Как поделиться дашбордом продаж

Чтобы поделиться дашбордом продаж, сначала решите, для кого он, и соберите представление только с тем, что им нужно. Затем делитесь им как ссылкой только для чтения, а не логином или скриншотом, задайте срок действия, если ссылка нужна на одну встречу или один квартал, и отзовите её, когда человеку она больше не нужна. Живую ссылку используйте, когда читатель должен видеть сегодняшние цифры, а выгруженный PDF — когда нужна неизменная запись того, что было показано.

Руководство написано для руководителей отделов продаж у производителей и дистрибьюторов, которые отчитываются о воронке и выручке перед начальником, советом директоров, партнёром-дистрибьютором или ключевым клиентом. В нём разобрано, что должен видеть каждый из них, чем живые ссылки отличаются от выгрузок и как не дать цифрам разойтись дальше, чем вы планировали.

С кем вы делитесь и что нужно каждому

Главная ошибка — отправлять один дашборд всем. В вашей внутренней воронке есть названия сделок, скидки и маржа, которые партнёр или клиент не должен видеть никогда. Начните с аудитории.

Например, производитель покрытий, отчитываясь перед региональным дистрибьютором, может поделиться представлением заказов по продуктовым линейкам в этом регионе за год, образцов, отправленных конечным клиентам дистрибьютора, и коммерческих предложений, ожидающих ответа. Это касается дистрибьютора. Ваша воронка в других регионах — нет.

О том, что должно быть на внутреннем дашборде, см. как построить дашборд продаж.

Живая ссылка или выгруженный файл?

У обоих есть своё место. Выбирайте по тому, что читатель будет с ним делать.

Живая ссылка показывает цифры в том виде, какой они имеют в момент открытия.

• Подходит начальнику, который проверяет еженедельно, или партнёру, которому нужны актуальные заказы.
• Нет путаницы версий: существует одна копия.
• Цифры меняются. Если кто-то процитирует их на встрече в следующем месяце, он назовёт уже другие значения.

Выгруженный файл (PDF или слайды) фиксирует цифры на день создания.

• Подходит для пакета для совета директоров, утверждённого квартального обзора и всего, что нужно зафиксировать документально.
• Его можно пересылать бесконечно, и вернуть назад нельзя.
• Он устаревает в момент отправки.

Простое правило: живая ссылка для тех, кто следит за цифрами, выгрузка для встреч, итоги которых нужно зафиксировать. Многие команды используют оба варианта для квартального бизнес-обзора: живую ссылку в течение квартала, а затем PDF презентации, которая была показана.

Шаг за шагом: делитесь дашбордом безопасно

1. 1

   Соберите отдельное представление для каждой внешней аудитории

   Сделайте отдельный дашборд с фильтром под эту аудиторию: территория одного дистрибьютора, аккаунт одного клиента. Никогда не делитесь внутренним дашбордом с фильтром, который, как вы надеетесь, не будут менять.

2. 2

   Проверьте каждую цифру до отправки

   Откройте представление и прочитайте его глазами получателя. Ищите название клиента, столбец с маржой или комментарий менеджера, которых там быть не должно. Проверьте период и валюту.

3. 3

   Делитесь ссылкой только для чтения

   Только для чтения означает, что получатель может смотреть, но не может ничего менять и не получает доступа к остальной вашей CRM. Ссылка к тому же лучше скриншота, который к пятнице устареет и который нельзя отозвать.

4. 4

   Задайте срок действия, когда потребность недолгая

   Ссылка для заседания совета или одного квартального обзора должна истекать вскоре после него. Постоянное представление партнёра может действовать дольше, но поставьте в календаре дату проверки.

5. 5

   Записывайте, у кого какая ссылка

   Ведите короткий список: ссылка, получатель, дата отправки, срок. Когда контакт уходит от партнёра или клиента, вы знаете, что отзывать.

6. 6

   Отзывайте ненужные ссылки

   Отзывайте ссылку, когда сделка закончилась, договор с дистрибьютором изменился или контакт перешёл в другую компанию. Отозванная ссылка перестаёт работать сразу.

Что написать при отправке

Ссылку без контекста понимают неверно. Добавьте две-три строки:

• Что показывает дашборд и за какой период.
• Одна-две цифры, на которые стоит обратить внимание.
• Когда ссылка истекает или что она обновляется в реальном времени.

Например: «Вот ваше живое представление заказов за 2026 год по продуктовым линейкам. Обратите внимание на снижение по линейке на растворителях с июля, мы бы хотели обсудить его в четверг. Ссылка действует до конца ноября».

Частые ошибки

• Один дашборд для всех аудиторий. Совету директоров и дистрибьютору нужны разные цифры.
• Общий логин вместо ссылки. Общий логин показывает гораздо больше, чем вы хотели, и его трудно отозвать.
• Ссылки без срока действия. Старые ссылки накапливаются, и никто не помнит, у кого они.
• Ручная вставка цифр в слайды. В следующий раз, когда кто-то изменит сделку, они окажутся неверными. Привязывайте диаграммы к живому отчёту, где это возможно.
• У общих ссылок нет ответственного. Кто-то из команды должен проверять их каждый квартал.

Чем помогает PromptLab

В PromptLab отчёты и дашборды по воронке и выручке есть на каждом тарифе, а конструктор отчётов позволяет собрать срез для каждой аудитории, например сделки и аккаунты на территории одного дистрибьютора.

Дашбордами, отчётами, таблицами, списками, записями и коммерческими предложениями можно делиться по ссылке только для чтения, для которой не нужен вход. У каждой ссылки может быть необязательный срок действия, и вы можете отозвать её в любой момент. Для презентации создайте артефакт: документ или набор слайдов (до 30 слайдов) с диаграммами, KPI и таблицами, привязанными к живому отчёту, так что цифры обновляются при каждом открытии. Артефактами делятся по такой же ссылке. Можно также оставить его приватным, поделиться с выбранными коллегами или выгрузить в PDF или PowerPoint, когда нужна неизменная копия. О самой презентации читайте в материале как сделать презентацию продаж с помощью ИИ.

У ссылок нет защиты паролем, поэтому делитесь каждой только с теми, кто должен видеть данные. Подробнее об отчётах по продажам.

Часто задаваемые вопросы

Как поделиться дашбордом продаж с человеком вне компании?

Соберите отдельное представление, отфильтрованное под то, что ему можно видеть, и поделитесь им как ссылкой только для чтения. Не давайте ему логин. Задайте срок действия, если ссылка нужна на одну встречу или один квартал.

Отправлять живой дашборд или PDF?

Живую ссылку отправляйте тем, кто следит за цифрами со временем. PDF отправляйте, когда нужна неизменная запись, например пакет для совета директоров или утверждённый обзор. Многие команды используют оба варианта.

Что должен видеть партнёр-дистрибьютор на общем дашборде?

Свои заказы по продуктам, открытые коммерческие предложения и образцы на его территории и лиды, которые вы ему передали. Не показывайте вашу маржу, других дистрибьюторов и прямые аккаунты.

Как закрыть доступ к дашборду, которым я поделился?

Отзовите ссылку. В PromptLab отозванная ссылка перестаёт работать, и человек больше не сможет её открыть. Ведите короткий список, у кого какая ссылка, чтобы знать, что отзывать.

Безопасно ли делиться дашбордом продаж по ссылке?

Безопасно, если делиться только тем, что вам не страшно увидеть пересланным. Любой, у кого есть ссылка, может её открыть, поэтому используйте ссылки только для чтения, задавайте сроки для краткосрочных и отзывайте те, что больше не нужны.