Die Geschichte von RIPO
RIPO ist seit 2001 auf dem internationalen Markt und stellt Twisted-Pair-, Koaxial- und CCTV-Kabel, Komponenten für strukturierte Verkabelung und Installationswerkzeuge her. Das Sortiment umfasst mehr als 500 Artikel, und die Kabel- und Verkabelungslinien werden in vier Stufen angeboten: Premium, Standard, Plus und die Kernlinie RIPO.
Mit Hauptsitz in Guangdong, China, produziert das Unternehmen in China, auf den Philippinen und in Bangladesch und liefert nach Ägypten, in die Türkei, die USA, auf die Philippinen, nach Indien, Russland, Bangladesch und Usbekistan. 2008 trat es in den russischen Markt ein.
Neben Kabeln und Komponenten stellt die Gruppe auch Anlagen zur Herstellung von Schwachstromkabeln und Elementen für strukturierte Verkabelung her sowie Anlagen zur Produktion medizinischer Einwegprodukte. Sie ist ein Hersteller, der an Hersteller, Installateure und Distributoren in sehr unterschiedlichen Märkten verkauft.
Diese Breite ist Stärke und Herausforderung zugleich. Ein Distributor in einem Markt kauft vielleicht vor allem Kabel einer Stufe, während ein Partner anderswo Komponenten und Werkzeuge aus mehreren bestellt, und alle erwarten korrekte Preise und schnelle Antworten. Nur wenige Unternehmen verbinden ein so langes Sortiment mit einer so großen geografischen Reichweite, und entsprechend detailreich ist die Vertriebsarbeit.
Großer Katalog, viele Preise
Jeder Markt und jeder Distributor kann eigene Preise haben. Währung, Fracht, Menge und lokaler Wettbewerb bestimmen, was ein Einkäufer in einem Land im Vergleich zu einem anderen zahlt, und jede Stufe hat ihr eigenes Preisniveau.
Bei Hunderten Artikeln in mehreren Stufen führen Preise in Dateien leicht dazu, dass ein veralteter Preis angeboten wird. Ein Vertriebsmitarbeiter muss die richtige Liste finden, prüfen, ob sie die neueste ist, und die Zahlen von Hand in ein Angebot übertragen, und eine einzige falsche Zeile kann Marge oder Glaubwürdigkeit kosten.
Bei der Bestellung müssen dieselben Daten dann noch einmal eingetippt werden. Jede Kopie ist eine Fehlerquelle, und jeder Fehler muss von jemandem gefunden und behoben werden.
Für einen Hersteller mit Produktion in drei Ländern sind korrekte Preise ein bewegliches Ziel. Die Kosten unterscheiden sich je nach Standort, Sortimente ändern sich, neue Artikel kommen hinzu, und jede Änderung muss jede Datei erreichen, aus der angeboten wird.
Distributoren in acht Märkten
RIPO verkauft über Distributoren und Partner in weit voneinander entfernten Märkten. Sie über neue Linien, Sortimentsänderungen und Preisanpassungen zu informieren gehört zum Geschäft, und das E-Mail für E-Mail zu tun, lässt sich nicht skalieren.
Die Antworten auf diese Nachrichten sind genauso wichtig. Stellt ein Distributor daraufhin eine Frage oder bestellt, muss die Antwort die richtige Person erreichen und beim richtigen Account liegen, statt in einem einzelnen Posteingang zu verschwinden.
Ohne ein gemeinsames System ist die Geschichte jeder Distributorenbeziehung verstreut. Was angeboten, bestellt und zugesagt wurde, liegt an verschiedenen Orten, und das Gesamtbild hängt davon ab, wen man fragt.
Der PromptLab-Moment
Bei einem so großen Katalog sind die Produktdaten selbst der Ausgangspunkt. PromptLab ist für Lieferanten physischer Produkte gebaut, mit Produkten, Preislisten, Angeboten und Kundenaufträgen als Teil des CRM statt als Zusatzmodule und mit E-Mail-Kampagnen, die aus demselben System versendet werden.
Mit Produkten und Preislisten in PromptLab beginnt ein Angebot beim richtigen Artikel zum aktuellen Preis, und dieselben Daten tragen sich bis zum Auftrag durch. Ziel war eine einzige Quelle dafür, was RIPO verkauft und zu welchem Preis. Liegen Katalog und Preislisten an einem Ort, können jedes Angebot, jeder Auftrag und jede Kampagne darauf zugreifen, und eine Änderung gilt überall. Es bedeutete auch ein System für Verkauf und Kontaktpflege zugleich. Kampagnen, Angebote und Aufträge teilen dieselben Accounts und Kontakte, sodass die ganze Beziehung eines Distributors zu RIPO an einem Ort liegt.
Wie RIPO PromptLab nutzt
RIPO nutzt PromptLab auf dem Weg vom Katalog zum Auftrag und für den Kontakt mit seinen Distributoren. Die Arbeit gliedert sich in drei Teile. Jeder greift auf denselben Katalog, dieselben Preislisten und dieselben Accounts zu, sodass Daten einmal erfasst und überall genutzt werden.
Preislisten, Angebote und Aufträge
Produkte, Preislisten und Kundenaufträge liegen zusammen, sodass aus einem angenommenen Angebot ohne erneutes Abtippen ein Auftrag wird. Für jeden Markt oder jedes Kundensegment kann eine eigene Preisliste geführt werden, und ein damit verknüpftes Angebot bietet nur die Produkte und Preise an, die gelten.
Jede Angebotszeile zeigt die Stückkosten neben dem Stückpreis, sodass die Marge schon beim Erstellen sichtbar ist. Nimmt der Einkäufer an, übernimmt der Kundenauftrag dieselben Produkte, Mengen und Bedingungen, und die Rechnung lässt sich aus demselben Datensatz erstellen.
Angebote durchlaufen klare Status, von Entwurf über ausstehend bis freigegeben, sodass das Team sieht, welche Angebote noch bearbeitet werden und welche auf den Einkäufer warten. Jedes Angebot bleibt mit seinem Deal verknüpft und ist dort ohne Suchen zu finden.
Kampagnen an Distributoren
Neue Linien und Preisanpassungen gehen als E-Mail-Kampagnen an Distributoren, und Antworten landen beim Account des Distributors. Eine Kampagne geht an eine ausgewählte Liste von Kontakten, und das Team sieht, wer angeschrieben wurde, wer geantwortet hat und was.
Weil Antworten in PromptLab ankommen, wird die Frage eines Distributors zu einer neuen Stufe mit der Historie des Accounts vor Augen beantwortet. Ein Gespräch, das mit einer Kampagne beginnt, geht im Datensatz weiter wie jedes andere.
Kampagnen halten RIPO auch bei Distributoren präsent, die das Team nicht jede Woche anrufen kann. Ein regelmäßiges Update zum Sortiment erreicht die ganze Liste, während das Team seine eigene Zeit auf die Partner konzentriert, die sie am meisten brauchen.
Eine Kampagne kann auch als Sequenz laufen, mit Folge-E-Mails an Kontakte, die noch nicht geantwortet haben. Wer antwortet, verlässt die Sequenz, sodass niemand eine Erinnerung erhält, nachdem er schon reagiert hat.
Umsatz nach Markt
Berichte schlüsseln den Umsatz nach Land und Produktstufe auf. Kundenaufträge sind eine der Datenquellen des Berichtsgenerators, sodass sich Zahlen nach Markt, Stufe oder Zeitraum gruppieren lassen, ohne etwas zu exportieren.
Gespeicherte Berichte liegen auf gemeinsamen Dashboards, auf denen das Team dieselben Zahlen sieht. Märkte oder Stufen zu vergleichen heißt dann, einen Bericht zu öffnen, statt eine Tabelle zu bauen.
Dieselben Berichte helfen bei der Planung. Wer weiß, welche Stufen wo verkauft werden, sieht, welche Linien in welchem Markt beworben und auf welche Distributoren man sich bei einem neuen Produkt konzentrieren sollte. Berichte zu Angeboten ergänzen einen weiteren Blickwinkel und zeigen, wie viele Angebote in jedem Markt offen sind und wie viele zu Aufträgen werden.
Ein Katalog für jeden Markt
Sortiment und Reichweite von RIPO wachsen weiter, und jeder neue Artikel oder Markt bringt Preise, die aktuell gehalten werden müssen. Mit Katalog und Preislisten in einem System wird eine Änderung einmal vorgenommen, und jedes folgende Angebot nutzt sie.
Angebote, Aufträge und Gespräche mit Distributoren greifen auf dieselben Daten zu, und Berichte werten sie nach Markt und Stufe aus. Das gibt einem Hersteller, der in acht Ländern verkauft, einen Ort, an dem er sieht, was er wo und zu welchem Preis verkauft.
Neue Märkte passen in dasselbe Modell. Eine neue Preisliste, eine neue Liste von Distributoren und derselbe Katalog genügen, um in einem weiteren Land Angebote zu erstellen.
