So bereiten Sie ein B2B-Vertriebsmeeting vor

Bereiten Sie ein B2B-Vertriebsmeeting in vier Schritten vor: den Account recherchieren, ein einseitiges Briefing schreiben, mit dem Käufer eine kurze Agenda abstimmen und die Muster und Preise mitbringen, die Sie womöglich brauchen. Ziel ist, mit dem Wissen hineinzugehen, was der Käufer gekauft hat, was offen ist und welches Ergebnis Sie wollen.

Teams, die physische Produkte verkaufen, haben mehr zu tragen als die meisten. Ein Käufer fragt womöglich nach einer Qualität, einer Staffel oder dem Stand eines Musters, und „Ich komme darauf zurück“ kostet Glaubwürdigkeit. Diese Anleitung gibt Ihnen eine Routine, die zwanzig Minuten dauert.

Schritt 1: Den Account recherchieren

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   Die Historie in Ihrem CRM lesen

   Öffnen Sie den Account. Sehen Sie sich frühere Aufträge, offene Angebote, Musteranfragen, die letzten Meeting-Notizen und alle E-Mails des letzten Monats an.

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   Die Personen nachschlagen

   Prüfen Sie die Rolle jedes Teilnehmers. Ein Einkaufsleiter achtet auf Preis und Lieferzeit. Ein technischer Leiter achtet auf Spezifikationen und Leistung.

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   Das Unternehmen prüfen

   Lesen Sie die Website des Unternehmens und aktuelle Nachrichten. Ein neues Werk, eine neue Produktlinie oder ein Eigentümerwechsel ändert, was es braucht.

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   Offene Probleme notieren

   Verspätete Lieferungen, ein gescheitertes Muster oder eine unbeantwortete Frage gehören in das Meeting. Sprechen Sie sie an, bevor es der Käufer tut.

Wenn das nach viel klingt, liegt es daran, dass die Fakten an zu vielen Orten stehen. Ein CRM, das E-Mails, Meetings und Angebote an einem Ort hat, verkürzt es erheblich.

Schritt 2: Ein einseitiges Briefing schreiben

Ein Briefing ist eine einzelne Seite, die Sie im Aufzug auf dem Handy lesen können. Es sollte enthalten:

• Wer teilnimmt und was jedem Einzelnen wichtig ist
• Was der Account heute kauft, und wie viel
• Was offen ist: Angebote, Muster, Aufträge, Fragen
• Was beim letzten Mal geschah und was Sie versprochen haben
• Ihr Ziel für dieses Meeting, in einem Satz
• Zwei oder drei Fragen, die Sie stellen wollen

Halten Sie das Ziel bescheiden und konkret: „Eine Testbestellung über 2 t vereinbaren“ schlägt „die Beziehung aufbauen“.

Schritt 3: Die Agenda festlegen

Senden Sie einen Tag vorher eine kurze Agenda. Drei Punkte genügen völlig, und sie zeigt dem Käufer, dass Sie seine Zeit respektieren.

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

ich freue mich auf [Tag] um [Uhrzeit]. Das möchte ich gern besprechen:

1. Ihre bisherigen Ergebnisse mit [Produkt]
2. Mengen und Lieferung für das nächste Quartal
3. Nächste Schritte zu [offener Punkt]

Sagen Sie mir gern, wenn Sie etwas ergänzen möchten.

Freundliche Grüße
[Ihr Name]

Eine Agenda gibt Ihnen außerdem einen Anlass zu fragen, wer teilnehmen wird. Fehlt ein Entscheider, erfahren Sie es früh. Unser Beitrag zum Qualifizieren von B2B-Leads behandelt, nach wem Sie suchen sollten.

Schritt 4: Muster und Preise mitbringen

Nichts bremst ein Produktmeeting so sehr wie ein fehlendes Muster oder ein unbekannter Preis. Entscheiden Sie, was Sie mitnehmen, und prüfen Sie es.

Prüfen Sie den Musterstatus, bevor Sie gehen. Wenn ein Test noch läuft, sagen Sie das und wissen Sie, wann das Feedback fällig ist. Unsere Anleitung zur Verfolgung von Produktmustern zeigt, wie Sie diese Aufzeichnung sauber führen, und kundenspezifische Preislisten verwalten behandelt die Preise.

Unterschiedliche Meetings unterschiedlich vorbereiten

Ein erstes Meeting braucht mehr Recherche und weniger Preise. Verwenden Sie Ihre Zeit auf das Geschäft des Käufers: was er herstellt, was er heute kauft und welches Problem ihn zu Ihnen führen könnte. Bringen Sie ein oder zwei Muster und eine allgemeine Preisspanne mit und streben Sie einen klaren nächsten Schritt an, etwa einen Test.

Ein Verlängerungs- oder Nachbestellmeeting ist das Gegenteil. Sie kennen den Account, die Vorbereitung dreht sich also um die Zahlen: Mengen, Preisänderungen, Liefertreue und alles, was schiefgelaufen ist. Bringen Sie die aktuelle Preisliste des Kunden mit und seien Sie bereit, sie zu verteidigen oder anzupassen.

Bei einem Messegespräch halten Sie es noch kürzer. Notieren Sie, mit wem Sie gesprochen haben und was gewünscht wurde, und bereiten Sie das Folgemeeting aus diesen Notizen vor. Unsere Anleitung zum Nachfassen nach einer Messe behandelt diesen Fall.

Während und nach dem Meeting

Machen Sie Notizen zu Entscheidungen, Zahlen und Terminen, nicht zu allem. Wiederholen Sie am Ende die vereinbarten nächsten Schritte, jeweils mit einem Datum.

Senden Sie das Follow-up am selben Tag. Fassen Sie in vier Zeilen zusammen, was Sie vereinbart haben, und hängen Sie jedes versprochene Angebot oder Datenblatt an. Wenn Sie das Meeting aufgezeichnet haben, prüfen Sie die Zusammenfassung, statt sie neu zu tippen. Unsere Anleitung zum Schreiben von Follow-up-E-Mails enthält Formulierungen als Ausgangspunkt.

Schließen Sie schließlich den Kreis. Vergleichen Sie nach jedem Meeting das Ziel, das Sie gesetzt hatten, mit dem, was geschah, und notieren Sie eine Sache, die Sie nächstes Mal anders machen. Über einige Meetings werden Ihre Briefings schärfer und Ihre Vorbereitung schneller.

Wie PromptLab hilft

PromptLab schreibt einen ersten Entwurf des Briefings für Sie. Vor einem Meeting entsteht das KI-Briefing aus der Historie des Accounts im CRM, sodass Sie eine Seite lesen, statt fünf Tabs zu öffnen.

Derselbe Account enthält Angebote, kundenspezifische Preislisten und Musterverfolgung, sodass die Preise und der Musterstatus, die Sie brauchen, einen Klick entfernt sind. PromptLab zeichnet das Meeting auf und transkribiert es, schreibt dann eine KI-Zusammenfassung und entwirft die Follow-up-E-Mail, alles in jedem Plan ab $11.99 pro Nutzer und Monat.

Siehe Preise, oder lesen Sie über Angebote und Muster.