So verwalten Sie kundenspezifische Preislisten

Um kundenspezifische Preislisten zu verwalten, führen Sie eine Liste pro Kunde oder Segment, legen Sie sie dort ab, wo Angebote erstellt werden, geben Sie jeder Liste einen Verantwortlichen und ein Prüfdatum, und bieten Sie nur aus der Liste an. Das ist die ganze Disziplin. Wenn Preise in einer geteilten Tabelle und im Gedächtnis eines Vertriebsmitarbeiters leben, driften sie, und jede Abweichung kostet Marge oder einen Streit.

Wenn Sie Chemikalien, Kunststoffe, Verpackungen, Zutaten oder Industriebedarf verkaufen, haben Sie wahrscheinlich Kunden mit unterschiedlichen Preisen für dasselbe Produkt: Mengenvereinbarungen, Distributorenkonditionen, Vertragspreise. Diese Anleitung zeigt, wie Sie sie so organisieren, dass ein Angebot gleich beim ersten Mal stimmt.

Was eine kundenspezifische Preisliste ist

Eine kundenspezifische Preisliste ist die Gesamtheit der Produkte und Preise, die Sie mit einem bestimmten Kunden oder einer Kundengruppe vereinbart haben. Sie unterscheidet sich von Ihrem Katalog, der Ihre Standard-Listenpreise enthält. Die Kurzdefinition steht im Glossareintrag kundenspezifische Preisliste.

Eine gute Liste enthält pro Produkt: den Code, die Einheit, den Preis, die Währung und die Gültigkeitsdaten. Sie kann auch Staffelpreise enthalten, etwa einen niedrigeren Preis ab 5 Tonnen.

Warum Preislisten schiefgehen

Drei Dinge passieren immer wieder:

• Alte Preise überleben. Ein Rohstoff wird teurer, der Katalog wird aktualisiert, aber der Vertragspreis steht noch im alten Angebot eines Vertriebsmitarbeiters.
• Vertriebsmitarbeiter raten. Ohne Liste zur Hand kopieren sie das letzte Angebot, das einen einmaligen Rabatt enthalten haben kann.
• Niemand ist zuständig. Jedes Update ist „jemandes Aufgabe“, also niemandes.

Die Kosten sind unauffällig. Sie merken es, wenn ein Kunde Ihnen Ihren eigenen alten Preis zitiert.

Schritt für Schritt: Preislisten einrichten

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   Entscheiden, wie Sie Kunden gruppieren

   Pro Kunde ist am genauesten. Pro Segment, etwa „Distributoren“, „Key Accounts“ und „Spot-Käufer“, ist leichter zu pflegen. Viele Teams beginnen mit drei oder vier Segmentlisten und ergänzen kundenspezifische nur für große Verträge.

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   Preise aus Ihren echten Vereinbarungen ziehen

   Nutzen Sie den unterschriebenen Vertrag oder das zuletzt angenommene Angebot, nicht das Gedächtnis. Halten Sie Produktcode, Einheit, Preis, Währung und Gültig-ab-Datum fest.

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   Den Preis aus Kosten plus Zielmarge ableiten

   Kennen Sie die Stückkosten jedes Produkts. Angenommen, ein Harz kostet Sie $1.50 pro kg, und Ihre Zielmarge für Key Accounts liegt bei 15 % des Preises. Der Listenpreis ist dann $1.50 geteilt durch 0,85, also etwa $1.76 pro kg.

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   Jeder Liste einen Verantwortlichen und ein Prüfdatum geben

   Eine Person ist für jede Liste verantwortlich, und jede hat ein Datum, an dem sie geprüft wird, oft vierteljährlich oder wenn sich ein wichtiger Einsatzstoffpreis ändert.

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   Jedes Mal aus der Liste anbieten

   Benennen Sie jede Liste nach ihrem Kunden oder Segment, damit Vertriebsmitarbeiter die richtige wählen, und verknüpfen Sie sie mit jedem Angebot für diesen Kunden. Bieten Sie nur aus der Liste an, und machen Sie einen Rabatt außerhalb davon zu einer bewussten Entscheidung.

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   Änderungen mit Begründung festhalten

   Wenn sich ein Preis ändert, notieren Sie, warum: eine Rohstoffänderung, eine Mengenzusage, eine Verlängerung. Ein Jahr später werden Sie es wissen wollen.

Preise aktualisieren, ohne Kunden zu verlieren

Preiserhöhungen sind der schwierigste Moment für eine Liste. Kündigen Sie an, halten Sie den neuen Preis und das Gültigkeitsdatum schriftlich fest, und bieten Sie für jeden Auftrag nach diesem Datum aus der neuen Liste an. Die Vorlagen für Preiserhöhungsschreiben behandeln die Formulierung.

Führen Sie Buch darüber, welche Kunden informiert wurden. Ein Kunde, der von einer Erhöhung im Angebot statt in einem Schreiben erfährt, fühlt sich womöglich überrumpelt, selbst wenn das Angebot klar ist.

Schützen Sie Ihre Marge

Eine Preisliste ist auch ein Margeninstrument. Prüfen Sie jede Liste mindestens vierteljährlich gegen die aktuellen Stückkosten. Wenn eine Kostenposition gestiegen ist und die Liste nicht, liegt die Marge jedes künftigen Auftrags unauffällig niedriger.

Sehen Sie sich zuerst die Positionen mit der niedrigsten Marge an. Wenn ein Kunde einen Preis nahe Ihren Kosten hat, entscheiden Sie, ob die Menge ihn rechtfertigt. Der Margen- und Aufschlagsrechner hilft, Preise zu testen, bevor sie auf eine Liste kommen.

Wie PromptLab hilft

In PromptLab erstellen Sie eine Preisliste und verknüpfen sie mit dem Angebot. Available products zeigt dann nur, was diese Preisliste erlaubt, zu den von Ihnen festgelegten Preisen, sodass Vertriebsmitarbeiter aus den Produkten anbieten, auf die der Kunde Anspruch hat. Die Stückkosten stehen in jeder Position neben dem Stückpreis, und die Zusammenfassung zeigt Ihre Marge, bevor Sie senden.

Weil jedes Angebot an seinem Deal hängt, sehen Sie, was Sie zuvor angeboten haben, ohne E-Mails zu durchsuchen. Starten Sie neue Kunden mit der nächstliegenden Segmentliste. Kundenspezifische Preislisten, Angebote und Kundenaufträge sind in jedem Plan enthalten, sodass ein kleines Team kein separates Preistool braucht.

Wenn Sie Ihre Daten hineinbringen müssen, importieren Sie aus CSV oder Excel. Siehe So schreiben Sie ein Verkaufsangebot dazu, was um die Preise herum gehört, und die Seite Angebote und Muster für den ganzen Ablauf. Die Pläne finden Sie auf der Seite Preise.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine kundenspezifische Preisliste?

Es ist eine Liste von Produkten und vereinbarten Preisen für einen Kunden oder ein Segment, getrennt von Ihrem Standardkatalog. Sie hält fest, was Sie versprochen haben, sodass jedes Angebot für diesen Kunden dieselben Preise nutzt.

Wie viele Preislisten sollten wir haben?

Beginnen Sie mit drei oder vier Segmentlisten, etwa Distributoren, Key Accounts und Spot-Käufer. Ergänzen Sie kundenspezifische Listen nur, wo ein Vertrag sie verlangt. Mehr Listen bedeuten mehr Prüfaufwand.

Wie oft sollten Preislisten geprüft werden?

Vierteljährlich ist ein üblicher Rhythmus, früher, wenn sich der Preis eines wichtigen Rohstoffs ändert. Legen Sie auf jeder Liste ein Prüfdatum fest, damit die Aufgabe sichtbar ist.

Wie ändere ich Preise, ohne Kunden zu verärgern?

Geben Sie schriftlich Bescheid, nennen Sie den neuen Preis und das Datum des Inkrafttretens und erklären Sie den Grund. Halten Sie den alten Preis für bereits angebotene Aufträge innerhalb ihrer Gültigkeit ein.

Wie bringe ich bestehende Preislisten aus Tabellen heraus?

Bereinigen Sie sie zuerst: eine Zeile pro Produkt mit Code, Einheit, Preis, Währung und Gültig-ab-Datum, und Produktcodes, die zu Ihrem Katalog passen. PromptLab importiert aus CSV und Excel oder aus einer Datei, die Sie in Google Drive auswählen, eine ordentliche Tabelle ist also der richtige Ausgangspunkt.