साप्ताहिक पाइपलाइन समीक्षा कैसे चलाएँ

अच्छी साप्ताहिक पाइपलाइन समीक्षा 45 मिनट की होती है, उन डील को कवर करती है जो मायने रखती हैं और हर एक पर नामित अगले कदम के साथ ख़त्म होती है। आँकड़ों से शुरू करें, ज़्यादातर समय उन पाँच से आठ डील पर लगाएँ जो महीने का फ़ैसला करती हैं, और सफ़ाई पर ख़त्म करें: क्लोज़ डेट, स्टेज और बासी डील। कोई सूची पढ़कर नहीं सुनाता। हर कोई यह जानकर निकलता है कि शुक्रवार तक क्या होना है।

यह गाइड आपको एजेंडा देती है, वे सवाल जो कमज़ोर डील को उजागर करते हैं, और वे नियम जो CRM को हक़ीक़त से दूर भटकने से रोकते हैं। यह उन टीमों के लिए लिखी गई है जो फ़िज़िकल प्रोडक्ट बेचती हैं, जहाँ डील एक सैंपल है, एक कोटेशन है, कीमत की बातचीत है और फिर दोहराए जाने वाले ऑर्डर की धारा।

पाइपलाइन समीक्षा किसलिए है

पाइपलाइन समीक्षा का एक ही काम है: तय करना कि इस हफ़्ते हर खुली डील को क्या चाहिए। यह स्टेटस अपडेट नहीं है, और अपने आँकड़ों का बचाव करने की जगह नहीं है।

समीक्षाएँ दो तरह से बिगड़ती हैं। या तो मैनेजर पूरा बोर्ड ज़ोर से पढ़ता है और आधा कमरा ईमेल देखता है, या सेल्सपर्सन सिर्फ़ वही डील पेश करते हैं जिन पर उन्हें अच्छा लगता है। दोनों को इनपुट ठीक करके ठीक करें। समीक्षा CRM से चलती है, ऐसी स्क्रीन पर जिसे सब देख सकें, और डील मैनेजर चुनता है, सेल्सपर्सन नहीं।

अगर आप पहले बड़ी तस्वीर चाहते हैं, तो पढ़ें सेल्स पाइपलाइन क्या है और B2B सेल्स पाइपलाइन कैसे बनाएँ।

45 मिनट का एजेंडा

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   पहले आँकड़े (5 मिनट)

   डैशबोर्ड खोलें। खुली पाइपलाइन की वैल्यू, इस हफ़्ते बनी डील, जीती और हारी डील, और टारगेट के मुक़ाबले पाइपलाइन देखें। अभी अलग-अलग डील पर चर्चा न करें। कुछ अजीब नोट करें, जैसे कोई स्टेज जो दोगुना हो गया, और उस पर बाद में लौटें।

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   पिछले हफ़्ते से हलचल (5 मिनट)

   सूची बनाएँ कि क्या आगे बढ़ा, क्या पीछे गया और क्या जोड़ा गया। जो डील दो स्टेज कूद गई, उसे एक पंक्ति का कारण चाहिए। जो डील हारी, उसे एक पंक्ति का कारण: कीमत, लीड टाइम, स्पेक, प्रतिस्पर्धी या जवाब नहीं।

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   जो डील मायने रखती हैं उन पर गहराई से (25 मिनट)

   सबसे बड़ी डील चुनें, वे जो इसी महीने बंद हो रही हैं और वे जो अटक गई हैं। हर एक पर लगभग चार मिनट लगाएँ। अगले खंड के सवाल इस्तेमाल करें।

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   सफ़ाई की जाँच (5 मिनट)

   उन डील को फ़िल्टर करें जिनकी क्लोज़ डेट बीत चुकी है, जिनमें अगला कदम नहीं है, या जिनमें तय दिनों से कोई गतिविधि नहीं हुई। उन्हें वहीं ठीक करें या बंद कर दें।

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   प्रतिबद्धताएँ (5 मिनट)

   हर सेल्सपर्सन शीर्ष डील के लिए अपने अगले काम पढ़कर सुनाता है। मैनेजर उन्हें नोट के रूप में नहीं, टास्क के रूप में लिखता है।

हर डील पर पूछे जाने वाले सवाल

हर डील पर चार मिनट का मतलब है कि आपको तीखे सवाल चाहिए। ये प्रोडक्ट सेल्स के लिए काम करते हैं क्योंकि ये इसी का अनुसरण करते हैं कि ऑर्डर असल में कैसे बनता है।

क्या ज़रूरत असली है?

• ग्राहक हमारे प्रोडक्ट से क्या बना या बेच रहा है, और अगर वह इस तिमाही नहीं खरीदता तो क्या होगा?
• क्या यह एक बार का ऑर्डर है, ट्रायल रन है या दोहराई जाने वाली सप्लाई व्यवस्था?

उनकी प्रक्रिया में प्रोडक्ट कहाँ है?

• क्या सैंपल भेजा गया? क्या उसका टेस्ट हुआ? उन्होंने उसके बारे में क्या कहा?
• क्या ऑर्डर देने से पहले उसे क्वालिटी, R&D या प्लांट मैनेजर की मंज़ूरी चाहिए?

फ़ैसला कौन करता है, और क्या हम उनसे मिले हैं?

• परचेज़ ऑर्डर पर कौन हस्ताक्षर करता है, और क्या हमने उनसे बात की है?
• क्या जिससे हम बात करते हैं वह खरीदार है या सिर्फ़ रिसर्च करने वाला?

क्या व्यावसायिक पक्ष तय है?

• कौन सा कोटेशन बाहर है, कब भेजा गया और उसका स्टेटस क्या है?
• क्या ग्राहक ने ऐसी कीमत या लीड टाइम माँगा जो हम पूरा नहीं कर सकते?

आगे क्या होगा?

• अगला कदम क्या है, उसका मालिक कौन है और किस तारीख़ को है?
• अगर जवाब "उनके जवाब का इंतज़ार" है, तो अगर वे चुप रहें तो हमारी योजना क्या है?

अगर सेल्सपर्सन तीसरे और पाँचवें सवाल का जवाब नहीं दे पाता, तो डील शायद पाइपलाइन में अपने स्टेज से पहले की है। उसे पीछे ले जाएँ। यह सज़ा नहीं है, यह ज़्यादा सटीक फ़ोरकास्ट है। सुधरे आँकड़ों का क्या करें, इसके लिए देखें सेल्स फ़ोरकास्ट कैसे करें।

एक हल किया हुआ उदाहरण

मान लें किसी कोटिंग सप्लायर की एक डील "कोटेशन भेजा" पर है, $48,000 प्रति वर्ष की, और क्लोज़ डेट इसी महीने की है। समीक्षा ऐसे चलती है। सेल्सपर्सन कहता है कि खरीदार को सैंपल पसंद आया। मैनेजर पूछता है कि बदलाव को कौन मंज़ूर करता है। सेल्सपर्सन को नहीं पता। मैनेजर पूछता है कि कोटेशन कब भेजा गया: 19 दिन पहले, कोई जवाब नहीं।

नतीजा भाषण नहीं है। वह दो टास्क हैं: कॉन्टैक्ट से पूछना कि मंज़ूरी कौन देता है, और गुरुवार तक प्लांट मैनेजर के साथ कॉल का प्रस्ताव। क्लोज़ डेट अगले महीने पर चली जाती है।

सफ़ाई के नियम जो समीक्षा को ईमानदार रखते हैं

समीक्षाएँ तब नाकाम होती हैं जब डेटा बासी हो। ये नियम एक बार तय करें और सफ़ाई की जाँच में लागू करें।

हर स्टेज के निकास मापदंड एक वाक्य में लिख दें। "सैंपल भेजा" का मतलब है कि सैंपल भेजा हुआ ट्रैक है, यह नहीं कि किसी ने भेजने का वादा किया। "कोटेशन भेजा" का मतलब है कि स्टेटस के साथ कोटेशन मौजूद है। साझा परिभाषा ही स्टेज को अर्थ देती है।

ग़लतियाँ जो समीक्षा को मार देती हैं

• सब कुछ देखना। 45 मिनट में चालीस डील पाठ है। जो डील महीने का फ़ैसला करती हैं उन्हें चुनें और बाक़ी की छँटाई फ़िल्टर से करें।
• फ़ैसलों की जगह अपडेट माँगना। हर डील को एक काम, एक मालिक और एक तारीख़ पर ख़त्म करें।
• मीटिंग के दौरान सेल्सपर्सन को CRM अपडेट करने देना। यह पहले करें। मीटिंग विवेक के लिए है।
• सिर्फ़ आख़िरी स्टेज की डील की बात करना। शुरुआती स्टेज की कवरेज अगली तिमाही तय करती है। जाँचने के लिए कि आपके पास पर्याप्त है, पाइपलाइन कवरेज कैलकुलेटर इस्तेमाल करें।

PromptLab कैसे मदद करता है

हमने PromptLab इसलिए बनाया कि समीक्षा एक ही स्क्रीन से चल सके। डील पाइपलाइन, अकाउंट, कॉन्टैक्ट, टास्क, कोटेशन और सैंपल ट्रैकिंग हर प्लान पर हैं, और पाइपलाइन व राजस्व पर रिपोर्ट और डैशबोर्ड आपको कुछ भी स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट किए बिना स्टेज-दर-स्टेज गिरावट और पाइपलाइन की हलचल दिखाते हैं।

कोटेशन अपने आप डील से जुड़ जाते हैं, इसलिए "कौन सा कोटेशन बाहर है और उसका स्टेटस क्या है?" सवाल नहीं, एक नज़र है। मीटिंग रिकॉर्डिंग, AI सारांश और CRM ऑटोफ़िल का मतलब है कि डील रिकॉर्ड वही दर्शाता है जो खरीदार ने असल में कहा, जिससे "मैं अपडेट करना भूल गया" की समस्या घटती है। और वर्कफ़्लो डील का स्टेज बदलने पर टास्क बना सकता है, इसलिए समीक्षा में खिसकाई गई डील को उसका अगला कदम बिना किसी के टाइप किए मिल जाता है।

इस एजेंडा के प्रिंट करने लायक रूप के लिए पाइपलाइन समीक्षा चेकलिस्ट देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

पाइपलाइन समीक्षा कितनी बार चलानी चाहिए?

टीम के लिए हर हफ़्ते, और बड़ी टीम वाले मैनेजरों के लिए हर सेल्सपर्सन के साथ एक छोटा वन-टू-वन भी। मासिक समीक्षाएँ अटकी डील पकड़ने के लिए बहुत धीमी हैं। साप्ताहिक सत्र को 45 मिनट का रखें ताकि वह रद्द न हो।

पाइपलाइन समीक्षा में कौन शामिल होना चाहिए?

सेल्स मैनेजर और वे सेल्सपर्सन जिनकी डील पर चर्चा हो रही है। जब कोई डील स्टॉक, लीड टाइम या सैंपल पर निर्भर हो, तो ऑपरेशंस या कस्टमर सर्विस से किसी को बुलाएँ। कमरा छोटा रखें।

पाइपलाइन समीक्षा में क्या देखना चाहिए?

टारगेट के मुक़ाबले खुली पाइपलाइन की वैल्यू, पिछले हफ़्ते से हलचल, सबसे बड़ी और जल्द बंद होने वाली डील, अटकी डील और डेटा की गुणवत्ता। ज़्यादातर समय मुट्ठी भर डील पर लगाएँ, पूरे बोर्ड पर नहीं।

सेल्सपर्सन को डील दबाने या फुलाने से कैसे रोकें?

स्टेज के निकास मापदंड सीधे शब्दों में तय करें और सबूत माँगें: भेजा हुआ सैंपल, भेजा हुआ कोटेशन, नामित फ़ैसला लेने वाला। जब CRM मीटिंग रिकॉर्ड करता है, ईमेल कैप्चर करता है और कोटेशन डील से जोड़ता है, तो ज़्यादातर सबूत पहले से मौजूद होता है।

पाइपलाइन समीक्षा और फ़ोरकास्ट कॉल में क्या अंतर है?

पाइपलाइन समीक्षा डील पर कार्रवाई के बारे में है। फ़ोरकास्ट कॉल उस आँकड़े के बारे में है जिसके लिए आप प्रतिबद्ध होते हैं। पहले समीक्षा चलाएँ, फिर सुधारी हुई पाइपलाइन से फ़ोरकास्ट करें। सेल्स फ़ोरकास्ट कैसे करें दूसरा कदम कवर करता है।