So verfolgen Sie Produktmuster von der Anfrage bis zum Auftrag

Um Produktmuster gut zu verfolgen, geben Sie jedem Muster einen eigenen Datensatz mit Produkt, Menge, Kontakt, Adresse, Terminen und Status und verfolgen es, bis der Kunde ein Ergebnis meldet. Handeln Sie dann am Deal auf dieses Ergebnis: ein Angebot, ein zweites Muster oder ein erfasstes Nein. Ein Muster, das Sie nicht sehen, ist ein Kostenpunkt, den Sie nicht wieder hereinholen.

Muster gehören zu den größten Kosten beim Verkauf von Chemikalien, Beschichtungen, Kunststoffen, Zutaten und Verpackungen. Sie verbrauchen Bestand, Laborzeit und Fracht, und viele werden nie getestet. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen einfachen Ablauf, um zu sehen, wo jedes Muster ist, den Kunden um ein Ergebnis zu bitten und zu erkennen, welche Muster zu Aufträgen werden.

Warum Muster Geld verlieren

Ein typisches Musterproblem hat vier Ursachen. Anfragen kommen per E-Mail, WhatsApp und auf Messen, daher hat niemand die vollständige Liste. Niemand weiß, welche Muster verschickt wurden. Kunden melden Ergebnisse nur, wenn man fragt. Und derselbe Kunde bekommt drei Muster derselben Qualität, weil das letzte vergessen wurde.

Angenommen, Ihr Team versendet 30 Muster im Monat zu durchschnittlich $60 pro Stück. Das sind $1,800 im Monat an Ware und Fracht. Wenn Sie nicht sagen können, welche zu Aufträgen führten, können Sie nicht sagen, ob dieses Geld arbeitet.

Was bei jedem Muster zu erfassen ist

Halten Sie den Datensatz kurz und vollständig. Diese Felder sind das Minimum:

• Account und Kontakt: wer gefragt hat und wer testen wird
• Produkt und Qualität: der genaue Code, gegebenenfalls mit Charge
• Menge und Einheit: „500 g“ und „5 kg“ sind unterschiedliche Entscheidungen
• Lieferadresse: wohin es geht, oft nicht die Zentrale
• Termine: angefragt, gesendet und zugestellt
• Sendungsnummer: damit niemand das Lager fragen muss
• Der zugehörige Deal: damit das Ergebnis die Pipeline bewegt
• Testergebnis und Notizen: was der Kunde festgestellt hat

Der Lebenszyklus eines Musters

Nutzen Sie klare Status, damit jeder Vertriebsmitarbeiter den Stand in einer Sekunde lesen kann.

Schritt für Schritt: den Ablauf betreiben

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   Die Anfrage im Moment des Eingangs erfassen

   Legen Sie den Musterdatensatz an, während Sie die E-Mail oder Nachricht noch lesen. Wartet er bis zum Nachmittag, wartet er bis zur Woche danach.

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   Die Details mit dem Käufer bestätigen

   Prüfen Sie Qualität, Menge und Lieferadresse und fragen Sie, wer testen wird und was „bestanden“ bedeutet. Die Antwort prägt Ihr Follow-up.

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   An einen Deal knüpfen

   Ein Muster ohne Deal ist ein Geschenk. Vermerken Sie das Muster am Deal und setzen Sie den Deal auf „Muster gesendet“, wenn es versendet wird. Siehe So bauen Sie eine B2B-Vertriebspipeline auf.

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   Die Sendungsnummer beim Versand ergänzen

   Setzen Sie den Status auf „sent“, dann auf „in transit“. Nennen Sie dem Kunden die Sendungsnummer und das erwartete Ankunftsdatum.

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   Zustellung prüfen und einen Testtermin setzen

   Fragen Sie zwei Tage nach der erwarteten Zustellung, ob es angekommen ist und wann getestet wird. Tragen Sie das Datum in eine Aufgabe ein.

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   Das Ergebnis höflich und nach Plan einfordern

   Fragen Sie nach zwei Wochen, dann nach vier. Die Follow-up-E-Mail-Vorlagen für Muster liefern Formulierungen für jede Phase.

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   Das Ergebnis erfassen und darauf handeln

   Positiv: Angebot senden. Bedingt: Bedingung erfassen, etwa eine andere Viskosität, und eine Aufgabe anlegen. Negativ: Grund erfassen und entscheiden, ob Sie eine alternative Qualität anbieten.

Kennzahlen, die sich lohnen

Sie brauchen nicht viele. Vier genügen:

• Versendete Muster pro Monat, nach Produkt
• Tage von der Anfrage bis zum Versand
• Anteil zugestellter Muster mit erfasstem Ergebnis
• Muster, die zu einem Angebot und dann zu einem Auftrag führten

Die letzte ist Ihr Muster-Ertrag. Angenommen, 40 Muster in einem Quartal führten zu 6 Aufträgen. Dann wissen Sie, wo Sie hinschauen müssen: Bekommen die falschen Kunden Muster, oder ist das Follow-up zu langsam? Kombinieren Sie das mit So beschleunigen Sie Quote-to-Order, um die nächste Lücke zu schließen.

So hilft PromptLab

PromptLab hat in jedem Plan ein Modul Samples. Jeder Datensatz enthält Account, Kontakt, Produkt, Menge, Lieferadresse, Sendungsnummer sowie Anfrage-, Versand- und Lieferdatum. Der Status reicht von Requested, Preparing, Sent und In Transit über Delivered und Under Evaluation bis Result: Positive, Negative oder Conditional, mit Platz für die Notizen des Kunden.

Weil ein Muster zu einem Account gehört, sehen Sie es neben den E-Mails, Meetings und Angeboten dieses Kunden. Ein Workflow kann eine Aufgabe anlegen, wenn ein Deal die Phase wechselt, sodass die Zustellprüfung nicht vom Gedächtnis abhängt.

Ist das Ergebnis positiv, erstellen Sie das Angebot und verknüpfen es mit dem Deal, mit sichtbarer Marge bei jeder Position. Die Seite Angebote und Muster zeigt den ganzen Ablauf. Der gemeinsame Posteingang hält die E-Mail-, WhatsApp- und Telegram-Nachrichten zum Muster am selben Account.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Musterverwaltung?

Musterverwaltung heißt, jedes versendete Produktmuster zu erfassen und zu verfolgen: wer gefragt hat, was gesendet wurde, wann es ankam und was der Kunde festgestellt hat. Der Glossareintrag zur Musterverwaltung erklärt den Begriff.

Wie verfolge ich Produktmuster in einem CRM?

Legen Sie für jede Sendung einen Musterdatensatz mit Account und Kontakt an, vermerken Sie ihn am Deal und aktualisieren Sie den Status, während er sich bewegt. Erfassen Sie das Ergebnis des Kunden, sobald es eintrifft. Im CRM liegen Muster neben Ihren Angeboten und E-Mails.

Wie lange sollte ich warten, bevor ich ein Musterergebnis einfordere?

Zwei Tage nach der Zustellung, um den Eingang zu bestätigen, dann nach zwei Wochen und erneut nach vier. Testzeiten unterscheiden sich je nach Branche, fragen Sie den Kunden daher zu Beginn nach seinem Termin und richten Sie sich danach.

Sollte ich Muster berechnen?

Das hängt von Ihrer Branche und den Kosten ab. Viele Lieferanten geben kleine Muster kostenlos ab und berechnen große oder Eilfracht. Wofür Sie sich auch entscheiden: Halten Sie fest, was jedes Muster gekostet hat, damit Sie es mit den daraus entstandenen Aufträgen vergleichen können.

Was mache ich mit einem bedingten Musterergebnis?

Erfassen Sie die genaue Bedingung, etwa eine niedrigere Viskosität oder eine andere Gebindegröße, und legen Sie eine Aufgabe an, sie zu beantworten. Bieten Sie eine angepasste Qualität oder ein zweites Muster an und erfassen Sie es am selben Account, damit die Historie zusammenbleibt.