So schreiben Sie Follow-up-E-Mails, die Antworten bekommen

Eine Follow-up-E-Mail bekommt eine Antwort, wenn sie kurz ist, sich auf das letzte Gespräch bezieht und mit einer einfachen Frage endet. Senden Sie sie innerhalb eines Tages, erwähnen Sie etwas, das der Käufer tatsächlich gesagt hat, und bitten Sie um eine einzige Sache mit Datum. Alles andere in diesem Leitfaden ist Detail zu diesen drei Gewohnheiten.

Wenn Sie fertige Formulierungen möchten, bieten die Vorlagen-Beiträge unten kopierbare E-Mails für jede Situation. Dieser Leitfaden behandelt die Prinzipien dahinter, damit Sie eigene schreiben können, wenn die Situation zu keiner Vorlage passt.

Die Prinzipien

1. 1

   Senden, solange das Gespräch warm ist

   Zielen Sie auf denselben Tag, spätestens auf 24 Stunden. Ein Käufer, der heute Morgen mit Ihnen gesprochen hat, erinnert sich an die Details. Nächste Woche sind Sie einer von fünf Lieferanten, mit denen er gesprochen hat.

2. 2

   Mit den Worten des Käufers beginnen, nicht mit Ihren

   Beginnen Sie mit etwas, das sie gesagt haben: die Lieferzeit, die sie brauchen, das Substrat, das sie beschichten, die Linie, die sie in den Griff bekommen wollen. Das beweist, dass Sie zugehört haben, und ist der schnellste Weg, sich von einer Standardnachricht abzuheben.

3. 3

   Eine einzige Bitte formulieren

   Eine E-Mail, eine Frage. „Können wir für die Woche ab dem 14. einen Testlauf vereinbaren?“ ist besser als drei Optionen und ein Link zu Ihrem Katalog. Jede zusätzliche Bitte macht die Antwort schwerer zu schreiben, bleiben Sie also bei einer.

4. 4

   Das Datum in die Bitte setzen

   „Lassen Sie es mich wissen“ bekommt keine Antwort. „Könnten Sie bis Donnerstag bestätigen, damit ich den Labortermin buchen kann?“ gibt ihnen einen Grund und eine Frist, die nicht künstlich ist.

5. 5

   Eine nützliche Sache ergänzen

   Hängen Sie das eine Dokument an oder verlinken Sie es, das den Deal voranbringt: das technische Datenblatt, das Angebot oder das Testergebnis. Hängen Sie nicht alles an.

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   Auf fünf oder sechs Zeilen beschränken

   Ein Käufer liest sie zwischen zwei Anrufen auf dem Handy. Wenn man scrollen muss, kürzen Sie.

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   Das zweite und dritte Follow-up planen, bevor Sie das erste senden

   Die meisten Deals brauchen mehr als einen Anstoß. Legen Sie den Abstand fest (drei oder vier Werktage sind typisch) und bringen Sie jedes Mal einen anderen Blickwinkel ein, nicht noch einmal dieselbe Nachricht.

Betreffzeilen, die geöffnet werden

Nutzen Sie den Betreff, um in den Begriffen des Käufers zu sagen, worum es in der E-Mail geht.

• „Ihr Muster von [Produkt] ist heute unterwegs“
• „Angebot [Nummer] für [Produkt]: Frage zu den Mengen“
• „Nächster Schritt beim Test für [Anwendung]“
• „Das angefragte Datenblatt“

Vermeiden Sie „Kurze Nachfrage“, ein alleinstehendes „Nachfassen“ und alles in Großbuchstaben. Ein Betreff, der Produkt und nächsten Schritt nennt, ist der, den ein beschäftigter Käufer öffnet.

Beispiele für vier häufige Situationen

Sie sind absichtlich kurz. Für längere, kopierbare Fassungen nutzen Sie die Vorlagen-Beiträge.

Nach einem Meeting

Guten Tag Frau Becker, vielen Dank für Ihre Zeit heute. Sie erwähnten, dass die Linie mit 40 Metern pro Minute läuft und sich die aktuelle Folie an den Rändern einrollt. Anbei das Datenblatt zu der Qualität, über die wir gesprochen haben. Können wir am Mittwoch 20 Minuten mit Ihrem Verfahrenstechniker einplanen?

Die E-Mail wiederholt eine Tatsache aus dem Gespräch, hängt ein Dokument an und stellt eine Frage. Weitere Formulierungen finden Sie unter Follow-up-E-Mails nach einem Meeting.

Nachdem ein Muster rausgegangen ist

Guten Tag Herr Weber, Ihr 5-kg-Muster haben wir heute versandt, die Sendungsnummer steht unten. Es sollte bis Donnerstag bei Ihnen sein. Könnten Sie mir, sobald Sie es ausprobiert haben, bis zum 20. sagen, ob es Ihre Viskositätsprüfung besteht? Wenn ja, sende ich das Angebot für die komplette Palette sofort.

Die Frist ist an den eigenen Prozess des Käufers gebunden. Siehe Follow-up-E-Mail-Vorlagen für Muster und So verfolgen Sie Produktmuster.

Nach einem Angebot

Guten Tag Frau Kaya, das Angebot 1042 hängt an: 12 Paletten zu dem besprochenen Preis, geliefert bis zum 28. Gibt es etwas in den Zahlen, das ich anpassen soll, bevor es an Ihren Einkauf geht? Wenn es hilft, rufe ich ihn direkt an.

Sie lädt früh zu Einwänden ein, was besser ist als Schweigen. Weitere Optionen finden Sie in den Follow-up-E-Mail-Vorlagen für Angebote und unter So schreiben Sie ein Angebot.

Wenn sie still werden

Guten Tag Herr Krause, zum Angebot habe ich nichts gehört und möchte nicht lästig sein. Hat das in diesem Quartal noch Priorität? Falls sich der Zeitplan verschoben hat, sagen Sie es mir, dann melde ich mich stattdessen im Frühjahr wieder.

Dem Käufer einen einfachen Weg zu geben, „jetzt nicht“ zu sagen, bringt oft eine Antwort von Leuten, die schlicht beschäftigt waren. Die Win-back-E-Mail-Vorlagen behandeln Kunden, die gar nicht mehr bestellen.

Den Kanal wechseln

Nicht jeder Käufer antwortet auf E-Mails. In vielen Märkten wird eine WhatsApp-Nachricht oder eine Telegram-Notiz schneller gelesen, und ein Anstoß in einer Zeile kann dort ein festhängendes Angebot lösen. Es gelten dieselben Regeln: kurz, konkret, eine Bitte. Nutzen Sie WhatsApp-Vertriebsnachrichten-Vorlagen als Ausgangspunkt und lesen Sie So verkaufen Sie über WhatsApp.

Checkliste vor dem Absenden

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• „Ich wollte nur kurz nachfragen“ zu schreiben, ohne dass etwas Neues darin steht.
• Dieselbe Nachricht dreimal zu senden.
• Eine 20-seitige Broschüre anzuhängen, wo ein einseitiges Datenblatt genügt.
• Zu vergessen, die E-Mail zu erfassen, sodass ein Kollege am selben Tag denselben Käufer nachfasst.

So hilft PromptLab

Der langsame Teil des Follow-ups ist nicht das Schreiben. Es ist, sich zu erinnern, was gesagt wurde, und im Blick zu behalten, wer wem eine Antwort schuldet. PromptLab zeichnet Meetings in Google Meet, Zoom und Microsoft Teams auf, schreibt eine KI-Zusammenfassung und entwirft die Follow-up-E-Mail aus dem Anruf, sodass das „etwas, das sie gesagt haben“ schon vor Ihnen liegt. Die Entwürfe können Sie vor dem Senden bearbeiten.

E-Mails aus Gmail, Outlook oder Ihrem eigenen Mailserver werden am Account erfasst, und der gemeinsame Posteingang hält E-Mail-, WhatsApp- und Telegram-Gespräche an einem Ort, sodass Sie sehen, ob der Käufer schon auf einem anderen Kanal geantwortet hat. Eine Aufgabe kann angelegt werden, wenn ein Angebot den Status wechselt, sodass der dritte Anstoß nie vergessen wird.

Häufig gestellte Fragen

Wie schnell sollten Sie nach einem Meeting eine Follow-up-E-Mail senden?

Innerhalb von 24 Stunden, am besten am selben Tag. Der Käufer erinnert sich noch an das Gespräch, und Sie können sich auf Details beziehen. Eine aus der Aufzeichnung entworfene Zusammenfassung macht das leicht.

Wie oft sollten Sie ein Angebot nachfassen?

Planen Sie drei bis vier Kontakte über ein paar Wochen ein, jeweils mit anderem Blickwinkel: eine Frage zu den Zahlen, eine an Bestand oder Preis gebundene Frist, dann ein einfacher Weg, „jetzt nicht“ zu sagen. Hören Sie auf, wenn der Käufer es verlangt oder absagt.

Was sollte eine Follow-up-E-Mail enthalten?

Beziehen Sie sich auf etwas, das der Käufer gesagt hat, hängen Sie das eine wichtige Dokument an und stellen Sie eine einzige Frage mit Datum. Halten Sie sie bei fünf oder sechs Zeilen.

Ist es besser, per E-Mail oder WhatsApp nachzufassen?

Nutzen Sie den Kanal, über den der Käufer Ihnen ohnehin antwortet. E-Mail eignet sich für Angebote und Dokumente. WhatsApp oder Telegram eignet sich für schnelle Bestätigungen. Ein gemeinsamer Posteingang hält beides an einem Ort.

Kann KI meine Follow-up-E-Mails schreiben?

KI kann ein Follow-up aus einer Meeting-Aufzeichnung und Zusammenfassung entwerfen, was die ersten zehn Minuten spart. Sie sollten es dennoch lesen und bearbeiten, denn der Wert liegt im konkreten Detail, das nur Sie kennen.