Como fazer uma campanha de e-mail para distribuidores

Para fazer uma campanha de e-mail para distribuidores, escolha no CRM os distribuidores que você quer, divida-os em grupos com um motivo em comum para conversar e envie a cada grupo uma sequência curta de três a cinco e-mails, a partir das caixas de e-mail de vendedores reais. Espace os e-mails em alguns dias, interrompa a sequência assim que alguém responder e responda a cada resposta com o próximo passo concreto: uma tabela de preços para parceiros, uma amostra ou uma cotação.

O restante deste guia percorre cada passo com um exemplo prático. Digamos que você fabrica revestimentos e tem uma nova linha de revestimentos de piso à base de água, e procura distribuidores em três regiões onde não tem parceiro. Os mesmos passos servem para um fornecedor de resinas, um fabricante de embalagens ou um produtor de ingredientes. Para a estratégia mais ampla, leia antes como vender por meio de distribuidores.

1. Escolha a lista de distribuidores no CRM

Comece pelos registros que você já tem. Distribuidores que você conheceu em feiras, os que pediram um catálogo e os que compram de você em outra região são alvos melhores do que uma lista fria.

No CRM, filtre as contas por tipo (distribuidor ou atacadista), por região e pelo que vendem. Um distribuidor que já vende produtos de limpeza industrial e ferramentas para pisos combina mais com revestimentos de piso do que uma loja geral de materiais de construção. Depois escolha o contato certo em cada conta: o gerente de categoria ou de compras, e não o endereço do contas a pagar.

Exclua as pessoas que não devem receber este e-mail:

• Seus distribuidores atuais e qualquer conta com um negócio em aberto
• Contatos que cancelaram a inscrição ou pediram para não receber e-mails
• Endereços que já deram bounce
• Distribuidores de um território que você prometeu a um parceiro existente

Se precisar adicionar novos distribuidores de fora do CRM, importe-os antes, para que fiquem em contas como todos os outros. Confira os endereços antes de enviar; nosso checklist de entregabilidade explica por que listas antigas prejudicam.

2. Segmente para que cada e-mail tenha um motivo

Uma campanha para "todos os distribuidores" acaba não dizendo nada a ninguém. Divida a lista em grupos que compartilham um motivo para ouvir você e escreva para esse motivo.

Para o fabricante de revestimentos, três segmentos funcionam:

Mantenha os segmentos pequenos o bastante para que um vendedor, em princípio, consiga ler todas as respostas. Se as respostas sobrecarregarem os vendedores, divida o segmento de novo.

3. Escreva uma sequência de 3 a 5 etapas

Uma sequência é um conjunto de e-mails enviados em ordem, com uma espera entre cada um, que para quando a pessoa responde. Para distribuidores, de três a cinco etapas já bastam. Cada etapa deve trazer algo novo, e não apenas perguntar "você viu meu último e-mail?".

Uma sequência para o segmento de pisos poderia ser assim:

Mantenha cada e-mail com menos de 150 palavras, em texto simples, enviado por um vendedor identificado e com assinatura completa. Coloque a oferta nas duas primeiras linhas. Nossos modelos de e-mail de abordagem a distribuidores trazem uma primeira abordagem, follow-ups e um e-mail com a tabela de preços para parceiros, para você adaptar.

4. Agende os envios

Os distribuidores leem e-mail em horário comercial, no próprio fuso. Configure a campanha para enviar só em dias úteis, dentro de uma janela como 8h às 16h no horário local. Se as três regiões abrangerem fusos diferentes, faça uma campanha por região.

Distribua a carga entre as caixas de e-mail. Se dois vendedores cobrem as regiões, envie a campanha de cada região pela caixa do vendedor correspondente, para que a resposta chegue a quem vai dar seguimento. Mantenha cada caixa abaixo de um limite diário sensato, deixe um intervalo aleatório de alguns minutos entre os e-mails e aqueça devagar qualquer caixa nova. Uma caixa nova que envia demais e rápido demais cai no spam.

Defina uma data de início e, se a oferta estiver ligada a algo como uma estação ou uma tabela de preços válida até o fim do ano, uma data de término.

5. Faça teste A/B de uma coisa de cada vez

Com algumas centenas de distribuidores, você não terá resultados estatisticamente limpos, mas ainda pode aprender. Teste uma variável por etapa, normalmente o assunto da etapa um, e mantenha o resto igual.

Para o fabricante de revestimentos, o teste poderia ser:

• Variante A: "Revestimentos de piso à base de água para os seus empreiteiros"
• Variante B: "Uma linha de baixo odor ao lado de [marca atual deles]"

Julgue pelas respostas, e não pelas aberturas. Quando uma variante estiver claramente atrás depois de um número razoável de envios, pause-a e deixe o resto da campanha sair com a vencedora.

6. Trate as respostas no mesmo dia

As respostas são o objetivo da campanha. Toda resposta deve interromper a sequência para aquela pessoa, para que ela nunca receba a etapa três depois de dizer sim à etapa um. Depois, o vendedor responde dentro do dia.

A maioria das respostas se encaixa em alguns tipos:

• "Me mande a tabela de preços." Envie a tabela de preços para parceiros e sugira uma ligação rápida.
• "Queremos experimentar." Registre um pedido de amostra e confirme o endereço de entrega.
• "Agora não, tente na primavera." Encerre a campanha para essa pessoa e crie uma tarefa para a primavera.
• "Pessoa errada, fale com a Maria." Agradeça, adicione a Maria como contato e escreva para ela pessoalmente.
• "Não tenho interesse." Agradeça e garanta que ela não receba mais e-mails de campanha.

Respostas automáticas de ausência não são respostas de verdade. Confira a data de retorno e faça o follow-up manualmente.

7. Vincule um formulário web para distribuidores que chegam sozinhos

Alguns distribuidores não responderão, mas visitarão o seu site. Coloque um formulário "Torne-se um distribuidor" na sua página de parceiros, pedindo empresa, região, linhas de produtos que vendem e volume anual, e inclua o link dele no segundo ou no terceiro e-mail.

Dê ao formulário uma sequência de follow-up curta própria: o distribuidor que o preenche recebe uma confirmação rápida e o kit para parceiros, e depois uma ligação do vendedor regional. O mesmo formulário, impresso como QR code no seu estande de feira, capta os distribuidores que passam por lá. Como captar leads pelo seu site mostra os campos a pedir.

8. Faça follow-up com amostras e cotações

Uma resposta positiva é o começo da venda, e não o fim. Transforme-a em um negócio na conta e depois avance-o com as coisas sobre as quais os distribuidores realmente decidem:

1. A tabela de preços para parceiros. Combine a tabela de preços do distribuidor e envie-a com as condições.
2. A amostra. Envie o kit de amostras, registre-o no negócio e crie uma tarefa para pedir feedback uma semana depois da chegada.
3. A primeira cotação. Cote o pedido inicial de estoque com base nessa tabela de preços.
4. A integração. Depois que assinarem, siga o seu checklist de integração de distribuidores.

Um fornecedor de resinas trabalha do mesmo jeito. Um distribuidor de materiais compósitos responde à etapa dois pedindo uma amostra da nova resina de baixa retração. O vendedor registra a amostra, a envia e, uma semana depois da entrega, liga para perguntar como foi o teste. A cotação vem depois do feedback, e não o contrário.

Como o PromptLab ajuda

Nós criamos o PromptLab para equipes que vendem produtos, então as campanhas rodam nas mesmas contas, contatos e negócios das suas cotações e amostras.

• Público vindo do CRM. Escolha contas, contatos ou oportunidades com filtros, ou envie um arquivo, e exclua pessoas manualmente. Quem cancelou a inscrição fica bloqueado em toda a empresa.
• Sequências. Até 10 etapas, cada uma com um atraso em dias, horas ou minutos, e variantes A/B de assunto e corpo. Pause uma variante perdedora a qualquer momento. A IA pode redigir os e-mails.
• Suas próprias caixas de e-mail. Envie de caixas conectadas do Gmail, do Outlook ou IMAP, alternando até 20 por campanha, com a assinatura de cada vendedor.
• Agenda. Escolha os dias, uma janela de envio com fuso horário, um intervalo aleatório entre os e-mails e as datas de início e término. Os limites diários por caixa já vêm embutidos, e as caixas novas aquecem ao longo de três semanas.
• Respostas e bounces. Uma resposta interrompe a sequência e pode avisar o responsável. Os bounces também a interrompem e aparecem na lista de bounces.
• Formulários web. Crie um formulário na página Accounts ou Contacts, incorpore-o, compartilhe um link hospedado ou imprima um QR code, e vincule-o a uma campanha para que todos que o enviarem recebam a sequência.
• Amostras e cotações. Registre a amostra e monte a cotação a partir de uma tabela de preços do cliente na mesma conta. Veja cotações e amostras.

Perguntas frequentes

Quantos e-mails uma campanha para distribuidores deve ter?

De três a cinco etapas bastam para a maioria das campanhas para distribuidores. Cada etapa deve trazer algo novo, como uma ficha técnica, as condições da parceria ou uma oferta de amostra, em vez de repetir o primeiro e-mail.

Quanto tempo esperar entre os e-mails?

De três a sete dias entre as etapas funciona para a maioria dos compradores B2B, com intervalos maiores perto do fim. Os distribuidores são ocupados, e um intervalo de um ou dois dias pode parecer pressão.

A campanha deve vir de um vendedor ou da empresa?

De um vendedor identificado, com assinatura completa. Os distribuidores respondem a pessoas, e a resposta deve chegar ao vendedor que dará seguimento.

O que oferecer aos distribuidores no primeiro e-mail?

O motivo para venderem a sua linha: o que os clientes deles ganham, a estrutura de margem em uma linha e o apoio, como amostras ou ajuda técnica. Termine com um pedido pequeno, como enviar o kit para parceiros.

Posso fazer campanhas para distribuidores pelo meu CRM?

Pode, se o seu CRM tiver campanhas embutidas. O PromptLab envia sequências das suas próprias caixas de e-mail para contas e contatos que já estão no CRM, e uma resposta interrompe a sequência para aquela pessoa.