Como gerenciar tabelas de preços específicas por cliente

Para gerenciar tabelas de preços de clientes, mantenha uma tabela por cliente ou segmento, guarde-a onde as cotações são montadas, dê a cada tabela um responsável e uma data de revisão e cote apenas a partir da tabela. Essa é toda a disciplina. Quando os preços vivem em uma planilha compartilhada e na memória do vendedor, eles se desencontram, e cada desencontro custa margem ou uma discussão.

Se você vende produtos químicos, plásticos, embalagens, ingredientes ou suprimentos industriais, provavelmente tem clientes com preços diferentes para o mesmo produto: acordos de volume, condições de distribuidor, preços de contrato. Este guia mostra como organizá-los para que a cotação saia certa de primeira.

O que é uma tabela de preços de cliente

Uma tabela de preços de cliente é o conjunto de produtos e preços combinados com um cliente específico ou um grupo de clientes. Ela é diferente do seu catálogo, que guarda os seus preços de tabela padrão. O verbete do glossário tabela de preços de cliente traz a definição curta.

Uma boa tabela guarda, por produto: o código, a unidade, o preço, a moeda e as datas de validade. Pode guardar também faixas de volume, como um preço menor acima de 5 toneladas.

Por que as tabelas de preços dão errado

Três coisas acontecem repetidamente:

• Preços antigos sobrevivem. Uma matéria-prima sobe, o catálogo é atualizado, mas o preço do contrato continua na cotação antiga de um vendedor.
• Os vendedores chutam. Sem uma tabela à mão, eles copiam a última cotação, que pode ter levado um desconto pontual.
• Ninguém é dono. Toda atualização é "trabalho de alguém", então não é de ninguém.

O custo é silencioso. Você descobre quando um cliente cita de volta o seu próprio preço antigo.

Passo a passo: configure as tabelas de preços

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   Decida como agrupar os clientes

   Por cliente é o mais preciso. Por segmento, como "distribuidores", "contas-chave" e "compradores avulsos", é mais fácil de manter. Muitas equipes começam com três ou quatro tabelas por segmento e acrescentam tabelas específicas por cliente só para grandes contratos.

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   Tire os preços dos seus acordos reais

   Use o contrato assinado ou a última cotação aceita, não a memória. Registre o código do produto, a unidade, o preço, a moeda e a data de início de validade.

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   Defina o preço a partir do custo mais uma margem-alvo

   Conheça o custo unitário de cada produto. Digamos que uma resina custe $1.50 por kg e sua margem-alvo para contas-chave seja de 15% do preço. O preço de tabela é então $1.50 dividido por 0,85, cerca de $1.76 por kg.

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   Dê a cada tabela um responsável e uma data de revisão

   Uma pessoa é responsável por cada tabela, e cada uma tem uma data de revisão, muitas vezes trimestral ou quando o preço de um insumo importante muda.

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   Cote a partir da tabela sempre

   Dê a cada tabela o nome do cliente ou do segmento para que os vendedores escolham a certa, e vincule-a a toda cotação desse cliente. Cote apenas a partir da tabela e faça de um desconto fora dela uma decisão deliberada.

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   Registre as mudanças com um motivo

   Quando um preço se move, anote por quê: uma mudança de matéria-prima, um compromisso de volume, uma renovação. Daqui a um ano, você vai querer saber.

Atualizando preços sem perder clientes

Os reajustes são o momento mais difícil para uma tabela. Dê aviso prévio, ponha o novo preço e a data de vigência por escrito e cote a nova tabela em qualquer pedido depois dessa data. Os modelos de carta de reajuste de preços cobrem a redação.

Mantenha um registro de quais clientes foram avisados. Um cliente que descobre um aumento pela cotação, e não por uma carta, pode se sentir surpreendido, mesmo que a cotação seja clara.

Proteja sua margem

Uma tabela de preços também é um controle de margem. Confira cada tabela com os custos unitários atuais pelo menos a cada trimestre. Se um custo subiu e a tabela não, a margem de todos os pedidos futuros fica silenciosamente menor.

Olhe primeiro as linhas de menor margem. Se um cliente está em um preço próximo do seu custo, decida se o volume justifica. A calculadora de margem e markup ajuda a testar preços antes de entrarem em uma tabela.

Como o PromptLab ajuda

No PromptLab você cria uma tabela de preços e a vincula à cotação. Available products passa então a listar apenas o que aquela tabela permite, nos preços que você definiu, para que os vendedores cotem a partir dos produtos a que o cliente tem direito. O custo unitário fica ao lado do preço unitário em cada linha, e o resumo mostra a sua margem antes de você enviar.

Como cada cotação se anexa ao seu negócio, você vê o que cotou antes sem vasculhar e-mails. Comece os clientes novos na tabela de segmento mais próxima. Tabelas de preços de clientes, cotações e pedidos de venda estão em todos os planos, então uma equipe pequena não precisa de uma ferramenta de preços separada.

Se precisar trazer seus dados, importe de CSV ou Excel. Veja como escrever uma cotação de vendas para o que vai em volta dos preços, e a página de cotações e amostras para o fluxo completo. Os planos estão na página de preços.

Perguntas frequentes

O que é uma tabela de preços específica por cliente?

É uma lista de produtos e preços combinados para um cliente ou segmento, separada do seu catálogo padrão. Ela registra o que você prometeu, para que toda cotação desse cliente use os mesmos preços.

Quantas tabelas de preços devemos ter?

Comece com três ou quatro tabelas por segmento, como distribuidores, contas-chave e compradores avulsos. Acrescente tabelas específicas por cliente só onde um contrato exigir. Mais tabelas significam mais trabalho de revisão.

Com que frequência as tabelas de preços devem ser revisadas?

Trimestralmente é um ritmo comum, e antes disso quando uma matéria-prima importante muda de preço. Defina uma data de revisão em cada tabela para que a tarefa fique visível.

Como mudo os preços sem aborrecer os clientes?

Dê aviso por escrito, informe o novo preço e a data em que ele passa a valer e explique o motivo. Respeite o preço antigo nos pedidos já cotados dentro da data de validade.

Como tiro as tabelas de preços existentes das planilhas?

Organize-as primeiro: uma linha por produto com código, unidade, preço, moeda e data de início de validade, e códigos de produto que batam com o seu catálogo. O PromptLab importa de CSV e Excel, ou de um arquivo que você escolhe no Google Drive, então uma planilha organizada é o ponto de partida certo.