CRM-Migrations-Checkliste für B2B-Produktteams
CRM-Migrations-Checkliste für B2B-Produktteams: Daten prüfen, Felder zuordnen, Dubletten bereinigen, Historie übernehmen, sauber umstellen, Team schulen.
Vom PromptLab-Team6. Oktober 20265 Min. Lesezeit
Ein CRM-Wechsel geht selten am Tag der Umstellung schief. Er geht früher schief, wenn niemand entscheidet, was mitgenommen wird. Vertriebsmitarbeiter öffnen das neue System, finden die Hälfte ihrer Accounts nicht und kehren zur Tabelle zurück. Diese Checkliste deckt die Arbeit vor, während und nach dem Wechsel ab, damit das nicht passiert.
Sie ist für Teams geschrieben, die physische Produkte verkaufen, wo nicht nur Kontakte und Deals zählen, sondern auch Preislisten, offene Angebote, Musteranfragen und die Auftragshistorie hinter jedem Kunden. Wenn Sie von einem bestimmten Tool wechseln, lesen Sie dazu unsere Ratgeber zum Wechsel von HubSpot, zum Wechsel von Salesforce oder zum Umstieg von Tabellen auf ein CRM.
Vor dem Wechsel: Daten prüfen
Beginnen Sie mit dem, was Sie haben, nicht mit dem, was Sie wollen. Eine Stunde Prüfung jetzt spart Tage der Bereinigung nach dem Import.
Datenprüfung
Vor dem Wechsel: Felder zuordnen und Dubletten bereinigen
Beim Mapping werden die Gewohnheiten des alten CRMs festgehalten. Machen Sie es in einer Tabelle mit drei Spalten: altes Feld, neues Feld, was mit den Werten geschieht.
Feldzuordnung und Dublettenbereinigung
Während des Wechsels: Historie und laufende Arbeit übernehmen
Ein CRM mit Accounts, aber ohne Historie ist ein Adressbuch. Entscheiden Sie, wie viel Historie jeder Vertriebsmitarbeiter am ersten Tag braucht, und stellen Sie sicher, dass laufende Deals vollständig ankommen.
Historie und laufende Deals
Während des Wechsels: sauber umstellen
Wählen Sie ein Datum und sagen Sie es laut. Eine Umstellung, die sich verschiebt, bedeutet einen Monat lang zwei Wahrheitsquellen.
Umstellung
Nach dem Wechsel: Menschen schulen und das Ergebnis prüfen
Die ersten zwei Wochen entscheiden, ob das neue CRM sich durchsetzt. Halten Sie Schulungen kurz und an echte Arbeit gebunden.
Schulung und Review im ersten Monat
Die Punkte, die man gern übersieht
- Preislisten. Teams übernehmen Kontakte und Deals und vergessen, dass jeder Kunde eigene Preise hat. Vertriebsmitarbeiter bieten dann aus dem Gedächtnis an.
- Offene Musteranfragen. Ein Muster, das letzte Woche rausging und keinen Datensatz hat, bedeutet einen Käufer, der nie ein Follow-up bekommt.
- Die Archivierungsentscheidung. Alles zu importieren fühlt sich sicher an, begräbt aber lebende Accounts unter toten.
- Ein benannter Verantwortlicher. Eine Migration, die „das Team“ verantwortet, gehört niemandem.
- Die Phase im Lesemodus. Ohne Abschaltdatum bleibt das alte System bestehen, und die Hälfte des Teams nutzt es weiter. Unser Ratgeber Vertriebsmitarbeiter zur CRM-Nutzung bringen behandelt die Gewohnheitsseite.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine CRM-Migration?
Das hängt davon ab, wie sauber Ihre Daten sind, nicht nur davon, wie viele es sind. Ein kleines Team mit ordentlichen Exporten kann in Tagen wechseln. Ein Team mit jahrelang angesammelten Dubletten sollte einplanen, dass Prüfung und Bereinigung die meiste Zeit kosten.
Sollte ich alle alten Daten migrieren?
Nein. Migrieren Sie offene Deals, aktive Accounts und aktuelle Historie. Archivieren Sie alles andere als durchsuchbare Datei. Tote Datensätze zu importieren macht das neue CRM schwerer bedienbar.
Kann ich während des Wechsels zwei CRMs gleichzeitig betreiben?
Ja, wenn die Tools es erlauben. PromptLab bietet Zwei-Wege-Synchronisation mit Salesforce und HubSpot, sodass ein Team beide parallel nutzen und das alte abschalten kann, wenn alle umgezogen sind.
Was mache ich mit Angeboten und Musteranfragen, die gerade laufen?
Legen Sie sie vor der Umstellung im neuen System neu an, mit Status und vereinbarten Preisen. Sie sind laufende Zusagen an Kunden und damit wichtiger als abgeschlossene Deals der Vergangenheit.
Wer sollte die Migration verantworten?
Eine benannte Person, meist ein Sales-Operations-Leiter oder der Vertriebsleiter, mit Abnahme durch den Gründer oder Vertriebschef. Geben Sie ihr Zeit in der Woche dafür, denn nebenbei passiert es nicht.