So wählen Sie ein CRM für ein B2B-Vertriebsteam

Wählen Sie ein CRM, indem Sie die fünf Dinge aufschreiben, die Ihr Team jede Woche tut, drei Systeme auswählen, die sie ohne Zusatzmodule leisten, und jedes zwei Wochen lang mit echten Deals testen. Vergleichen Sie die Gesamtkosten für Ihre Teamgröße, nicht den Einstiegspreis. Nehmen Sie das, das Ihre Vertriebsmitarbeiter nutzen, ohne dass man ihnen hinterherlaufen muss.

Für ein Unternehmen, das physische Produkte verkauft, gehören auf diese Liste Angebote, kundenspezifische Preislisten, Musterverfolgung und die Kanäle, die Käufer tatsächlich nutzen. Dieser Leitfaden führt durch den ganzen Prozess, von den Anforderungen bis zu den Anbieterfragen, die versteckte Kosten aufdecken.

Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit der Funktionsliste

Teams kaufen das falsche CRM, wenn sie von einer Funktionsmatrix ausgehen. Gehen Sie davon aus, was schmerzt.

Schreiben Sie drei bis fünf Probleme in einfachen Worten auf. Zum Beispiel: „Angebote liegen in Excel und niemand weiß, welches das aktuelle ist“, „Wir verlieren die Muster aus den Augen, sobald sie versendet sind“, „Käufer schreiben uns auf WhatsApp und das landet nie im CRM“. Jedes Problem wird zu einer Anforderung und zu einem Test für die Testphase.

Wenn Sie noch mit Tabellen arbeiten, lesen Sie zuerst So wechseln Sie von Tabellen zu einem CRM. Wenn Sie nicht sicher sind, was ein CRM abdeckt, lesen Sie Was ist ein CRM.

Schritt 1: Anforderungen aufschreiben

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   Muss und Kann trennen

   Ein Muss ist etwas, ohne das das Team das CRM nicht mehr nutzen wird. Halten Sie diese Liste auf fünf oder sechs Punkte. Alles andere kommt auf eine zweite Liste, die Sie nur zum Entscheiden bei Gleichstand verwenden.

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   Auch die unspektakulären Anforderungen aufnehmen

   Import aus Ihrer aktuellen Tabelle, Nutzerberechtigungen, wie lange die Einrichtung dauert und wer es pflegt. Sie entscheiden, ob das CRM im dritten Monat noch genutzt wird.

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   Die Kanäle Ihrer Käufer notieren

   E-Mail, WhatsApp, Telegram, Anrufe, Videomeetings. Ein CRM, das nur E-Mails aufzeichnet, verpasst das Gespräch, in dem der Deal vorankommt.

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   Aufschreiben, wer es nutzen wird

   Vertriebsmitarbeiter, Führungskräfte, Kundenservice, Finanzen. Jede Gruppe braucht etwas anderes. Zählen Sie die Nutzer jetzt, denn der Preis gilt pro Nutzer.

Eine ausführlichere Liste finden Sie in der CRM-Bewertungs-Checkliste.

Schritt 2: Eine Auswahlliste mit drei Kandidaten bauen

Drei reichen. Mit zwei haben Sie keinen Vergleich, und mit fünf haben Sie ein Projekt, das niemand beendet.

Beginnen Sie mit der Kategorie: die großen Suiten (HubSpot, Salesforce, Dynamics 365 Sales), Vertriebs-CRMs für kleinere Teams (Pipedrive, Zoho CRM, Close, Copper, monday CRM) und neuere Tools, die für eine Branche oder rund um KI gebaut sind (Attio, Breakcold, Proton.ai). Lesen Sie dann die direkten Vergleiche und Tests zu jedem Kandidaten. Wir haben Tests und Preisleitfäden zu den wichtigen geschrieben, etwa den HubSpot-CRM-Test, den Pipedrive-Test und den Test von Salesforce Sales Cloud. Direkte Vergleiche finden Sie unter HubSpot vs. Pipedrive und Salesforce vs. HubSpot.

Seien Sie jedem Tool gegenüber fair: Die großen Suiten sind bewährte Plattformen mit langer Erfolgsbilanz, und die CRMs für kleinere Teams sind schnell einsatzbereit. Die Frage ist, welches Ihre Muss-Punkte im Plan abdeckt, den Sie sich leisten können, ohne kostenpflichtige Zusatzmodule.

Swipe the table sideways to see every CRM →

Wenn das Feld breit ist, grenzen das beste CRM für Hersteller und das beste CRM für Distributoren es nach Branche ein.

Schritt 3: Anbieter die richtigen Fragen stellen

Vertriebsmitarbeiter von CRM-Anbietern sind überzeugend, gehen Sie also mit Fragen hinein.

• Welcher Plan enthält jeden meiner Muss-Punkte? Zeigen Sie mir den Preis dieses Plans für meine Nutzerzahl.
• Gilt der Preis pro Nutzer und Monat, und wird er monatlich oder jährlich abgerechnet?
• Was berechnen Sie für Onboarding, zusätzlichen Speicher, weitere Kontakte, API-Zugriff oder Support?
• Sind Angebote, Preislisten, Kundenaufträge und Musterverfolgung im Plan enthalten, oder brauche ich ein weiteres Produkt?
• Wie importiere ich meine Tabelle, und wer hilft, wenn etwas schiefgeht?
• Kann ich es vor dem Bezahlen mit meinen eigenen Daten testen, und braucht man zum Start eine Karte?
• Was passiert mit meinen Daten, wenn ich gehe? Kann ich alles exportieren?
• Wie lange dauert es, bis ein neuer Vertriebsmitarbeiter produktiv ist?

Tragen Sie die Antworten in eine Tabelle ein. Jedes „Ich komme darauf zurück“ ist ein Kostenpunkt, den Sie noch nicht sehen.

Schritt 4: Die Gesamtkosten berechnen

Der Einstiegspreis ist selten der echte Preis. Addieren Sie:

1. Lizenzen für den Plan mit Ihren Muss-Punkten, mal Nutzer, mal 12.
2. Zusatzmodule für Funktionen, die Sie brauchen und die nicht im Plan sind.
3. Einrichtung und Schulung, einschließlich bezahltem Onboarding und der Zeit Ihres Teams.
4. Integrationen, die Sie bauen oder kaufen, um E-Mail, Messaging, ERP oder Buchhaltung anzubinden.
5. Admin-Zeit zur Pflege von Feldern, Berechtigungen und Berichten.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, Sie haben 10 Nutzer. System A kostet im Plan mit Ihren Muss-Punkten $23.99 im Monat pro Nutzer: 10 x $23.99 x 12 = $2,878.80 im Jahr. System B hat einen Einstiegsplan für $15, aber Angebote und Automatisierung brauchen einen Plan für $60: 10 x $60 x 12 = $7,200, plus eine Onboarding-Gebühr von $2,000, also $9,200 im ersten Jahr. Rechnen Sie dasselbe mit echten Angeboten jedes Anbieters.

Aktuelle Preise finden Sie in den Preisleitfäden, zum Beispiel HubSpot-Preise und Pipedrive-Preise. Der CRM-Kostenrechner übernimmt die Rechnung für Ihre Teamgröße.

Schritt 5: Zwei Wochen testen

Eine Testphase mit erfundenen Daten sagt Ihnen nichts. Nehmen Sie echte Deals.

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   Echte Daten importieren

   Laden Sie Ihre tatsächlichen Accounts, Kontakte und offenen Deals aus Ihrer Tabelle. Notieren Sie, wie lange es dauert und was kaputtgeht.

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   Jedem Tester drei Aufgaben geben

   Zum Beispiel: eine neue Anfrage erfassen, ein Angebot senden und ein Muster erfassen. Stoppen Sie jede Aufgabe. Das schnellste Tool dafür ist meist das, das die Vertriebsmitarbeiter weiter nutzen werden.

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   Ein echtes Meeting und einen echten E-Mail-Verlauf durchlaufen lassen

   Sehen Sie, wie viel das System ohne Tippen erfasst.

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   Mit den Nutzern auswerten

   Bitten Sie jeden Tester um eine Note von eins bis fünf für Bedienbarkeit, Tempo und die Frage, ob er es vermissen würde. Ergänzen Sie die Sicht der Führungskraft auf die Berichte.

Fehler, die Käufer machen

• Das mächtigste CRM wählen statt das am meisten genutzte. Ein Tool, das niemand öffnet, ist teuer. Siehe So bringen Sie Vertriebsmitarbeiter dazu, das CRM zu nutzen.
• Für das Team des nächsten Jahres kaufen. Wählen Sie für Ihr aktuelles Team und einen klaren Weg nach oben.
• Die Migration ignorieren. Prüfen Sie, wie Ihre Daten hinein- und hinauskommen. Die CRM-Migrations-Checkliste zeigt, was Sie einplanen sollten.
• Die späteren Nutzer übergehen. Nehmen Sie zwei Vertriebsmitarbeiter in die Bewertung auf.

Wie PromptLab hilft

Wir haben PromptLab als CRM für B2B-Teams gebaut, die physische Produkte verkaufen, daher sind die Anforderungen der obigen Liste in jedem Plan enthalten. Angebote, Kundenaufträge, Musterverfolgung und kundenspezifische Preislisten sind ab Basic für $11.99 pro Nutzer und Monat (oder $99 im Jahr) enthalten. Es gibt drei Pläne: Basic, Professional für $23.99 und Enterprise für $99. Basic und Professional haben eine 14-tägige kostenlose Testphase, und zum Start ist eine Karte erforderlich. Es gibt keinen kostenlosen Plan.

Meetings in Google Meet, Zoom und Microsoft Teams werden in über 100 Sprachen aufgezeichnet und transkribiert, mit KI-Zusammenfassungen und Follow-up-Entwürfen. E-Mails aus Gmail, Outlook oder IMAP werden erfasst, und der gemeinsame Posteingang bringt WhatsApp (Ihre WhatsApp-Business-Nummer) und Telegram (der eigene Bot Ihres Unternehmens) herein. Wenn Sie heute Salesforce oder HubSpot nutzen, können Sie dank Zwei-Wege-Sync beide parallel betreiben, während Sie wechseln. Der Import aus CSV, Excel oder Google Drive deckt Tabellen ab. Siehe den Vergleich mit HubSpot und den Vergleich mit Salesforce.

Häufig gestellte Fragen

Wie wähle ich ein CRM für mein Vertriebsteam?

Schreiben Sie Ihre Muss-Punkte auf, wählen Sie drei CRMs aus, die sie in einem Plan abdecken, testen Sie jedes zwei Wochen lang mit echten Daten und vergleichen Sie die jährlichen Gesamtkosten für Ihre Teamgröße. Wählen Sie das, das Ihre Vertriebsmitarbeiter ohne Erinnerung nutzen.

Welche Funktionen sollte ein B2B-CRM haben?

Eine konfigurierbare Pipeline, Accounts und Kontakte, Aufgaben, E-Mail-Erfassung und Berichte. Für ein Produktunternehmen kommen Angebote, Preislisten, Kundenaufträge und Musterverfolgung hinzu, dazu die Messaging-Kanäle Ihrer Käufer.

Wie lange dauert die Einführung eines CRM?

Das hängt vom CRM und Ihren Daten ab. Ein einfaches läuft in Tagen, sobald Ihre Tabelle importiert ist. Eines, das eigene Objekte, Integrationen und Schulung braucht, kann Monate dauern, fragen Sie also jeden Anbieter nach einem realistischen Zeitplan.

Was kostet ein CRM für ein kleines Team?

Multiplizieren Sie den Preis pro Nutzer des Plans mit Ihren Muss-Punkten mit Ihrer Nutzerzahl und mit 12, und addieren Sie dann Onboarding und Zusatzmodule. PromptLab beginnt bei $11.99 pro Nutzer und Monat in Basic. Nutzen Sie den CRM-Kostenrechner für Ihre Zahlen.

Sollte ich das CRM wählen, das alle anderen nutzen?

Ein beliebtes CRM hat ein größeres Ökosystem und mehr Leute, die es kennen. Dennoch kann ihm fehlen, was ein Produktunternehmen ohne zusätzliche Tools braucht. Testen Sie gegen Ihre eigenen Anforderungen, nicht gegen Marktanteile.