Modelos de e-mail de follow-up de amostras
Nove e-mails de follow-up de amostras para vendedores de químicos, tintas e plásticos: envio, entrega, pedido de feedback, resultados do teste e cotação.
Pela equipe do PromptLab6 de outubro de 20265 min de leitura
Em vendas de produtos, a amostra é onde o negócio é ganho ou perdido em silêncio. O comprador recebe uma lata, um saco ou um rolo, testa quando tem tempo e muitas vezes não diz nada. Seu follow-up é o que transforma um pacote numa prateleira em resultados de teste, e resultados de teste em cotação.
Estes modelos acompanham uma amostra do dia em que ela é enviada até o momento em que você passa ao preço. Envie-os em ordem e mantenha cada um em poucas linhas. Para o processo por trás deles, leia como controlar amostras de produtos da solicitação ao pedido e o que é gestão de amostras.
Quando a amostra é enviada
Assunto: Sua amostra de [Produto] está a caminho
Olá, [Nome], Sua amostra de [Produto], [Tamanho] em [Embalagem], saiu hoje do nosso armazém com a [Transportadora]. Código de rastreamento: [Número]. Ela deve chegar até [Data]. Anexei a [Ficha técnica ou FISPQ]. Para o seu teste, sugerimos [Dica curta de manuseio ou dosagem]. Se algo não ficar claro antes de começar, ligue para mim no [Telefone]. [Seu nome]
Use no dia em que o pacote sai. Inclua as orientações de manuseio para que o teste comece certo.
Assunto: Atualização sobre sua amostra de [Produto]
Olá, [Nome], Uma atualização rápida: sua amostra foi retida por [Motivo, por exemplo, retenção na alfândega ou liberação de lote]. A nova data de chegada é [Data]. Desculpe pela espera. Se a data do seu teste mudou, avise-me e eu me adapto. [Seu nome]
Use assim que você souber. O silêncio é pior do que uma má notícia.
Quando a amostra chega
Assunto: A amostra de [Produto] chegou em boas condições?
Olá, [Nome], A transportadora mostra sua amostra de [Produto] como entregue em [Data]. Você poderia confirmar que ela chegou intacta, com o rótulo e o número do lote [Número do lote] legíveis? Quando você pretende começar o teste? Volto a falar com você nessa data. [Seu nome]
Use dois dias úteis após a entrega. A resposta dá a data de início do teste.
Assunto: Preparando seu teste de [Produto]
Olá, [Nome], Se for útil, posso acompanhar a sua primeira rodada de teste por telefone ou enviar um guia de uma página para [Processo]. Os primeiros testes costumam dar errado em [Problema comum, por exemplo, ordem de mistura ou temperatura de armazenamento], e isso é fácil de evitar. Quer que eu organize isso? [Seu nome]
Use quando o comprador é novo no seu produto ou a aplicação é técnica.
Pedindo feedback
Assunto: Como foi o teste de [Produto]?
Olá, [Nome], Já se passaram duas semanas desde a chegada da sua amostra, então queria saber como está o teste. Três perguntas rápidas: 1. Você já o executou? Se não, o que está atrasando? 2. Como ele se saiu em [Propriedade principal]? 3. O que você precisaria ver antes de um pedido maior? Uma ou duas linhas bastam. [Seu nome]
Use duas semanas após a entrega, ou antes se o teste for curto.
Assunto: Resultados de laboratório de [Produto], lote [Número do lote]
Olá, [Nome], Se o seu laboratório terminou de testar o lote [Número do lote], você poderia compartilhar os resultados, mesmo que parciais? Tenho mais interesse em [Propriedade 1] e [Propriedade 2]. Se algum valor ficar fora da sua especificação, diga-me qual. Nossa equipe técnica muitas vezes consegue sugerir um ajuste. [Seu nome]
Use quando o comprador tem um laboratório de controle de qualidade e uma especificação escrita.
Depois do teste
Assunto: Próximo passo depois do seu teste de [Produto]
Olá, [Nome], Que bom saber que o teste atendeu aos seus requisitos. O próximo passo é uma cotação, e para prepará-la preciso do seu volume anual esperado, do tamanho da embalagem e do endereço de entrega. Com isso, envio a cotação em até [Prazo], com faixas de preço para que você veja como o volume muda o valor. [Seu nome]
Use assim que chegar um feedback positivo. Veja nossos modelos de follow-up de cotação para saber o que enviar depois da cotação.
Assunto: Re: Resultados do teste de [Produto]
Olá, [Nome], Obrigado por compartilhar os resultados. [Propriedade] ficou em [Valor] contra a sua meta de [Meta], então entendo que, como está, não funciona. Gostaria de enviar uma segunda amostra de [Grau alternativo ou formulação ajustada], voltada exatamente a esse ponto. Posso despachá-la para o mesmo endereço? [Seu nome]
Use depois de um teste reprovado. Uma segunda amostra, mais bem ajustada, ainda pode salvar o negócio.
Assunto: Devo encerrar o pedido da sua amostra de [Produto]?
Olá, [Nome], Enviei a você uma amostra de [Produto] em [Data] e não soube como foi. Não quero ficar insistindo, então encerrarei o pedido do meu lado, a menos que você me diga o contrário. Se o teste ainda estiver planejado, diga-me quando, e eu volto a falar com você nessa data. [Seu nome]
Use como última tentativa. Depois, registre o resultado e o motivo.
Como personalizar
As amostras são pessoais por natureza, então apoie-se nos detalhes.
- Mencione o lote e o tamanho. "O balde de 5 kg do lote [Número]" mostra que você acompanhou.
- Refira-se ao processo dele. Um comprador que testa um revestimento em aço quer conselhos diferentes dos de quem o testa em madeira.
- Faça uma pergunta por e-mail. O pedido de feedback é a única exceção.
Envie-os a partir do seu CRM
Perguntas frequentes
Quando devo fazer follow-up depois de enviar uma amostra?
Envie um e-mail de despacho no dia em que ela sai, uma confirmação de entrega dois dias depois da chegada e um pedido de feedback após uma a duas semanas. Ajuste de acordo com a duração do teste do comprador.
O que digo se o comprador nunca responde sobre a amostra?
Facilite a resposta. Faça uma pergunta curta, ofereça ajuda com o teste e dê uma data a partir da qual você encerrará o pedido. Um prazo claro muitas vezes traz a resposta.
Quem deve enviar os e-mails de follow-up de amostras?
O vendedor dono da conta, mesmo quando o laboratório ou o armazém despacha o pacote. O comprador deve falar com uma única pessoa, do pedido ao resultado.
Como transformo uma amostra bem-sucedida em um pedido?
Peça de imediato o volume esperado e os dados de entrega e envie uma cotação com faixas de preço. Não espere o comprador pedir. Nosso guia sobre como escrever uma cotação de vendas mostra o que incluir.
Um CRM consegue controlar amostras?
O PromptLab consegue, em todos os planos. Cada amostra tem um status que vai de Requested até um resultado final de teste, então você vê de relance quais ainda aguardam feedback.