über das Gewebe bis zum fertigen Sack, auf Anlagen von Starlinger (Österreich) und BSW (Deutschland), und zu seinem Team gehören internationale Fachleute. Es übernimmt komplexe Aufträge nach den individuellen Anforderungen jedes Kunden und verkauft in Usbekistan und den Nachbarländern.
Für Zementhersteller ist der Sack Teil der Wirtschaftlichkeit. AD*STAR-Ventilsäcke eignen sich für manuelle wie automatische Palettierer, ihre rechteckige Form braucht wenig Lagerfläche, und sie halten grober Behandlung, Feuchtigkeit und Regen stand. Uzpolitex liefert mit eigenen Fahrzeugen und über Transportunternehmen und verschickt per Bahn und auf dem Wasserweg.
Seine Kunden sind die Hersteller, die diese Säcke befüllen, vor allem Zementproduzenten, für die Verpackung ein ständiger Bedarf in großen Mengen ist. Verlässliche Lieferung und gleichbleibende Qualität zählen dort ebenso viel wie der Preis.
Aufträge mit eigenen Details
Säcke werden nach den Anforderungen jedes Kunden gefertigt, sodass jeder Auftrag eigene Details mitbringt: Sacktyp, Größe, Gewebe, Druck und Menge. Zwei Zementhersteller bestellen vielleicht scheinbar denselben Sack und brauchen doch ganz unterschiedliche Spezifikationen.
Diese Details müssen vom ersten Gespräch bis zur Lieferung stimmen. Eine falsch gelesene Größe oder eine alte Druckvorlage bedeutet unbrauchbare Säcke, und in einer Produktion mit vollständigem Zyklus zieht sich ein solcher Fehler vom Garn bis zum fertigen Sack durch.
Folgeaufträge hängen von denselben Details ab. Ein Kunde, der nachbestellt, erwartet denselben Sack wie beim letzten Mal, also muss die Spezifikation jedes früheren Auftrags leicht zu finden sein. Bei Kunden in mehr als einem Land kommen zudem verschiedene Lieferwege hinzu, von der Straße bis zu Bahn und Wasserweg, jeder mit eigenen Absprachen, die festgehalten werden müssen.
Tabellen, die für sich stehen
Wie viele Hersteller führt Uzpolitex seine Arbeitsdaten in Google Sheets. Die Tabellen sind vertraut und flexibel, und das Team kennt sie gut. Sie zu ersetzen war nie das Ziel.
Das Problem ist, was um sie herum passiert. Liegen Kunden- und Auftragsdaten in getrennten Tabellen, kann eine Frage zu einem Kunden bedeuten, mehrere davon zu öffnen, und Daten aus einer Tabelle in ein Angebot oder einen Bericht zu übertragen heißt, sie abzutippen. Jede Kopie ist eine Fehlerquelle, und jede Änderung muss an mehr als einer Stelle vorgenommen werden.
Tabellen stehen außerdem neben dem übrigen Vertriebsprozess. Gespräche, Angebote und Follow-ups finden anderswo statt, sodass die ganze Geschichte eines Kunden nie an einem Ort liegt. Uzpolitex brauchte einen Weg, seine Tabellen zu behalten und mit allem anderen zu verbinden, damit die Daten darin nutzbar werden, ohne kopiert zu werden.
Der PromptLab-Moment
Uzpolitex wollte sein Team nicht dazu bringen, funktionierende Werkzeuge aufzugeben. Es wollte diese Werkzeuge mit dem übrigen Vertriebsprozess verbinden. Genau das leistet die Google-Sheets-Integration von PromptLab: Sie wählen eine Tabelle, die PromptLab beobachten soll, und ihre Zeilen kommen ins CRM.
Statt in einem neuen Tool von vorn zu beginnen, hat Uzpolitex die Google Sheets, die es bereits nutzt, mit PromptLab verbunden. Das ist ein praktischer Einstieg. Das Team muss keine neue Art der Datenhaltung lernen, bevor es einen Nutzen sieht, und die Verbindung arbeitet mit den Daten, wie sie sind. Darauf steht dann der Rest von PromptLab mit denselben Daten zur Verfügung: Accounts und Kontakte, Angebote und Kundenaufträge, Aufgaben und Berichte.
Wie Uzpolitex PromptLab nutzt
Für Uzpolitex setzt PromptLab auf den Tabellen auf, die das Team bereits nutzt. Die Arbeit gliedert sich in drei Teile.
Jeder Teil baut auf dem vorherigen auf. Die Tabellen liefern die Daten, Angebote und Aufträge nutzen sie, und Berichte werten sie aus.
Google Sheets, verbunden
Tabellen sind mit PromptLab verbunden, und ihre Zeilen werden zu Datensätzen, sodass nichts von Hand kopiert wird. Das Team arbeitet weiter in den Tabellen, die es kennt, und die Daten erreichen das CRM, ohne dass jemand sie abtippt.
Sind die Zeilen erst Datensätze, lassen sie sich durchsuchen, filtern und mit Accounts und Kontakten verknüpfen. Die Angaben eines Kunden aus der Tabelle liegen neben den Gesprächen, Angeboten und Aufgaben, die diesen Kunden betreffen.
Die Verbindung arbeitet auch nach dem ersten Import weiter. Kommen neue Zeilen in eine beobachtete Tabelle, gelangen sie ebenfalls in PromptLab, sodass das CRM ohne zusätzlichen Schritt mit den Tabellen Schritt hält.
Darauf lassen sich Aufgaben und Notizen ergänzen. Ein Follow-up mit einem Kunden oder eine Notiz aus einem Telefonat liegt am selben Datensatz wie die Daten aus der Tabelle.
Angebote für Säcke nach Maß
Angebote für Säcke nach den Anforderungen jedes Kunden können auf dieselben Kunden- und Auftragsdaten zugreifen. Produkte und Preislisten in PromptLab liefern die Preise, und das Angebot ist mit dem Deal des Kunden verknüpft.
Nimmt der Kunde an, wird der Kundenauftrag aus demselben Datensatz erstellt, mit denselben Produkten und Mengen. Die zu Beginn vereinbarten Details gelangen bis in den Auftrag, ohne erneut eingetippt zu werden.
Angebote in PromptLab zeigen in jeder Zeile die Stückkosten neben dem Stückpreis, dazu zusätzliche Kosten wie Fracht. Bei einem Produkt nach Maß ist so die Marge jedes Auftrags leichter zu erkennen, bevor das Angebot hinausgeht.
Berichte direkt aus der Quelle
Vertriebsberichte können die verbundenen Daten direkt auswerten statt einer von Hand zusammengeführten Tabelle. Der Berichtsgenerator gruppiert und filtert Datensätze nach Kunde, Produkt oder Zeitraum, und gespeicherte Berichte können auf einem gemeinsamen Dashboard liegen.
Weil die Daten aus den Tabellen stammen, die das Team aktuell hält, sind auch die Berichte aktuell. Niemand muss vor einer Besprechung eine separate Datei vorbereiten.
Berichte können zeigen, welche Sacktypen sich am besten verkaufen, welche Kunden am häufigsten bestellen und wie sich der Umsatz über die Zeit entwickelt. Jede Antwort stammt aus denselben Datensätzen, sodass verschiedene Personen bei derselben Frage dasselbe Ergebnis sehen. Führungskräfte können am selben Ort auch die Vertriebspipeline verfolgen, vom ersten Angebot bis zum Auftrag, sodass eine Besprechung sowohl das Verkaufte als auch das noch Laufende abdeckt.
Vertraute Werkzeuge, verbunden
Uzpolitex zeigt, dass der Umstieg auf ein CRM nicht bedeuten muss, Bewährtes aufzugeben. Die Tabellen bleiben, und PromptLab verbindet sie mit Angeboten, Aufträgen und Berichten.
Während das Unternehmen mehr Kunden in Usbekistan und den Nachbarländern beliefert, wird jede neue Zeile in einer verbundenen Tabelle Teil desselben Systems. Das Team behält seine Gewohnheiten, und das Unternehmen gewinnt einen Ort, an dem es seine Kunden und Aufträge sieht.
Weitere Verbindungen stehen bereit, wenn das Team sie möchte. Kundennachrichten über WhatsApp und Telegram, die Kanäle, die Uzpolitex seinen Kunden bereits anbietet, können im gemeinsamen Posteingang von PromptLab ankommen und beim richtigen Account liegen, neben den Daten aus den Tabellen.
Es ist ein schrittweiser Weg, ein CRM einzuführen. Jede neue Verbindung ergänzt dieselben Datensätze, und das Team entscheidet, wie weit und wie schnell es geht.
