Как перейти с таблиц на CRM-систему

Переход с таблиц на CRM-систему состоит из четырёх задач: очистить таблицу, решить, какие столбцы важны, убрать дубликаты и импортировать файл. В PromptLab вы загружаете файл CSV или Excel или выбираете его в Google Drive и сопоставляете каждый столбец с полем.

Большинство отделов продаж товаров начинают с таблицы: одна вкладка с клиентами, одна с образцами, одна с ценами. Это руководство показывает, как превратить её в чистые записи, не потеряв историю.

Когда пора уходить из таблицы?

Таблица работает, пока один человек держит в голове всю картину. Она перестаёт работать, когда второму менеджеру нужно видеть, какие образцы отправлены, или прайс-лист копируется в три версии, или никто не может сказать, кто последним говорил с клиентом.

Обратите внимание на такие признаки:

• Два человека обновили разные копии одного файла
• Предложение ушло по устаревшей цене
• Покупатель спросил об образце, а ответ искали час
• Follow-up держатся на чьей-то памяти

CRM-система хранит одну запись на каждого клиента, и сделки, предложения, образцы и разговоры лежат вместе. Если вы ещё выбираете систему, прочитайте как выбрать CRM-систему для B2B-отдела продаж.

Перед началом

1. 1

   Очистите таблицу

   Начните с одной строки заголовков и ничего над ней. Уберите пустые строки, объединённые ячейки, промежуточные итоги и пометки, выраженные только цветом: ничто из этого не переживёт импорт. Если цвет что-то значил, например красный для ушедшего клиента, перенесите это значение в отдельный столбец.

   Исправьте очевидные опечатки в названиях компаний и приведите даты к одному формату. Разделите ячейки, где записано две вещи, например «Иван Петров, ivan@acme.com», на отдельные столбцы.

2. 2

   Выберите столбцы

   Оставьте столбцы, по которым вы бы искали или фильтровали. Для отдела продаж товаров это обычно: название компании, имя контакта, электронная почта, телефон, страна, ответственный, этап сделки, сумма сделки и интересующий продукт.

   Не берите столбцы, которые никто не заполнял целый год. Пользовательское поле всегда можно добавить позже, и это проще, чем тащить с собой лишнее.

3. 3

   Удалите дубликаты

   Отсортируйте по названию компании и найдите почти совпадающие записи, например «Acme Ltd», «ACME Limited» и «Acme». Отсортируйте второй раз по адресу почты, потому что один и тот же человек может стоять под двумя написаниями компании.

   Объедините каждую группу в одну строку, сохранив самые свежие данные. Сделайте это до импорта, потому что дубликаты гораздо труднее разделить, когда они связаны со сделками и письмами.

4. 4

   Разделите таблицу по типам записей

   В одной таблице часто смешаны компании, люди и сделки. Сделайте по одному файлу на тип: компании, контакты, сделки. Оставьте общий столбец, например название компании, чтобы каждый контакт и сделку можно было сопоставить с компанией.

5. 5

   Импортируйте файл в PromptLab

   Откройте список, который заполняете, например Accounts, и выберите Import. Загрузите файл CSV или Excel либо выберите его в Google Drive, если он лежит там.

   Сначала импортируйте компании, затем контакты, затем сделки, чтобы компании уже существовали к тому времени, как появятся принадлежащие им записи.

6. 6

   Сопоставьте столбцы

   Сопоставьте каждый столбец файла с полем PromptLab: ваш столбец «Компания» с названием компании, «Этап» с этапом сделки и так далее. Пропустите столбцы, которые вам не нужны.

   Сначала попробуйте тестовый импорт примерно из десяти строк. Если поля попали туда, куда вы ожидали, импортируйте остальное.

7. 7

   Проверьте результат

   Откройте пять записей и сравните их с таблицей. Сверьте число строк в файле с числом записей в списке. Затем заморозьте старый файл: оставьте его только для чтения как справочник и прекратите правки.

А что с другими таблицами?

Списки клиентов — только начало. Команды, продающие товары, обычно ведут ещё три таблицы.

• Журнал образцов. Внесите образцы, которые ещё находятся у клиентов, в их карточки и сделки, а затем записывайте каждый новый по мере отправки. Смотрите как отслеживать образцы продукции.
• Прайс-листы. Создайте в PromptLab прайс-лист на каждого клиента и делайте предложения по нему. Как это делать, описано в материале как управлять индивидуальными прайс-листами клиентов.
• Учёт заказов. Предложения и заказы покупателей находятся в карточке компании и сделке, поэтому для новых заказов таблица больше не нужна.

Ваша первая неделя без таблицы

• Подключите Gmail, Outlook или собственный почтовый сервер, чтобы письма фиксировались в каждом контакте.
• Подключите Google Meet, Zoom или Microsoft Teams, чтобы встречи записывались и кратко излагались.
• Подключите ваш номер WhatsApp Business и корпоративного бота Telegram к общему ящику Inbox.
• Настройте этапы воронки и просматривайте их как доску Kanban.
• Отправьте первое предложение по прайс-листу с маржой в каждой строке.
• Добавьте один рабочий процесс, например задачу при смене статуса предложения.

Если ваши таблицы очень большие или беспорядочные, в Enterprise входит помощь с миграцией данных. Остальные могут выполнить импорт в 14-дневный бесплатный период на Basic или Professional, для начала нужна банковская карта. Смотрите цены.

Часто задаваемые вопросы

Может ли PromptLab импортировать из Excel и CSV?

Да. Используйте Import в списке, который заполняете, загрузите файл Excel или CSV либо выберите его в Google Drive и сопоставьте столбцы.

Нужно ли импортировать всё одним файлом?

Нет. Сделайте по одному файлу на тип записей, например компании, контакты и сделки, и сначала импортируйте компании. Тогда каждый файл сопоставляется с одним списком, и сопоставление остаётся простым.

Как поступить с дубликатами?

Очистите их в таблице до импорта. Отсортируйте по названию компании и по почте и объедините почти совпадающие записи в одну строку. После того как к ним прикреплены сделки и письма, разделить их гораздо труднее.

Что делать с таблицей после переноса?

Оставьте её на несколько недель как справочник только для чтения, затем архивируйте. Сделайте CRM-систему единственным местом, где кто-либо добавляет или изменяет записи.

Нужен ли платный тариф, чтобы попробовать импорт?

В Basic и Professional входит 14-дневный бесплатный период, и для его начала нужна банковская карта. Бесплатного тарифа нет.