O que é uma sequência de e-mails?
Uma sequência de e-mails é um conjunto de e-mails enviados em ordem, com espera entre eles, que para quando a pessoa responde. Veja como funciona, com exemplo.
Pela equipe do PromptLab27 de outubro de 20264 min de leitura
Definição
Sequência de e-mails
Uma sequência de e-mails é uma série de e-mails enviados a uma pessoa em uma ordem definida, com uma espera entre cada um. Ela para sozinha quando essa pessoa responde, para que ninguém receba um follow-up depois de já ter respondido.
As equipes de vendas usam sequências para os follow-ups que, sem elas, seriam esquecidos. O vendedor escreve de três a cinco e-mails uma única vez, escolhe quem deve recebê-los, e a sequência envia cada etapa na hora certa. O trabalho do vendedor passa a ser responder às respostas.
Por que a sequência de e-mails importa
A maioria dos compradores B2B não responde ao primeiro e-mail. Eles estão ocupados, o momento não é bom ou o e-mail ficou enterrado. A segunda ou a terceira mensagem, enviada alguns dias depois com algo novo, costuma ser a que recebe resposta.
Fazer isso à mão é onde as coisas quebram. Um vendedor escreve para 60 distribuidores na segunda e pretende fazer o follow-up na quinta. Na quinta há uma reclamação de cliente, uma cotação para terminar e uma amostra para cobrar. Uma sequência envia os follow-ups de qualquer maneira, e só para quem não respondeu.
Como uma sequência de e-mails funciona
Uma sequência tem três partes:
- Etapas. Cada etapa é um e-mail: um assunto, um corpo e o remetente. As etapas seguintes costumam responder na mesma conversa do primeiro e-mail.
- Atrasos. Cada etapa espera um tempo definido depois da anterior, como três dias. Regras de envio acrescentam os dias e os horários em que os e-mails podem sair.
- Regras de saída. Uma resposta interrompe a sequência para aquela pessoa. Um bounce também, e um cancelamento de inscrição a interrompe de vez.
Cada pessoa avança pelas etapas no seu próprio ritmo. Quem foi adicionado na terça recebe a etapa um na terça e a etapa dois na sexta, independentemente do que aconteceu com os demais.
Sequência x newsletter x campanha avulsa
| Sequência de e-mails | Newsletter | Campanha avulsa | |
|---|---|---|---|
| E-mails por pessoa | Vários, em ordem | Um por edição, de forma contínua | Um |
| Enviada de | Da caixa de e-mail do próprio vendedor | De um endereço de marketing | De qualquer um |
| Para ao receber resposta | Sim | Não | Não se aplica |
| Parece | Uma mensagem pessoal | Um boletim desenhado | Um comunicado |
| Boa para | Prospecção e follow-up | Manter contato com clientes | Mudanças de preço, lançamentos, eventos |
Uma newsletter vai para todos da lista no mesmo dia. Uma sequência vai para cada pessoa em sua vez e termina quando ela interage. Uma campanha avulsa é um único envio, como um anúncio de novo produto.
Um exemplo de venda de produtos
Este exemplo é fictício.
Um fornecedor de resinas envia amostras de uma nova resina de moldagem de baixa retração a 40 fabricantes de compósitos. Ele monta uma sequência de quatro etapas para todos que receberam uma amostra:
- Dia 0: "Sua amostra chegou. Aqui está o guia de processamento."
- Dia 4: "Alguma dúvida sobre os tempos de cura? Aqui vai uma nota curta de aplicação."
- Dia 9: "Como foi o teste? Se funcionou, posso cotar um primeiro pedido de tambores."
- Dia 16: "Devo encerrar por aqui, ou o teste ainda está em andamento?"
Doze compradores respondem em algum momento. Cada um sai da sequência no momento da resposta, e o vendedor assume a conversa manualmente. Os outros 28 recebem as quatro etapas sem que o vendedor precise acompanhar quem está onde. Nosso guia sobre como fazer uma campanha de e-mail para distribuidores mostra como montar uma, passo a passo.
Termos relacionados
- O warm-up de e-mail é como uma caixa nova constrói reputação de envio antes de uma sequência sair.
- A automação de follow-up de vendas cobre tarefas que lembram os vendedores de agir, uma alternativa ao envio automático.
- Uma campanha gota a gota (drip) é uma parente próxima, usada em geral em marketing e muitas vezes sem interrupção por resposta.
- Uma cadência é uma sequência que mistura e-mail com ligações e outros canais.
Como o PromptLab trata isso
No PromptLab, as sequências ficam em Campaigns, em todos os planos. Uma campanha pode ter até 10 etapas, cada uma com um atraso em dias, horas ou minutos, e variantes A/B do assunto e do corpo. O público são leads, contas ou contatos do CRM, um arquivo enviado, ou pessoas que preenchem um formulário web vinculado. Os e-mails saem das suas próprias caixas conectadas, alternando até 20 por campanha, e uma resposta ou um bounce interrompe a sequência para aquela pessoa.
Perguntas frequentes
Quantos e-mails uma sequência de e-mails deve ter?
De três a cinco é o típico para prospecção e follow-up B2B. Cada etapa deve trazer algo novo, como uma ficha técnica ou uma oferta, em vez de repetir o primeiro e-mail.
Qual é a diferença entre uma sequência de e-mails e uma campanha drip?
São próximas. Uma campanha drip costuma significar uma série de marketing programada, muitas vezes enviada de um endereço da empresa. Uma sequência de e-mails costuma ser conduzida por vendas, enviada da caixa de um vendedor, e para quando a pessoa responde.
Uma sequência de e-mails para quando alguém responde?
Deveria. A interrupção por resposta é o que evita que uma sequência mande "só dando seguimento" a quem já disse sim. No PromptLab, uma resposta ou um bounce a interrompe para aquela pessoa.
Qual deve ser o intervalo entre os e-mails de uma sequência?
De três a sete dias serve para a maioria dos compradores B2B, com intervalos maiores perto do fim. Intervalos menores podem funcionar depois de uma reunião ou da entrega de uma amostra, quando o comprador espera ouvir de você.